Midlertidig flytning af afstemningssted

Ved afvikling af valg inden for de næste to år er der behov for midlertidigt at flytte kommunens afstemningssted på Hillerød Vest Skolen, afd. Alsønderup, da skolen og hallen, hvor afstemningsstedet er placeret, er under renovering.

Et afstemningssted kan ikke flyttes uden for valgdistriktet, uden det medfører, at valgdistriktet nedlægges. Hvis det nuværende valgdistrikt skal bibeholdes, betyder det, at der skal findes en alternativ placering indenfor valgdistriktet. Den eneste mulighed for en anden placering inden for det nuværende valgdistrikt er at flytte afstemningsstedet midlertidigt til Kulsviergården. Forvaltningen har været i kontakt med Kulsviergården, som har garanteret, at de vil kunne stille et lokale til rådighed for afvikling af valg, uanset hvor kort varsel et valg bliver udskrevet med. Ved flytning af afstemningsstedet til Kulsviergården, vil der være en ekstraudgift på ca. 10.000 kr. til leje af lokaler. 

Forvaltningen anbefaler, at det besluttes at flytte afstemningsstedet på Hillerød Vest Skolen, afd. Alsønderup midlertidigt til Kulsviergården, så valgdistriktet bibeholdes.

Fremtidig organisering af kommunes valgdistrikter/afstemningssteder

I Hillerød Kommune er der på nuværende tidspunkt 13 afstemningssteder. Opgaverne i forhold til at etablere og drifte de enkelte afstemningssteder på valgdagen er over tid blevet mere omfattende både i forhold til øgede krav til tilgængelighed og øgede krav til sikkerhed som følge af et ændret trusselsbillede, hvilket bl.a. kommer til udtryk ved, at kommunerne ved næste valg er pålagt at have udarbejdet en beredskabsplan i forhold til afviklingen af valget. I Hillerød Kommune blev en sådan plan udarbejdet i forbindelse med kommunal- og regionalvalget. Dertil kommer, at der med det nye valgsystem er blevet behov for mere IT-udstyr på de enkelte afstemningssteder. IT-opsætningen af valgsystemet skal ske i forhold til de enkelte afstemningssteder. Derudover skal der også på valgdagen være et IT-beredskab, der hurtigt kan være til stede på et afstemningssted for at afhjælpe IT-udfordringer.

Særligt i forhold til at kunne imødekomme behovet for den øgede fysiske sikkerhed på afstemningsstederne på valgdagen er det en klar fordel, når et afstemningssted er placeret i kommunens egne bygninger. Her har vi egne medarbejdere, der har indgående kendskab til de fysiske forhold, og som vi kan inddrage ved etableringen af de enkelte afstemningssteder. Der er også mulighed for at inddrage disse medarbejdere, hvis der opstår en situation, hvor beredskabsplanen skal bringes i anvendelse.

I forhold til tilgængeligheden er det også en fordel, at afstemningsstederne er placeret i kommunens egne ejendomme, da der så er mulighed for at sikre, at alle kommunens afstemningssteder kan tilgås på Godadgang.dk, hvor man kan gå ind og se adgangsforholdene på stedet. Derudover kan der etableres varige løsninger i forhold til at sikre adgangsforholdene.

For at kunne understøtte en hurtig it-support på valgdagen i forhold til at sikre den digitale løsning til afviklingen af valget, vil det også være en fordel, at afstemningen foregår på kommunens egne lokationer, hvor kommunen har kendskab og ansvaret for it-opkoblingerne.

I Hillerød Kommune er der seks afstemningssteder, som ikke er placeret i kommunens egne bygninger. Det drejer sig om: Royal Stage, Sognegården i Nr. Herlev, Hammersholt Forsamlingshus, Gadevang Forsamlingshus, Arresøhus Forsamlingshus og Gørløse Forsamlingshus.

Forslag til fremtidig organisering af kommunens afstemningssteder

Forslag 1.

De 13 nuværende afstemningssteder bibeholdes på de nuværende lokationer.

