Stillingtagen til indkomne tilbud vedrørende indkøb af konsulentydelser inden for bosætningsopgaver, der kan supplere og videreudvikle den eksisterende bosætningsindsats.

Økonomi- og erhvervsudvalget godkendte på sit møde den 4. december 2025 materiale vedrørende tilbudsindhentning af supplement til kommunens bosætningsindsats: 

• Tilbudsindhentning på indkøb og levering af konsulentydelser indenfor bosætning (udbud)
• Rammeaftale på indkøb og levering af konsulentydelser indenfor bosætning til Ærø Kommune (kontrakt)

Materialet er vedhæftet sagen som bilag. 

Efter annoncering om tilbudsindhentning var der tre, der tilkendegav at være interesseret i at byde og fik tilsendt materialet.  Ved tilbudsfristens udløb den 16. februar 2026 var der indkommet to tilbud. De to tilbud er vedhæftet sagen som lukkede bilag.

Følgende fremgår af materialet om tilbudsindhentning:

4. Vejledende tidsplan

Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet - Uge 11

Opstart - 1. april 2026.

8.1 Tilbuddets indhold

Denne Aftale omfatter levering af konsulentydelser indenfor bosætning, som kan supplere ordregivers eksisterende indsats og tiltag.

Tilbudsgiver skal detaljeret beskrive hvordan tilbudsgiver vil løse opgaven, f.eks. beskrivelse af initiativer til at øge bosætningen på Ærø.

Ordregiver ønsker at få udspecificeret tilbudsgivers brug af midlerne, fordelt på:

• Tilbudsgivers timepris
• Forventet tidsforbrug pr. uge
• Forventede omkostninger til initiativer, materialer og markedsføring af tiltag

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at beskrive hvordan de tilbudte ydelser/tiltag evalueres løbende i kontraktperioden, ud fra fastsatte mål.

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er Ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet som værende ikke konditionsmæssigt. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.

Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag heraf.

9. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger, jf. tilbudsindhentningen pkt. 8.1 tilbuddets indhold. Herefter evalueres konditionsmæssige tilbud.

De konditionsmæssige tilbud vægtes ud fra følgende kriterier:

• Den opgavebeskrivelse, som Økonomi og Erhvervsudvalget mener supplerer eksisterende indsats bedst

Tilbud fremlægges anonymt for Økonomi og Erhvervsudvalget og vurderes derefter bedst egnet til at løse opgaven. Tilbudsgiver kan derefter blive inviteret til en samtale.

Kommunalbestyrelsen besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2026-29 at afsætte 350 tkr. årligt i 2026 til 2028 til en fornyet og forstærket bosætningsindsats.

I forbindelse med budgetvedtagelsen blev der givet udtryk for, at man ønskede et eksternt supplement til den bosætningsindsats, der i forvejen er forankret i kommunen.

Ærø Kommunes Udviklingsstrategi - Pejlemærker for erhverv, bosætning og Ærø som feriedestination.

Den supplerende bosætningsindsats forventes at medføre opgaver i administrationen i form af dialog omkring indsatser, kommunikation, evaluering m.v.

Administrationen anbefaler, at Økonomi- og erhvervsudvalget på baggrund af kravene i punkt 8.1 og 9 vurderer, om de to tilbud er konditionsmæssige og hvilket af de to tilbud der supplerer den eksisterende indsats bedst. 

Sagens behandling er tilrettelagt således:

1. Præsentation af skema til brug for evaluering og score.
    
2. Møde med de to tilbudsgivere, der er inviteret til henholdsvis kl. 14.30 og 15.00. Tilbudsgiverne præsenterer deres tilbud og der er mulighed for at stille uddybende spørgsmål.
    
3. Udvalget evaluerer de to tilbud og udfylder skemaet med scorer.
    
4. Udvalget træffer beslutning om valg af leverandør.  

Det bemærkes, at ingen af de to bydere kræver, at de skriftlige tilbud fremlægges anonymt for udvalget. 

Kommunalbestyrelsen besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2026-29 at afsætte 1.050 tkr. over en treårig periode til en fornyet og forstærket bosætningsindsats. Beløbet er afsat med 350 tkr. i hvert af budgetårene 2026 til 2028. Afregning vil foregå kvartalsvis forud, jf. punkt 7 i rammeaftalen (kontrakten).

Løn og økonomi bekræfter, at der er afsat 350 tkr.pr. år fra 2026 til og med 2028, til fornyet og forstærket bosætningsindsats.

Økonomi- og erhvervsudvalget

Kommunaldirektøren indstiller, at udvalget tager stilling til valg af leverandør af supplerende bosætningsindsats.