Det datatekniske grundlag er i dag uensartet på tværs af kommunen. På enkelte områder ligger data nemt tilgængeligt, mens det på andre områder kan være både manuelt og tidskrævende at hente ned og vedligeholde. Det betyder, at dataarbejde på tværs af kommunen i dag er både udviklings- og driftstungt.

Med den nye model for det fremtidige strategiarbejde, skal der udvikles digitale dashboards (nøgletalsoverblik) på alle politiske udvalg - data der forventes at skulle gå på tværs af flere datakilder, herunder fx personaledata, fagdata men også nationale data (trivselsmålinger på skoleområdet fx). Bygges der ikke en struktureret dataplatform op inden data kobles, vil udviklingen og vedligeholdelsen af de tværgående dashboards (nøgletalsoverblik) blive meget tung og ressourcekrævende - hvilket både kan skabe forsinkelser i opbygningsfasen men også tage ressourcer fra øvrige kerneopgaver i driften.

For at imødegå den grundlæggende problemstilling kan kommunen med fordel opbygge sin en egen dataplatform, hvor forvaltningen samler alle data, som der arbejdes med og koder dem på en måde, så de kan kobles med hinanden på kryds og tværs. Grundlæggende handler det om, at man i Lyngby-Taarbæk Kommune skal kunne opbygge et eget såkaldte ”backend” system. "Backend" systemet er maskinrummet, hvor data kan samles og struktureres på tværs af fagsystemer mv., så data nemmere kan kobles og vedligeholdes.

Opbygningen af et back-end system er en omfattende opgave, hvor man vil skulle tage hvert fagsystem enkeltvis og kode datalogikken ind i ”backend” systemet. Opbygningen af back-end systemet er vigtig forud for udviklingen af dashboards, herunder dashboards til at understøtte den politiske opfølgning på strategiarbejdet, da det vil gøre vedligeholdelsen væsentligt nemmere og billigere, og da dashboards teknisk vil skulle genopbygges, hvis ”backend” datalogikken ikke er på plads inden.

Opbygningen af et ”backend” system er ikke en opgave, som ligger i kommunen i dag, bl.a. da det kræver særlige datatekniske kompetencer. Det er noget som pt. købes af forskellige leverandører på de forskellige fagområder. Derfor er der brug for noget ekspertise på området og et system som kan håndtere "det hele".

Konkret foreslås det, at der købes et ”backend” system og der ansættes en fagspecialist på området (en dataarkitekt), som kan understøtte den interne udvikling af systemet.

Købet og udviklingen af ”backend” systemet vurderes at være en forudsætning for den tekniske implementering af opfølgning på det strategiske arbejde, men det skal også ses som et væsentligt løft af kommunens datagrundlag som helhed. Udviklingen af kommunens datagrundlag skal altså ses i et bredere perspektiv, og vil kunne understøtte den ledelsesinformation som lægges ud til bl.a. politikerne og til kommunens mange ledere, men det vil også gøre det muligt at lave flere interne værktøjer til fx at understøtte sagsbehandlere, visitatorer, planlæggere mv. Det kan også bruges til at lave interne kontrolmodeller fx mhp. at undersøge om vi får hjemhentet den korrekte refusion eller om vi overholder sagsbehandlingsfrister o.lign.

Alle eksempler er noget der kan laves i dag, men fordi datagrundlaget ikke er på plads, kan det på mange områder være ressourcetungt at udvikle og vedligeholde.

Sagen er relateret til den nye model for det fremtidige strategiarbejde i kommunen jf. resuméet.

Løsningen er et vigtigt skridt i professionaliseringen af arbejdet med data i kommunen og forventes at løfte kommunens datatekniske grundlag bredt set, hvormed udviklingen og adgangen til ledelsesinformation via "dashboards" generelt kan understøttes effektivt.

Hvis sagen godkendes vil erhvervelsen af systemet og ansættelsen af dataarkitekten påbegyndes.