Dragør kommune indgik i februar 2020 en driftsoverenskomst med Museum Amager om opgavevaretagelsen af der kommunale og det historiske arkiv. Museum Amager fik b.la. overdraget et årsværk (lokalarkivaren), som skulle varetage opgaven. Museum Amager og administrationen har konstateret, at opgaven med det kommunale arkiv ikke har været prioriteret. Der er ikke udsigt til dette i nær fremtid og derfor foreslår administrationen og Museum Amager, at biblioteket overtager ansvaret for det kommunale arkiv, mens Museum Amager fortsat har ansvaret for det lokalhistoriske arkiv. Ledelsen af det afsatte årsværk overgår til lederen af biblioteket. Den overordnede plan er følgende:

• Der tilvejebringes marts/april 2026 et overblik og en plan for håndteringen af det kommunale arkiv, og der udarbejdes en plan for opgavevaretagelse i forhold til lokalarkivet indenfor den aftalte fordeling af det afsatte årsværk.
• I 2026-2028 er der et særligt fokus på at få opdateret det kommunale arkiv.

• Det afsatte årsværk der varetager opgaven forbundet med det kommunale arkiv og det lokalhistoriske arkiv overføres til Biblioteket, således at bibliotekslederen har det personale- og bygningsmæssige ansvar samt ansvar for det kommunale arkiv mens lederen af Museum Amager har ansvaret for det lokalhistoriske arkiv.
• I 2028 evalueres opgaven.

Administrationen indstiller, at den af administrationen og Museum forslåede model godkendes med virkning fra 1. april 2026.

Dragør kommune indgik i februar 2020 en driftsoverenskomst med Museum Amager om varetagelsen af det kommunale og det historiske arkiv. Museum Amager overtog det ÅV, som skulle løse denne opgave (lokalarkivaren). Administrationen har igennem det sidste år været i dialog med museumslederen om opgaverne relateret til det kommunale arkiv. Det har vist sig, at opgaven med den kommunale del af arkivet ikke har været håndteret efter arkivlovens rammer.

Museum Amager og administrationen har igennem det seneste år, forsøgt at få løst den manglende arkivopgave sammen med den tidligere arkivar. Det er desværre ikke lykkes, og arkivaren har fratrådt sin stilling efter gensidig aftale. P.t har Museum Amager ikke forudsætninger for at løse den kommunale del af arkivopgaven og vurderingen er, at det har lange udsigter før Museum Amager i givet fald kan løse denne opgave.

Det betyder at Dragør Kommune med den aftale, der er indgået med Museum Amager, ikke lever op til bestemmelserne i arkivloven. Dragør kommune indstiller derfor at den kommunale del af arkivet pr.  1. april 2026 tilbageføres til Dragør kommune. Dragør kommune ønsker, at det kommunale arkiv forankres under biblioteket, hvor den nuværende leder har arkiveringsekspertise og derfor kan håndtere opgaven.

Aktuelle arbejdsopgaver: digital arkivering

Kommuner har pligt til at aflevere bevaringsværdige arkivalier til et offentligt arkiv. Dragør Kommune har sit eget, offentlige arkiv, som kommunen afleverer arkivalier til, et såkaldt § 7-arkiv.

§ 7-arkivet er medlem af Netværk for Elektronisk Arkivering, NEA. NEA er en vigtig samarbejdspartner i arbejdet med at aflevere digitale arkivalier.

Kommunen køber hvert år et antal konsulenttimer af NEA til det efterfølgende års digitale arkiveringer. På nuværende tidspunkt har Dragør Kommune cirka konsulenttimer à 795 kr. til en samlet værdi af 83.475 kr. tilbage til forbrug i 2025. Timerne kan ikke overføres til 2026.

Dragør Kommune har købt timerne for at varetage følgende fire digitale arkiveringer i 2025:

• Acadre
• Cura
• KMS Sag EDH
• Solteq Sund

Til hver arkivering har Dragør Kommune indgået en kontrakt med en leverandør, der producerer den såkaldte arkiveringsversion (AV) af data fra kommunens driftssystem. Et arkiveringsforløb varer gerne et års tid, men det er ikke usædvanligt, at arkiveringer forsinkes undervejs, enten fordi kommunen eller leverandøren af en eller anden grund ikke kan levere de aftalte elementer undervejs. Længerevarende forsinkelser kan fordyre og besværliggøre arbejdet. Hvis kommunen er skyld i store forsinkelser, kan leverandøren have svært ved at få plads i sit produktionsapparat til opgaven.

Der er derfor to grunde til, at det er hensigtsmæssigt at komme så langt med de igangværende arkiveringer som muligt:

- at forbruge de købte NEA-konsulenttimer til det formål, de er købt til, dvs. de aftalte arkiveringer

- at opfylde kontrakter med leverandørerne bedst muligt

Dertil kommer, at opbygning af en pukkel af arkiveringer er uhensigtsmæssig og kan være på kant med arkivlovgivningen og GDPR. Det er nemlig ikke lovligt at slette bevaringsværdige data, før de er arkiveret. Bevaringsværdige data indeholder ofte følsomme personoplysninger.

Administrationen vil ved udvalgets godkendelse af indstillingen, straks overtage denne opgave og i samarbejde med NEA sørge for denne genoptages.

Bilateralt vil biblioteket kortlægge omfanget af papirarkivalier, og sætte en proces i gang som næste skridt.

Derfor foreslår administrationen og Museum Amager følgende proces;

• Der tilvejebringes marts/april 2026 et overblik og en plan for håndteringen af det kommunale arkiv, og der udarbejdes plan for opgavevaretagelse i forhold til lokalarkivet indenfor den aftalte fordeling af det afsatte årsværk.

• I 2026-2028 er der et særligt fokus på at få opdateret det kommunale arkiv.

• Det afsatte årsværk, der forbliver samlet i en arkivarstilling, varetager opgaven forbundet med det kommunale arkiv og det lokalhistoriske arkiv og overføres fsva personaleledelse til Biblioteket, således at bibliotekslederen har ansvaret for det kommunale arkiv, magasiner og bygningen Stationsvej 5 mens Museum Amager fortsat har ansvaret for det lokal historiske arkiv.

• Der udarbejdes ny aftale om driftsoverenskomst hvor økonomien justeres således der er 60.000kr til det lokalhistorisk arkiv ud over timer fra arkivar.

• I 2028 evalueres opgaven.

Arkivloven.

https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2016/1201.

Arkivarstillingen forbliver et samlet årsværk under bibliotekslederen jf. ovenstående.

Udover 12 timer ugentligt af arkivarens årsværk modtager Museum Amager 60.000kr årligt i driftsmidler til frivilligkoordinering, registreringsprojekter samt skoletjeneste.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.