Der skal træffes principbeslutning om, at Samsø Kommune i samarbejde med de øvrige midtjyske kommuner arbejder videre med at forberede etablering af - og indgå i - en tværkommunal IT-serviceorganisation. Det er afgørende for den videre proces, at der tilkendegives at der kan arbejdes videre med de retningsgivende spor i nærværende indstilling. Idet der vil være flere uafklarede forhold, forventes der behov for flere politiske behandlinger i løbet af 2026.

Der vil i efteråret 2026 træffes endelig beslutning om forpligtende deltagelse i en ny IT-serviceorganisation, herunder endelige organisationsform, opgaveoverdragelse, finansieringsmodel mv.

Sagen er afstemt blandt de 19 kommuner i Midtjylland, som alle skal behandle fremlagte indstillingspunkter i første kvartal 2026.

1) Det tilkendegives, at Samsø Kommune har til hensigt at indgå samarbejde med kommunerne i Region Midtjylland om at indgå i oprettelsen af en midtjysk IT-serviceorganisation.

At 2) Det tilkendegives, at Samsø Kommune sammen med de øvrige kommuner i Region Midtjylland, har til hensigt at stifte et aktieselskab (A/S) til etablering af IT-serviceorganisationen.

At 3) Det tiltrædes, at Samsø Kommune indgår i en transitionsorganisation med bred repræsentation fra de midtjyske kommuner, med Aarhus Kommune som tovholder, med henblik på at forberede etableringen af den nye IT-serviceorganisation samt planlægge og gennemføre transitionen i egen kommune. Transitionssekretariat placeres i Aarhus. Permanent placering for den kommende IT-serviceorganisation afklares senere på politisk niveau.

At 4) Samsø Kommune godkender det økonomiske bidrag til hhv. transitionsøkonomi (i 2026) og driftsøkonomi for organisationsetablering (i 2027), som en vigtig del i indgåelse i transitionsorganisationen

Kommunaldirektøren indstiller at 

I økonomiaftalen mellem regeringen og kommunerne for 2026 (ØA26) er det aftalt, at "kommunerne senest d. 1. januar 2027 vil etablere sig i nye, tværkommunale samarbejder i form af 4-5 kommunale it-serviceorganisationer med geografisk udgangspunkt i de fire regioner. De nye IT-serviceorganisationer oprettes som kommunale enheder og vil inden udgangen af 2027 overtage kommunernes drift af server- og netværksinfrastruktur."

I aftalen fremgår det, at formålet med samlingen af IT-driftsopgaverne bl.a. er at øge cybersikkerheden i kommunerne. Desuden er det formålet at understøtte muligheden for at rekruttere og fastholde it-specialister, som for nogle kommuner er tiltagende svært.

IT-serviceorganisationerne skal overtage væsentlige dele af kommunernes drift af server- og netværksinfrastruktur. Det endelige omfang, af opgaver som skal overdrages, er ikke afklaret på nuværende tidspunkt, men vil udgøre en væsentlig del af den samlede server- og netværksdrift, som på nuværende tidspunkt varetages af den enkelte kommune.

Etablering af IT-serviceorganisationerne skal bidrage til at øge cybersikkerheden, fagligheden og IT-miljøerne i kommunerne. Dette vil også øge driftssikkerheden på tværs af kommunerne.  På sigt er det også forventningen, at der med etableringen kan sikres højere effektiv drift og stordriftsfordele gennem standardisering og fælles løsninger på tværs af kommunerne.

I arbejdet med at etablere den midtjyske IT-serviceorganisation vil der blandt andet blive udarbejdet et fælles målbillede, som i væsentlig grad definerer målene, og den tilsigtede værdi, med etableringen. Det kommende målbillede, samt yderligere relevant materiale, vil blive forelagt i de kommende politiske behandlinger.

KD-net har på mødet d. 30. januar 2026 givet opbakning til at etablere en enhed organiseret som et aktieselskab (A/S), baseret på de foreliggende vurderinger af mulige organisationsformer og de fem prioriterede hensyn.

Den administrative beslutning beror på ekstern bistand fra advokatfirmaet Poul Schmith, som har lagt fem prioriterede hensyn til grund for vurderingen af den bedst egnede organisationsform blandt flere mulige, herunder hensynet til et differentieret serviceniveau for den enkelte kommune.

For nærmere beskrivelse om grundlaget for anbefalingen af organisationsform henvises til bilag 1.

Den administrative beslutning om at etablere en enhed organiseret som et aktieselskab (A/S) skal behandles politisk.

Når kommunerne har truffet principbeslutning om at indgå i samarbejde og om organisationsformen for dette, skal der umiddelbart efter beslutningen udarbejdes vedtægter, styrelsesramme og andre relevante juridiske dokumenter med henblik på endelig vedtagelse af selskabsmodel i løbet af 2026. Dette inkluderer udarbejdelse af en ejeraftale, hvori ejerne kan indgå aftaler med hinanden om deres fælles forpligtigelser i relation til selskabet, samt en eventuel ejerstrategi, hvori ejernes forventninger til selskabet kan beskrives. I denne proces vil muligheder for indflydelse, udpegninger, godkendelsesbeføjelser i særlige anliggender og eventuelle differentierede serviceniveauer blive beskrevet. 

Dette arbejde udføres af den kommende transitionsorganisation og vil i nogen grad blive understøttet af KL.

Til facilitering af opgaven med at etablere den kommende IT-serviceorganisation foreslås det at opbygge en 'transitionsorganisation', der kan løfte opgaven.

