Byrådets deltagelse på studieture, konferencer m.v. kan overordnet set opdeles i følgende kategorier:

a)     Studieture

b)     KL årsmøder/konferencer

c)      Kommunalpolitisk Topmøde

d)     Kommunaløkonomisk Forum

e)     Folkemøde på Bornholm

Generelt om deltagelse på studieture, konferencer m.v.:
Når tilmeldingsfristen er udløbet, skal kommunen afholde udgiften uanset deltagelse.

Det betyder, at det bør fastlægges som en generel ramme, at det kun er muligt at melde afbud efter tilmeldingsfristen (eller betalingsfristens) udløb, hvis der er opstået akut sygdom. Byrådets medlemmer bør derfor være opmærksomme på kun at tilmelde sig studieture, konferencer m.v., som ikke risikerer at kollidere med andre forpligtelser.

Deraf bør de enkelte byråds (og udvalgs)medlemmer nærmere overveje deres deltagelse på studieture, konferencer m.v., før de tilmelder sig.

Ad a: Studieture
Overordnet set fremgår af de nugældende rammer, at alle udvalg har mulighed for at tage på én studietur i en fire-årig periode, og at den skal afvikles i periodens 2. eller 3. år, da der i forvejen er ekstraordinære udgifter til henholdsvis introduktioner til det nye byråd og udgifter til valgforberedelse.

Som udgangspunkt deltages dog ikke i konferencer i det år, hvor udvalget måtte have valgt at arrangere en studietur, jf. ovenfor. Hvis et udvalgsmedlem ikke kan deltage i den planlagte studietur, kan vedkommende i stedet deltage i en konference det pågældende år.

Det fremgår endvidere, at udgiften maksimalt må være på 15.000 kr. pr. deltager. Studieturen skal have faglig relevans, og udgiften skal ses i sammenhæng med det faglige program. Udgifter og program offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Overvejelser ift. de nugældende retningslinjer:

Det er ikke åbenlyst, at studieture ud fra en faglig ramme skal begrænses til de 2 mellemste år i byrådsperioden, ligesom dette lægger et stort tidsmæssigt pres på både administrationen og udvalgsmedlemmer, som ønsker at deltage i studieture.

Rent budget- og regnskabsmæssigt er der ikke noget til hinder for, at overskud/underskud på udgifterne til studieture kan overføres mellem regnskabsårene, men det forudsætter, at der enten er taget generelt stilling hertil, eller at byrådet er indstillet på at tillade overførsel mellem regnskabsårene.

Det er uhensigtsmæssigt, at et enkelt udvalgsmedlem kan fravælge studieturen for i stedet for at tage på en konference. Såfremt der er en faglig konference, som det enkelte udvalgsmedlem gerne vil prioritere at deltage i, er det uhensigtsmæssigt, hvis dette nødvendigvis skal ske på bekostning af studieturen, se yderligere under pkt. b.

En model kan være følgende:
Studieture kan ligge i hele byrådsperioden. Dette kræver en periodisering af Byrådets budget og overførselsadgang, så der kan ske overførsel mellem årene, og med en fælles forståelse i Byrådet for, at den samlede udgift knyttet til byrådshvervene kan være større et pågældende år.

Rammen vil fortsat være, at udvalgene har ret til en studietur i byrådsperioden.

Hvis forudsætningen om overførsel mellem årene lægges til grund, kan udvalgene afvikle valgperiodens studietur allerede i 2026.

Ad b: KL årsmøder/konferencer

Det fremgår af rammerne, at hvert fagudvalg kan deltage i en konference med overnatning om året.

Videre fremgår, at der som udgangspunkt ikke deltages i konferencer i det år, hvor udvalget måtte have valgt at arrangere en studietur.

For det enkelte udvalgsmedlem gælder dog, at den pågældende kan deltage i en konference i stedet for den planlagte studietur.

Om afrejse fremgår, at den så vidt muligt skal ske samme dag. Kun hvis det forudsætter afrejse tidligere end ca. kl. 5.00 fra Helsingør, kan afrejse ske den forudgående dag med bestilt overnatning.

Overvejelser ift. de nugældende retningslinjer:

Et så tidligt afrejsetidspunkt som ca. kl. 5 har formentlig betydning for det udbytte, som den enkelte deltager tager med sig fra dagens indhold, hvorfor det kan være en fordel at have en overnatning forud for konferencens første dag.

I forhold til organisering af transport og udgift kan bemærkes, at afrejse kl. 5.00 nødvendiggør opsamling med taxi, ligesom der ofte skal tages individuelle hensyn.

Med deltagelse til en konference over flere dage og med afrejse dagen før, vil det formentlig af hensyn til deltagernes tidsforbrug være formålstjenligt, hvis hjemrejsen fra Ålborg sker med fly.

Det er heller ikke altid hensigtsmæssigt, at deltagelse på konferencer m.v. begrænses til at omfatte år, hvor udvalget ikke tager på studietur, idet det i sagens natur ikke på forhånd er kendt, om det faglige indhold på konferencen et pågældende år vurderes at være yderst fagligt vigtigt for udvalget at kunne deltage i, fx i tilfælde af en reform på udvalgets område.

En model kunne være følgende:
Fagudvalget kan deltage i en konference med overnatning om året.

