Mangel på arbejdskraft forventes at blive en generel samfundsmæssig udfordring. Det er mødt med Handleplan for tiltrækning og tilknytning, godkendt i Byrådet den 30. november 2022 for en to-årig periode (forlænget endnu et år).

Med handleplan for tiltrækning og tilknytning blev der igangsat et arbejde med fokus på håndtering af sygefravær, yderligere fokus på god modtagelse, personaledata, fleksible arbejdsformer, digitale løsninger og fleksibel arbejdstid med fokus på tilknytning af seniorer, øget arbejdstid og øget tid til kerneopgaven/den direkte borgerkontakt.
Udfordringen er desuden sat på den strategiske dagsorden i DUS som et fælles svært problem. Administrationen har opdateret en fremskrivning af arbejdskraftsbehovet og arbejdskraftudbuddet frem mod 2032 (vedlagt). Fremskrivningen viser, at der i Skanderborg Kommune frem mod 2032 i særlig grad vil kunne forventes en mangel på SOSU-medarbejdere og pædagoger:

I forbindelse med fremskrivningen blev der ligeledes lavet en oversigt over udviklingen i antal ansøgninger pr. rekrutteringssag. Her ses en mindre nedgang.

Der indhentes systematisk data fra rekrutteringssystemet Signatur, suppleret af kvalitative surveydata fra kandidater, nye kollegaer og fratrådte ledere og medarbejdere i forhold til deres oplevelse i rekrutteringsprocessen, modtagelsesforløbet og i ansættelsen. Udvalgte data anvendes i det følgende jf. bilag med data fra Targit og Starred (tidligere TalentHub). 

Kandidater vurderede i 2025 kommunens omdømme som en attraktiv arbejdsplads til 7,2 på en skala fra 1-10, hvor 10 er mest positiv. Kommunens medarbejdere, der fratræder, vurderer ligeledes på en skala fra 1-10, hvorvidt de vil anbefale andre at arbejde i Skanderborg Kommune. Her er scoren 6,7. Fremadrettet kan man i Personaleredegørelsen følge udviklingen over tid i vores omdømme som arbejdsplads.

Rekruttering

Der tilbydes løbende kompetenceudvikling til ledere i forhold til den gode rekrutteringsproces, fordi det er afgørende for at rekruttere den rette til stillingen, men også for organisationens omdømme og evne til at tiltrække medarbejdere på sigt. Aktuelt er der fokus på at sikre, at afviste kandidater får et uddybet afslag på deres ansøgninger, fordi det er her vores kandidater oftest giver en negativ evaluering i Starred. Kandidater der får afslag vurderer 5,2 på spørgsmålet "Har du indtryk af, hvorfor du ikke endte med at gå videre i forløbet? på en skala fra 1-10. I den kvalitative survey til kandidater, der har modtaget et afslag, er det absolut hyppigste forslag til at forbedre ansættelsesprocessen, at der gives et begrundet afslag og mere personlig feedback. Formuleringer som “En begrundelse for afslag”, “Fortæl hvorfor man ikke har fået stillingen” og “Giv konkret og brugbar feedback” går igen på tværs af opslag og tid. Derudover gør flere opmærksom på, at variabel-feltet “[HER ANFØRES…]” stod tomt i afslagsmailen), dvs. at skabelonen i afslagsmailen ikke er udfyldt. Der er gennemgående positive evalueringer af mulighed for at præstere ved samtalen, personlig kontakt, kommunikation og forventningsafstemning (fx beskrivelse af processen).

Af retningslinjen fremgår det også, at der altid skal indhentes referencer, inden der træffes endelig beslutning om ansættelse. Administrationen er blevet involveret i en række sager, hvor der ikke er indhentet referencer, eller hvor referencetagningen har været mangelfuld. Derfor er dette også et særligt fokusområde i rådgivningen til ledere.

Administrationen (BYHR, SOH, BU) har igangsat et forarbejde i forhold til at udarbejde en employer-branding kampagne målrettet de faggrupper, hvor manglen på arbejdskraft er størst. For at prioritere økonomien i indsatsen, så fokuseres i første omgang på pædagoger. Der har netop været gennemført en interviewrunde og en målgruppeanalyse med henblik på at skabe grundlag for at udarbejde en kampagne målrettet nyuddannede pædagoger eller pædagoger med kort tid på arbejdsmarkedet. Kampagnen gennemføres således som en håndholdt indsats, der fokuserer på, at ramme målgrupperne rigtigt.

