Der skal træffes beslutning om rammer, mødedatoer og deltagerkreds for Børne- og Kulturudvalgets dialogmøder med forældrebestyrelser, skolebestyrelser samt kultur- og fritidsaktører. Formålet er at sikre en ensartet, lovmedholdelig og gennemsigtig praksis for afholdelse af dialogmøderne.

Forvaltningschefen for Børn, Unge og Kultur indstiller, at udvalget godkender de foreslåede rammer for dialogmødernes formål, indhold og deltagerkreds (løsningsmulighed 1) samt fastlægger mødedatoer for de enkelte dialogmøder i 2026 (løsningsmulighed 2).

Der afholdes løbende dialogmøder med forskellige eksterne parter, herunder forældrebestyrelser, skolebestyrelser og aktører inden for kultur- og fritidsområdet. Dialogmøderne har til formål at skabe gensidig forståelse, give mulighed for orientering og drøfte praktiske forhold.

Den nuværende praksis varierer betydeligt, og flere møder afholdes med en deltagerkreds og et indhold, der kan give indtryk af uformelle politiske drøftelser. Dette udfordrer Styrelseslovens principper om, at politiske drøftelser skal foregå i formelle udvalgsmøder med korrekt rammesætning, dagsorden og referat.

For at sikre en klar og lovmedholdelig praksis skal der derfor fastlægges:

Forvaltningen har vedlagt et bilag med forslag til datoer, deltagerkreds og varighed.

 

Formål med dialogmøder

Dialogmøderne skal afspejle politikernes ønske om at være i tæt og løbende dialog med borgere, forældrebestyrelser, skolebestyrelser samt kultur- og fritidsaktører. Møderne skal skabe en åben og tillidsfuld ramme, hvor parterne kan:

Dialogmøderne er et supplement til den formelle politiske proces.

 

1. Ingen politisk behandling
Politiske drøftelser og beslutninger foregår udelukkende på formelle udvalgsmøder.

2. Afgrænset dialog
Dialogmøderne skal fokusere på:

Formålet er at skabe en åben og konstruktiv dialog mellem politikere og borgere/aktører, uden at møderne får karakter af politisk behandling, forhandling eller forberedelse af beslutninger.

 

Deltagerkreds
For at sikre bedst mulig efterlevelse af principperne foreslås det, at repræsentationen til de enkelte dialogmøder tilpasses situationsbestemt og målrettes det konkrete mødeforum

I bilag 1 er der foreslået en mødesammensætning.

 

Mødedatoer
Det foreslås, at der fastlægges faste mødedatoer* i 2026 for:

*Forvaltningen har udarbejdet et bilag til sagen med forslag til mødedatoer.

Dokumentation
Der udarbejdes en kort notits efter hvert dialogmøde med:

Ved det næstkommende udvalgsmøde bliver udvalget orienteret om drøftelserne under punktet 'Meddelelser fra formanden'.

Foretræder for udvalget
Ud over dialogmøderne består der fortsat mulighed for, at borgere, foreninger eller andre interessenter kan få foretræde for Børne- og Kulturudvalget i forbindelse med den formelle behandling af en sag. Foretræderne afholdes som led i et ordinært udvalgsmøde og følger de procedurer, der gælder for udvalgets arbejde. Den efterfølgende politiske behandling foregår, også her, for lukkede døre.

Foretræder adskiller sig dermed fra dialogmøderne ved at være en formel del af den politiske beslutningsproces, mens dialogmøderne har karakter af uformel orientering og gensidig forståelse uden politisk behandling.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Sagen har ikke tidligere været behandlet politisk. 

Der har ikke været inddragelse af andre i sagens forberedelse.  

Fraværende: Robert V. Rasmussen (afbud)

 

Udvalget har besluttet følgende ramme om dialogmøder, herefter kaldet orienteringsmøder:

Alle møder afholdes før det egentlige udvalgsmøde, altså på de allerede fastsatte mødedatoer.

 

Fælles for møderne med forældrebestyrelser:

Mødet starter kl. 15.00.

Mødet varer 30 min.

Hele udvalget deltager.

Leder af den pågældende afdeling samt 2 bestyrelsesmedlemmer deltager.

Udvalget sender forud for mødet de emner eller spørgsmål, som de ønsker, at de inviterede orienterer om.

 

Orienteringsmødet med skolebestyrelsen:

Mødet starter kl. 15.00.

Mødet varer 1 time.

Hele udvalget deltager.

Leder af den pågældende afdeling samt 2 bestyrelsesmedlemmer deltager.

Udvalget sender forud for mødet de emner eller spørgsmål, som de ønsker, at de inviterede orienterer om.

 

Kontraktmøde med Moesgaards Direktion: 

Udvalget repræsenteres af: Formand, næstformand.

 

Orienteringsmøde med Samsø Museum:

Mødet starter kl. 15.00.

Mødet varer 1 time.

Hele udvalget deltager.

Leder og koordinator fra Samsø Museum deltager.

Udvalget sender forud for mødet de emner eller spørgsmål, som de ønsker, at de inviterede orienterer om.

 

Fællesmøde for alle Kultur- og Fritidsaktører:

Dato: 15. juni.

Kl. 15.30 - 17.30.

Sted: Rådhusets kantine.

Der kan maksimalt tilmeldes 2 fra hver forening.

Hele udvalget deltager.

Udvalgsmedlemmerne faciliterer drøftelser ved fem borde, hvorefter der laves en fælles opsamling. De emner, der skal drøftes, fastlægges af udvalget på forhånd.

Ovenstående rammer skal evalueres i november 2026.