Borgmesteren skal indkalde stedfortræder, når der er tale om fravær grundet helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, og varigheden af fraværsperioden er opfyldt. Perioden er i styrelsesloven (§ 15 stk. 2) fastsat til ”mindst 1 måned”, men Byrådet har i styrelsesvedtægten mulighed for at at beslutte en generel ordning, hvor borgmesteren indkalder stedfortræder ved et forventet fravær på mindre end 1 måned. Odsherred Byråd har i kommunens styrelsesvedtægt fastsat perioden til ”mindst 15 dage”. Stedfortræderen indkaldes, og indtræder således formelt set som medlem af Byrådet, når et byrådsmedlem har fravær i 15 dage eller mere.

I henhold til den kommunale styrelseslov § 15, stk. 4 er det Byrådet, der træffer beslutning om, hvorvidt betingelserne for at stedfortræderens indtræden i Byrådet er til stede.

Jf. bemærkninger til styrelsesloven er det antaget, at fravær på grund af ferie kan begrunde indkaldelse af en stedfortræder.

Når stedfortræderen indkaldes til at give møde i Byrådet, indtræder den pågældende ikke automatisk i det fraværende medlems udvalgspladser og andre hverv. Efter § 28, stk. 2, kan den pågældende gruppe bestemme, om og i givet fald hvordan disse hverv skal besættes, så længe hindringen varer.

Betingelsen i styrelseslovens § 15, stk. 2, om Byrådets godkendelse af stedfortræderindkaldelsen i Byrådet indebærer, at stedfortræderen ikke kan deltage i møder i stående udvalg eller andre udvalg, før godkendelsen foreligger fra Byrådet.

Det følger af valgbogen for kommunalvalget den 18. november 2025, at Methe Zoi Arnkløv er 1. stedfortræder for SF.