En anden rekrutteringsindsats, der på længere sigt skal tiltrække unge til uddannelse og job i kommunen, er målrettet unge i alderen 13-18 år. Hertil er der etableret en jobbank i rekrutteringssystemet Signatur, hvor syv arbejdspladser er i proces med at blive oprettet, så de persondatasikkert og professionelt kan modtage ansøgninger fra unge til fritidsjob i kommunen.

Kommunens leverandør af rekrutteringsydelser Signatur har igangsat en udvikling af en AI-understøttelse af udarbejdelsen af stillingsopslag, som er ved at blive testet.

Der har i 2025 pr. 19. december været opslået 40 lederstillinger i rekrutteringssystemet Signatur, heraf tre genopslag. Der er i alt modtaget 465 ansøgninger til de opslåede lederstillinger. Der tilbydes HR-faglig understøttelse på alle lederrekrutteringer, og der gennemføres profileringer og evt. kognitive tests på kandidaterne. Der er i 2025 derudover indgået rammeaftaler med to større eksterne rekrutteringsvirksomheder for at sikre kvalitet og prisgennemsigtighed, når der vælges ekstern bistand til lederrekruttering, primært til chefansættelser.

For at understøtte talentudviklingen af kandidater til kommunens lederstillinger gennemføres endnu engang Potentiale for ledelse i 2026 for 26 deltagere. Hovedparten af deltagerne er fra de store velfærdsområder. Der blev senest afholdt Potentiale for ledelse i 2024. Af de 26 deltagere fra holdet i 2024 har 7 deltagere pt. tiltrådt en lederstilling, heraf 4 internt i kommunen.

Forslaget til revideret retningslinje for professionel rekruttering indeholder en præcisering af tillidsrepræsentantens og ansættelsesudvalgets rolle, kravene om opslag på fuldtid jf. trepartsaftalen om løn- og arbejdsvilkår, genopslag, fortrinsret, jobspots og begrundede afslag. Forslag til revideret retningslinje er vedlagt.

God modtagelse

En afgørende indsats for at sikre tiltrækning og tilknytning af medarbejdere og ledere er et godt modtagelsesforløb. HovedMED-udvalget godkendte den 7. juni 2022 en retningslinje for God modtagelse. Det fremgår af retningslinjen, at alle nye kollegaer skal tilbydes et godt modtagelsesforløb, hvor den digitale understøttelse anvendes. Forløbet skal være tilpasset den enkelte arbejdsplads og stilling. Alle nye kollegaer tildeles en mentor. Det fremgår endvidere, at der inden for hvert fagområde og eventuelt inden for et kontraktområde skal tilpasses skabeloner for gode modtagelsesforløb for alle ledere og medarbejdere. Retningslinjen er vedlagt.

Der tilbydes HR-faglig understøttelse af de ansvarlige for at udarbejde gode modtagelsesprogrammer lokalt. Derudover udarbejder og vedligeholder administrationen introduktionsmateriale, herunder e-læring, der understøtter den gode modtagelse.

Ledere tilbydes derudover en introduktionsdag med fysisk fremmøde. Derudover er der pt. igangsat en prøvehandling, hvor ledere efter 3 måneders ansættelse tilbydes en opfølgningssamtale med den HR-konsulent, som har understøttet rekrutteringsforløbet og givet kandidaten en personlig tilbagemelding på profil. Samtalen har til formål at støtte ansættende leder i strukturerede og situationsbestemte udviklingsdialoger, at støtte den nyansatte på et ofte svært tidspunkt i ansættelsen samt at anvende konsulentens viden om stillingen og den nye leders karakteristika, styrker og udviklingspotentialer?.

Det fremgår af Targit, at der de seneste 6 måneder er oprettet onboardingforløb i Signatur for 41,7% af de ansatte jf. bilag med data fra Targit og TalentHub. Af bilaget fremgår det, at der er variationer inden for de forskellige fagområder. Administrationen foreslår en rundspørge til lokalMED-udvalgene med henblik på at få klarlagt udfordringer og barrierer i forbindelse med god modtagelse med henblik på at kunne adressere disse i det videre arbejde.