KD-net har på mødet d. 30. januar 2026 tiltrådt oplæg til transitionsorganisation med hensigt om at sikre bred repræsentation af de midtjyske kommuner, herunder geografisk balance (øst/vest) og kommunestørrelse (stor/lille) og med Aarhus Kommune som tovholder. KD-net tiltrådte yderligere at transitionssekretariatet placeres i Aarhus og der udpeges en fælles transitionsmanager, der driver opgaven i samarbejde med det øvrige sekretariat og kommunerne. Permanent placering for den kommende IT-serviceorganisation afklares senere på politisk niveau.

Transitionssekretariatet skal opbygges og der planlægges rekruttering af yderligere fælles ressourcer. Transitionssekretariatet arbejder ud fra en governancemodel besluttet af KD-net.

Det er vigtigt, at transitionsorganisationen er bredt repræsenteret, og at deltagelse i transitionsorganisationen er forpligtende.

Den administrative beslutning om at tiltræde oplæg til transitionsorganisation skal behandles politisk.

Den kommende IT-serviceorganisation vil overtage ansvaret for centrale opgaver inden for både netværks- og serverdrift, som i dag håndteres i kommunerne.

Det endelige opgavesnit skal besluttes mellem IT-serviceorganisationen og kommunalbestyrelserne ud fra en konkret vurdering og på baggrund af mål og principper for samarbejdet.

Drøftelser omkring opgavesnit, mål og principper for samarbejdet, herunder eventuelle muligheder og rammer for differentierede serviceniveauer, pågår i KD-net regi, men er endnu for tidligt at behandle i denne første indstilling. Behandling - og beslutning herom - sker i de senere politiske behandlinger.

Der forventes i alt tre politiske behandlinger i løbet af 2026 med henblik på løbende stillingtagen ved nærmere afklaringer samt tæt involvering og opfølgning. De øvrige behandlinger vedrører blandt andet økonomi, organisering, vedtægter, ejeraftale, ejerstrategi, opgavesnit og opgaveoverdragelse.

Kommunalbestyrelsen skal altså træffe beslutning om den konkrete opgaveoverdragelse i en særskilt indstilling i løbet af 2026.

Tids- og faseplan for det kommende arbejde, samt kommende politiske behandlinger, fremgår af bilag 3.

Økonomi og finansiering vurderes at være et komplekst område for de kommende IT-serviceorganisationer. Det gælder både transitionen og den fremtidige drift.

De konkrete økonomiske ressourcer for Samsø Kommune, som overdrages til den nye IT-serviceorganisation, afhænger af, hvilke opgaver der besluttes placeret i IT-serviceorganisationen. Der er i Økonomiaftalen for 2026 ikke afsat midler til transitionsorganisationen.

Herefter skal der træffes beslutning om finansieringsmodel, ift. hvordan selskabet skal finansieres i etableringsfasen, samt den varige drift, der forudsættes finansieret af betalinger fra kommunerne for levering af ydelser. Opgavesnit, udgifter og finansieringsmodel er tæt forbundne og vil præsenteres i en særskilt indstilling i løbet af 2026 ved nærmere afklaring.

For økonomien i det samlede projekt (etablering af IT-serviceorganisation) skelnes der mellem tre niveauer:

Kommunernes samlede udgifter i 2026 på 5,2 mio. kr. og 4,6 mio. kr. i 2027 er det økonomiske udgangspunkt for udgifterne vedrørende transitionsøkonomien (2026) og driftsøkonomi for organisationsetablering (2027). Det bemærkes dog, at der kan komme behov for yderligere finansiering, henset til at projektet fortsat er i et tidligt stadie. Såfremt der er behov for yderligere finansiering, vil dette præsenteres og behandles politisk.

Et samlet overblik over kommunernes andel for hhv.  2026 (transitionsøkonomi) og 2027 (driftsøkonomi for organisationsetablering) fremgår af bilag 2.

Der kan i udgangspunktet ikke afsættes nye midler fra de involverede kommuner i 2026, da budgetterne er fastlagt. Derfor afholdes udgiften for Samsø Kommune som udgangspunkt af IT-afdelingens eget driftsbudget. 

Udgifterne i 2027 forudsættes finansieret i de kommende budgetaftaler i de enkelte kommuner.

Transitionen vil i sig selv bære nogle omkostninger eksempelvis til investering i ny hardware, yderligere licenser og værktøjer til migrering. Disse omkostninger skal afholdes samtidigt med at eksisterende driftsudgifter i kommunerne skal fastholdes i transitionsfasen.

Kommunernes Landsforening (KL) vurderer, at der vil være ekstraudgifter ved at etablere de nye organisationer som vil fordyre driften, samt behov for investering i cybersikkerhed som også vil give øgede krav til omkostninger på området. Endelig afklaring om omfang og evt. behov for investering, afhænger af det endelige opgavesnit og serviceniveau mv. 

De samlede økonomiske forhold omkring etablering af IT-serviceorganisationens transitions- og driftsøkonomi (pkt. 2 og 3) vil blive forelagt til politisk behandling på et senere tidspunkt.

Sagen har ikke tidligere været behandlet politisk. 

KD-net (kommunaldirektørnetværket i Region Midtjylland) har på mødet d. 11. december 2025 (og genbekræftet på mødet d. 30. januar 2026) givet opbakning til at indlede et samarbejde om etablering af en fælles IT-serviceorganisation blandt kommunerne i regionen.

Der har forud for behandling på kommunaldirektør niveau forgået en længere proces blandt kommunernes it-chefer, som har forberedt sagen. 

Økonomiudvalget indstiller at