Forslag 2.

Afstemningsstedet Royal Stage bibeholdes på den nuværende lokation, da det ikke inden for valgdistriktet er muligt at finde et kommunalt lokale med den nødvendige og tilsvarende kapacitet.

Afstemningsstederne på Sognegården i Nr. Herlev og Hammersholt Forsamlingshus sammenlægges og placeres i Brødeskovhallen, som kommunen ejer.

Afstemningsstedet i Gadevang Forsamlingshus sammenlægges med og flyttes til afstemningsstedet på Hillerødsholmskolen.

Afstemningsstedet på Arresøhus Forsamlingshus flyttes til hallen på Kornmarksskolen, afd. Lille Lyngby.

Afstemningsstedet i Gørløse Forsamlingshus sammenlægges med og flyttes til afstemningsstedet i Skævinge Kultur, Idræts og Fritidshus.

Forvaltningen anbefaler, at forslag 2 til fremtidig organisering af kommunens valgdistrikter/ afstemningssteder godkendes for fremover bedre at kunne imødegå øgede krav til sikring af kommunens afstemningssteder.

Ved forslag to vil der være en mindre besparelse på diæter og forplejning i forhold til behovet for færre tilforordnede, valgstyrere og valgstyrerformænd. Dertil kommer en mindre besparelse på udgiften til leje af de eksterne lokaler. Den endelige besparelse kan først endelig opgøres efter det kommende folketingsvalg.

Fordeling af tilforordnede, valgstyrere og valgstyrerformænd

For hvert afstemningsområde skal der vælges mindst fem og højst ni valgstyrere til at forestå afstemningen og stemmeoptællingen på afstemningsstedet. Derudover skal der vælges et antal tilforordnede vælgere.

I Hillerød Kommune er det tidligere besluttet, at fordelingen sker efter forholdstalsmetoden (d´Hondts metode) med udgangspunkt i stemmefordelingen for de lister, der er valgt ind i Kommunalbestyrelsen.

Fordelingen af tilforordnede, valgstyrere og valgstyrerformænd i forhold til den fremtidige organisering af kommunens valgdistrikter/afstemningssteder ved henholdsvis en og to afstemninger fremgår af bilag 1 og 2.

Forvaltningen anbefaler, at Kommunalbestyrelsen godkender den fordeling, der svarer til beslutningen for organiseringen af kommunens afstemningssteder.

Diæter til tilforordnede, valgstyrer og valgstyrerformænd

I henhold til de gældende regler for afvikling af valg ydes diæter til tilforordnede, valgstyrere og valgstyrerformænd efter reglerne i lov om kommunernes styrelse. Efter disse regler udgør en diæt i 2026 460 kr. og hvis hvervet beslaglægger mere end fire timer, ydes det dobbelte. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at der ikke ydes diæter, eller at diæterne skal udgøre et andet beløb, dog maks. en femdobling af diætsatsen.

Ved afviklingen af valg i Hillerød Kommune er det besluttet, at de tilforordnede og de valgstyrere, der ikke er valgstyrerformænd kan deltage en halv dag eller hele dagen. Som følge af at det også er politisk besluttet, at diæter til tilforordnede, valgstyrere og valgstyrerformænd udbetales med den laveste sats, betyder det, at alle får udbetalt dobbelt diæt, da alle deltager over fire timer, uanset om de deltager en halv eller en hel dag.

For at sikre, at honoreringen bedre afspejler indsatsen, anbefaler forvaltningen, at kommunalbestyrelsen beslutter nedenstående retningslinje for udbetaling af diæter i forhold til de tilforordnedes, valgstyrernes og valgstyrerformændenes deltagelse i valgafviklingen.

Afhængig af hvilket forslag for organiseringen, der besluttes, og om der er en eller to afstemninger ved et valg, så vil merudgiften i forhold til en godkendelse af ovenstående retningslinjer for diæter udgøre et sted mellem ca. 60.000 og 80.000 kr.