Fra den kvalitative survey-undersøgelse blandt nye medarbejdere (med et modtagelsesforløb) efter 14 dage, 3 måneder og 6 måneder i stillingen kan det ses, at de nyansatte generelt oplever en god modtagelse: “Føler du dig velkommen hos Skanderborg Kommune?” scorer højest med et gennemsnit på 9,3 ud af 10 mulige, hvor 10 er det højeste. Tilfredshed med stillingen er ligeledes høj (8,7), og mange oplever, at lederen støtter deres udvikling (8,5). De laveste evalueringer i onboardingen vedrører spørgsmål om praktikaliteter. “Havde du adgang til alle relevante systemer og udstyr, da du startede?”, “Modtog du alt det nødvendige udstyr den første dag?” har de laveste gennemsnitsscorer på 7,0 og 7,6 ud af 10, hvilket kan indikere et behov for at forbedre understøttelsen af den praktiske opstart. Kommentarerne nævner hurtig adgang til IT-udstyr og de rette systemer som en forbedringsmulighed. Der er igangsat et arbejde for at sikre at dette fungerer ved modtagelsen af nye kollegaer.

Den gode fratrædelse

Ved at have ledelsesmæssigt fokus på den gode fratrædelse kan der arbejdes aktivt med organisationens læring og omdømme, for på længere sigt at kunne tiltrække og tilknytte ledere og medarbejdere. HovedMED-udvalget godkendte den 7. september 2023 retningslinje for den gode fratrædelse og vejledning til den gode fratrædelsessamtale, som blev udarbejdet i en bredt repræsenteret arbejdsgruppe. Heraf fremgår det, at alle medarbejdere, der fratræder deres stilling, tilbydes en fratrædelsessamtale og derudover modtager et spørgeskema. Retningslinjen for Den gode fratrædelse er vedlagt til orientering.

Der er i 2025 modtaget 105 evalueringer fra fratrådte ledere og medarbejdere, der har valgt at opsige deres stilling. Af de 105 besvarelser har 101 svaret på spørgsmålet "Har din leder inviteret dig til en fratrædelsessamtale efter du opsagde din stilling?". 30,7 % svarer ja og 69,3 % svarer nej til spørgsmålet. Det giver en indikation af, at de færreste medarbejdere, der har valgt at fratræde deres stilling, inviteres til en fratrædelsessamtale. 

Ved hovedMED-udvalgets møde den 20. februar 2025 blev det drøftet, hvorfor så få medarbejdere tilbydes en fratrædelsessamtale. Data viste på det tidspunkt, at 30 % af respondenterne var blevet inviteret til en fratrædelsessamtale. Her besluttede hovedMED-udvalget at indstille til lokalMED-udvalgene at drøfte, hvordan fratrædelsessamtalerne afvikles på den enkelte arbejdsplads, så det sikres, at alle medarbejdere, der fratræder, tilbydes en fratrædelsessamtale og sendes godt ud af døren som ambassadør for arbejdspladsen. HovedMED-udvalget gjorde i den forbindelse opmærksom på vigtigheden af både fratrædelsessamtaler og svar på spørgeskema, som begge er gode redskaber til at få relevant viden om baggrunden for fratrædelsen og til at tage ordentlig afsked med medarbejderen. Koncernledelsen har ønsket en afklaring af, hvad barriererne er for at indkalde til fratrædelsessamtaler, således at de kan adresseres i det videre arbejde. 

Administrationen foreslår en rundspørge til lokalMED-udvalgene med henblik på at få klarlagt udfordringer og barrierer i forbindelse med den gode fratrædelse, for derved at kunne adressere disse i det videre arbejde.

Evalueringsdata fra medarbejdere der fratræder viser en vurdering på mellem 6,3 og 8,5 på en skala fra 1-10, jf. bilag med data fra Targit og TalentHub. Den laveste vurdering på 6,3 er på baggrund af spørgsmålet "Min leder har klart defineret forventningerne til mig og min rolle" mens den højeste vurdering på 8,5 er på baggrund af spørgsmålet "Mit samarbejde med mine kollegaer var godt". 

Leder af HR, Byråds- og direktionsbetjening Pernille Bang deltager under punktet.