De politiske udvalg bedes tage stilling til, om der fremadrettet skal indføres et fast punkt på dagsordenen ved hvert udvalgsmøde, hvor det enkelte udvalg i samarbejde med administrationen udvælger 1-2 historier, som skal kommunikeres til borgerne. Forslaget udspringer af et politisk ønske om øget synlighed og mere systematisk kommunikation om udvalgenes arbejde.

På kommunalbestyrelsens opstartsseminar den 4. februar 2026 tilkendegav flere, at de ønsker øget synlighed og en mere aktiv kommunikationsindsats i forhold til borgerne.

For at sikre, at kommunikationen kan tilrettelægges, så den både er strategisk, relevant og ressourceeffektiv, foreslås en fast struktur for kommunikation. Den faste struktur skal skabe klar rollefordeling, relevans for borgere og politisk ejerskab over de budskaber, der kommunikeres ud.

Forslag til model for kommunikation fra de politiske udvalg

1. Fast punkt på dagsordenen

Hvert udvalg får et tilbagevendende punkt på dagsordenen, der hedder "Kommunikation fra udvalgsmødet". Under punktet drøfter politikere og direktør, om der eventuelt er noget under mødets dagspunkter, der skal kommunikeres ud via kommunens kanaler. I givet fald kan der udvælges 1-2 historier, der vurderes at være relevante og aktuelle for borgerne.

For en historie er relevant, skal den:

• have konkret betydning for borgere (service, tilbud, ændringer, muligheder eller resultater)
• vedrøre væsentlige beslutninger, milepæle, fremskridt osv.
• bidrage til forståelse af kommunale indsatser eller processer, hvor borgerinddragelse eller opmærksomhed er relevant.

2. Udarbejdelse af indhold

Når historierne er valgt:

• Den relevante direktør udarbejder sammen med fagområdet et udkast til nyhed, Facebook-opslag eller anden formidlingsform, afhængigt af behov og målgruppe.
• Indholdet skal være faktuelt, apolitisk og formidle konkret betydning for borgerne.

3. Kvalitetssikring og udgivelse

Kommunikationsmedarbejderen kvalitetssikrer indholdet og sikrer klar formidling, så det er skrevet i rød tråd med kommunens resterende kommunikation. Kommunikationsmedarbejderen publicerer herefter nyhed/opslag på relevante kanaler. Det kan ikke forventes, at en nyhed/opslag udgives samme dag, som de enkelte udvalg har holdt møde.

4. Politisk ejerskab og deling

For at sikre maksimal rækkevidde og synlighed anbefales det, at politikerne eventuelt deler og/eller kommenterer opslag fra Ærø Kommune. Erfaringen viser, at delinger markant øger engagement og synlighed, hvilket er særligt væsentligt ved opslag om fx processer og beslutninger.

Kommunikationspolitik for Ærø Kommune

Et fast punkt på det enkelte udvalgs dagsorden skaber en klar ramme for udvælgelse af historier fra det pågældende møde. Det er med til at understøtte en strategisk prioritering og reducerer risiko for massive mængder information, der kan risikere at "støje" mere end gavne i borgernes informationsstrøm.

Ikke relevant

Økonomi- og erhvervsudvalget

Kultur- og socialudvalget

Teknik-, miljø- og havneudvalget

Direktionen indstiller til, at udvalgene drøfter og godkender:

1. indførelse af fast punkt på dagsorden: "Kommunikation fra udvalgsmødet",
2. processen for udarbejdelse af indhold til kommunens kanaler,
3. at der i udvalgene tages til efterretning, at politikerne opfordres til at kommentere eller dele kommunens opslag på egne sociale medier for at øge rækkevidden af et budskab.