På baggrund af bestilling på Økonomiudvalgets møde den 5. november 2025 er der udarbejdet beslutningsoplæg til behandling.

Sagens baggrund:

Økonomiudvalget besluttede på møde den 20. november 2024 at hjemtage driften af teatercaféen i en begrænset periode på op til 2½ år.

Beslutningen blev truffet på baggrund af, at Økonomiudvalget den 6. marts 2024 besluttede, at der skulle gennemføres fornyet udbud af forpagtningsaftalen, da den hidtidige forpagter ønskede at stoppe.

Økonomiudvalget besluttede ligeledes, at materiale til udbuddet skulle behandles politisk, hvorefter vilkår og proces for gennemførelse af udbuddet af forpagtningsaftalen blev godkendt på møde i Økonomiudvalget den 22. maj 2024.

Udbuddet af forpagtningsaftalen blev annonceret fra juni 2024, men det lykkedes ikke, at finde en ny forpagter og der blev således truffet beslutning om midlertidigt at hjemtage driften. Det var ligeledes en forudsætning for beslutningen, at der skal gennemføres fornyet udbud i 2026 og med henblik på overdragelse til ny forpagter 2027. Den fulde sagsfremstilling fra behandling i november 2024 er vedlagt som bilag 1.

Status på drift af TeaterCafeen:

Der er ved hjemtagning af TeaterCafeen indgået aftale om ansættelse af personale i henhold til de kommunale overenskomster på området. Der er derudover opstillet præmisser for drift af cafeen, der omfatter, at der ikke må leveres mad ud af huset eller på anden vis gennemføres aktiviteter, der ligger udover den helt grundlæggende drift af cafeen på teatret. Der er således heller ikke foretaget annoncering eller lignede med henblik på at markedsføre cafeen.

TeaterCafeen driftes i dag på følgende grundlag:

Åbningstider:
TeaterCafeen er åben tirsdag til lørdag kl. 10.00-20.30. Der er lukket søndag og mandag.

Personale:
Pr. november 2025 er der samlet tilknyttet 15 personer til TeaterCafeen. Der er to fastansatte kokke, hvoraf den ene med ledelsesopgaver. Der er tilknyttet 3 kokkeelever til cafeen. Der er en fuldtidsansat tjener, hvor ansættelsen ophører ultimo 2025, og hvor der ikke sker genbesættelse. Yderligere er der ansat en tjener på 20 timer og 8 medarbejdere i ugentlig timetal 3-5 timer.

I forbindelse med Hjørring Revyen sker der ansættelse af yderligere 10 timelønnede medarbejdere grundet overenskomstmæssige forhold.

Personalesammensætning er tilrettelagt efter åbningstiden.

Økonomi:
Driften af TeaterCafeen kører som en adskilt aktivitet, og er dermed afgrænset i det kommunale system. Den økonomiske status, som opgjort ved økonomirapport 2, er et forventet merforbrug på
ca. 1,6 mio. kr., hvor forventningen ved hjemtagelsen var, at der ville være balance på årsbasis.

Den økonomiske status kan ses i følgende tabel:

Den primære drift sker i sommerperioden og i forbindelse med afvikling af Hjørring Revyen. Udgiftspresset sker i slutningen af 2. kvartal med indkøb af fødevarer. Personaleudgifterne stiger ligeledes i perioden fra slutningen af 2. kvartal og ind i 3. kvartal. Indtægterne falder primært i 3. kvartal og i forbindelse med Hjørring Revyen.

Fremadrettede handlemuligheder:

Driften og betydningen af TeaterCafeen tager udgangspunkt i den vision, der var med opførelsen af ”Teater og Oplevelseshuset”, som det blev benævnt i opførelsesperioden. I forbindelse med opførelsen blev der indgået partnerskabsaftale, hvor det blandt andet fremgår, at Hjørring Kommune forpligter sig til at være økonomisk og driftsmæssig garant for Teater- og Oplevelseshuset. Det fremgår derudover, at ”huset skal være en bygning, der nytænker kulturinstitutionernes rolle som en del af byens offentlige rum og som kan fungere som samlingssted og vækstlag for de lokale unge og de ikke-organiserede, der interesserer sig for musik, teater og kulturliv”. Og videre, at det skal være ”et levende hus med høj arkitektonisk kvalitet, som med sine gennemtænkte kantzoner og pladsdannelse skaber attraktive opholds- og udfoldelsesmuligheder i byens rum”.

Med dette udgangspunkt har tilgangen i forhold til TeaterCafeen hidtil været, at der skal være et åbent tilbud, der gør det muligt at komme på stedet uden at skulle til en forestilling eller et andet planlagt arrangement, altså at man kan bruge huset i sig selv som en ”dagligstue i byen”.

I nedenstående belysning af handlemuligheder er der lagt op til, at der kan løsnes op i den tilgang, der hidtil har været til forståelse af, at der skal være et åbent tilbud ”som en dagligstue i byen”. Hvis dette udgangspunkt kan accepteres, er der på den korte bane umiddelbart følgende handlemuligheder:

Reduceret åbningstid
Der er mulighed for at reducere nuværende åbningstid. Både mht. den daglige åbningstid, men også i forhold til hele dage (pt. er der lukket søndag og mandag).

Besparelsespotentialet vil primært vedr. den timeafhængige tjener-opgave. Den nuværende bemanding med to kokke og elever vil være vanskeligt at reducere for at leve op til overenskomst og timetal.

Omlægning af driften
Der er mulighed for at tilpasse åbningstiden for TeaterCafeen, så der blot er åbent i forbindelse med forestillinger på teatret. Besparelsespotentialet vil være større end ved reduktion i den daglige/ugentlig åbningstid, men der vil fortsat være behov for at have en fast tilknytning til aktiviteten i form af personale.

Det bemærkes i den forbindelse, at den primære omsætning for TeaterCafeen sker i forbindelse med afvikling af Hjørring Revyen. For at kunne afvikle dette arrangement over den samlede spilleperiode er der behov for et trænet personale. Det er uklart, hvilken konsekvens en omlægning af driften til forestillingsperioder vil have for den personalemæssige situation.

Fremrykning af udbud af forpagtningsaftale
Det vil være muligt at fremrykke arbejdet med udbud af driften af TeaterCafeen, så udbuddet sker i 1. kvartal 2026 og med henblik på overdragelse pr. 1. august 2026.

Et udbudsmateriale vil skulle godkendes politisk og der vil i forbindelse med et kommende udbud skulle tages stilling til, om udbudskriterierne skal være omkring pris og åbningstid, som ved seneste udbud, eller om der skal laves omvendt udbud, hvor byder skal beskrive en aktivitet for en given økonomisk ramme.

Der gøres opmærksom på, at der med ovenstående handlemuligheder alene er fokuseret på handlemuligheder, der kan reducere den kommunale drift af TeaterCafeen i en overgangsperiode til der er gennemført fornyet udbud.

Handlemuligheder, der omfatter indtægtsoptimering i form af at bringe muligheden for at sælge mad ud huset, ekstra markedsføring eller lignende er således fravalgt og ikke belyst, da det ikke ses som en relevant mulighed ud fra de vilkår og overvejelser, der har været i forbindelse med den midlertidige hjemtagning af driften af teatercafeen.

Det anbefales afslutningsvis, at de beskrevne handlemuligheder konkretiseres i et endeligt beslutningsoplæg, så de handlemuligheder, der skal arbejdes videre med, kan blive kvalificeret i form af nærmere beregning af realistiske besparelsesmuligheder og i øvrigt i form af dialog med Vendsyssel Teater.