Til konferencer (til Ålborg) tager deltagerne afsted med tog dagen før konferencen og flyver hjem. Afholdes konferencen andre steder end i Ålborg, tages der stilling til transportform og mulighed for overnatning fra gang til gang.

Med de nugældende rammer om, at hvert fagudvalg kan tage på en studietur i byrådsperioden, vil en beslutning om en årlig konference betyde, at hvert udvalg kan tage på yderligere en konference eller lignende i byrådsperioden.

ad c: Kommunalpolitisk Topmøde og d: Kommunaløkonomisk Forum.

De delegerede (og evt. suppleanter) og kommunaldirektøren kan deltage på Kommunaløkonomisk Topmøde.

Økonomi- og Erhvervsudvalgets medlemmer og direktionen deltager på Kommunaløkonomisk Forum. Udvidelse af Økonomi- og Erhvervsudvalgets medlemmer fra 9 til 11 personer, betyder i sig selv en forøgelse af udgiften. Hvis der deltager administrative ledere, skal udgiften betales fra den pågældende leders budgetområde.

Om afrejse fremgår, at den så vidt muligt skal ske samme dag. Kun hvis det forudsætter afrejse tidligere end ca. kl. 5.00 fra Helsingør, kan afrejse ske den forudgående dag med bestilt overnatning.

Overvejelser ift. de nugældende retningslinjer:

Et så tidligt afrejsetidspunkt som kl. 5.00 har formentlig betydning for det udbytte, som den enkelte deltager tager med sig fra dagens indhold, hvorfor det kan være en fordel at have en overnatning forud for konferencens første dag.

I forhold til organisering af transport og udgift kan bemærkes, at afrejse kl. 5.00 nødvendiggør opsamling med taxi, ligesom der ofte skal tages individuelle hensyn.

Med deltagelse til en konference over flere dage og med afrejse dagen før, vil det formentlig af hensyn til deltagernes tidsforbrug være formålstjenligt, hvis hjemrejsen fra Ålborg sker med fly.

En model kunne være følgende:
Til både Kommunalpolitisk Topmøde og Kommunaløkonomisk Forum (i Ålborg) tager deltagerne afsted med tog dagen før konferencen og flyver hjem. Der er ikke afsat budgetmidler for 2026, og evt. ændrede afrejse- og overnatningsretningslinjer vil derfor gælde for 2027.

Kommunalpolitisk Topmøde omfatter udover delegeretmødet også oplæg om overordnede kommunalpolitiske forhold, der kan være relevante for hele kredsen af byrådet.

Alle partier er repræsenteret i Økonomi- og Erhvervsudvalget, men ikke alle partier har fået udpeget en delegeret til KL, jf. konstitueringsaftalen.

Derfor kan det formentlig være nyttigt, hvis alle partier, som er repræsenteret i Økonomi- og Erhvervsudvalget, får mulighed for at deltage i Kommunalpolitisk Topmøde, selv hvis partiet ikke har fået udpeget en delegeret.

Derfor kan en model være, at partier, som ikke har fået udpeget en delegeret, vil have mulighed for at udpege et byrådsmedlem, som kan deltage i KL Topmødet uden stemmeret.
 

Ad e: Folkemøde
Gældende retningslinjer:

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2022-2025 blev det besluttet, at Helsingør Kommune ikke længere skal/skulle deltage på Folkemødet.

Som beskrivelse af forslaget fremgår følgende:

Overskrift: Ingen deltagelse på Folkemødet på Bornholm.
Indhold: Byrådets partier har mulighed for at sende 1-2 byrådsmedlemmer til Folkemødet i Allinge. Derudover deltager kommunaldirektøren.

På den baggrund er der ikke længere afsat budget til deltagelse på Folkemødet.

Der er ikke sidenhen afsat budgetmidler til Helsingør Kommunes deltagelse på Folkemødet.

Overvejelser ift. de nugældende retningslinjer:

Folkemødet på Bornholm er Danmarks største demokratiske festival, hvor politikere, organisationer, virksomheder, medier og borgere mødes for at diskutere samfundets vigtigste spørgsmål. Over flere dage samles tusindvis af deltagere i Allinge til debatter, oplæg og samtaler, der spænder fra national politik til lokale og globale udfordringer. Folkemødet har fokus på dialog, åbenhed og borgerinddragelse og fungerer som en uformel, men central platform for demokratisk samtale i Danmark.

Det kan derfor være udbytterigt for både byrådet og kommunens topledelse at få inspiration gennem deltagelse på Folkemødet.

Et forslag til en model, hvor en del af byrådet skal have mulighed for at deltage hvert år, kunne være følgende:
Alle 25 Byrådsmedlemmer kan på skift deltage i Folkemødet i løbet af en Byrådsperiode (Borgmesteren er født deltager). Således deltager seks Byrådsmedlemmer hvert år. Direktionens deltagelse på Folkemødet går ligeledes på tur over en Byrådsperiode. Således deltager én direktør på Folkemødet hvert år.

Da der ikke er afsat budgetmidler til deltagelse for 2026, kan en model for den nugældende byrådsperiode være, at 8 byrådsmedlemmer deltager hvert af årene 2027, 2028 og 2029.