Kultur og Fritidsudvalget har i mange år haft for tradition at afholde dialogmøder med forskellige kultur og fritidsaktører i kommunen. Møderne har oftest ligget før eller efter et Kultur og Fritidsudvalgsmøde. Dialogmøderne har haft skiftende varighed alt efter, hvor mange kultur og fritidsaktører, som har skulle have dialog med Udvalget. De seneste år er der kommet besøg fra flere kultur og fritidsaktører til udvalgsmøderne, samtidig med at antallet af udvalgsmøder er det samme. Derudover har flere dialogmøder måtte aflyses for at skabe plads til temamøder og møder med andre fagudvalg. Derudover har Administrationen oplevet at der er for lidt tid i dialogmøderne til at drøfte kultur og fritidsaktørernes tanker, ideer og spørgsmål. 

Samtidig overtager Kultur, Fritid og Infrastrukturudvalget behandlingen af Sorø Kommunes Lokalråd fra Økonomiudvalget, hvor der i den forbindelse der også har været tradition for dialogmøder. På baggrund af dette foreslår Administrationen en ny plan for dialogmøderne, for at skabe bedre rammer for dialogen mellem aktørerne og udvalget. Administrationen præsenterer herunder to mulige nye planer, hvoraf plan 1 anbefales.

Plan 1 - Ny struktur for dialogmøder

• 2 årlige samtalesaloner á ca. 2-3 timers varighed
• Årligt dialogmøde med de store kultur og fritidsaktører samt råd (Sorø Sportsråd, Folkeoplysningsrådet, lokalråd)  
• Årlige statussager med de kommunale enheder

2 årlige samtalesaloner

Der afholdes 2 årlige samtalesaloner, 1 for kultur og fritidsaktører i nord og 1 for kultur og fritidsaktører i syd. Til samtalesalonerne vil der være traktement for kultur og fritidsaktørerne, evt. tale fra formanden for kultur og fritidsudvalget, så at det bliver en fejring af Aktørerne. Samtidig er pointen, at der er mulighed for, at Kultur og Fritidsudvalget kan komme rundt og snakke og have dialog med kultur og fritidsaktørerne i mere uformelle rammer. Der vil også kunne være kortere præsentationsrunder af kultur og fritidsaktørerne. Administrationen i Kultur og Fritid vil også kunne deltage til møderne, for at kunne sparre og hjælpe kultur og fritidsaktørerne, samt for at skabe en mere effektiv formidlingskæde på emner og opgaver, som evt. kunne ligge mellem Kultur og Fritidsudvalget, kultur og fritidsaktørerne og administrationen.

Årligt dialogmøder med de største kultur og fritidsaktører samt råd

Sorø Kunstmuseum, Museum Vestsjælland og Kongskilde Naturcenter er de kultur og fritidsaktører, som modtager mest i driftstilskud fra Kultur og Fritidsudvalget samt har politisk eller administrativ repræsentation i deres respektive bestyrelser. Derudover er der to råd: Folkeoplysningsrådet og Sorø Sportsråd, som begge er kultur og fritidsaktører, der repræsenterer en større andel af kultur og fritidsområdet. Endeligt vil der også være et dialogmøde med Sorø Kommunes lokalråd.

Kultur og Fritidsudvalget vil have et årligt dialogmøde i forlængelse eller før det ordinære Kultur og Fritidsudvalgsmøde med hver af de 3 store kultur og fritidsaktører, Sorø Sportsråd, Folkeoplysningsrådet, og de samlede lokalråd.

Årlige statussager med de kommunale enheder

Sorø Bibliotek og Bykontor, Ung Sorø og Sorø Musiske Skole er decentrale enheder under Kultur og Fritidsudvalget. De decentrale enheder vil i stedet for et dialogmøde, fremlægge en årlig orienteringssag for Udvalget, hvor ledelsen deltager i kultur- og fritidsudvalgets møde under punktet.

Plan 2 - Ny struktur for dialogmøder

Den nuværende plan fortsættes, men for at gøre plads til mængden af kultur og fritidsaktører til dialogmøderne samt dialogmøder med lokalråd vil en cyklus med alle kultur og fritidsaktører tage 2-3 år. Med eventuelle aflysninger vil en cyklus realistisk tage cirka 3 år. For ikke at forskelsbehandle mellem kultur og fritidsaktører, vil det i praksis betyde, at Udvalget vil møde de enkelte aktører 1 gang i Udvalgets siddende periode.