Sagsprocedure

Kultur- og Fritidsudvalget.

Resume

Kultur- og Fritidsudvalget har på deres møde den 4. juni 2025 (pkt. 12) besluttet, at administrationen skal udarbejde forslag til nye reviderede ”Retningslinjer for udlån af lokaler og udendørsanlæg i Greve Kommune”. Udvalget ønsker at afdække muligheden for mere fleksibilitet i forhold til åbningstider samt optimering af skolernes brug af idrætshaller.

Indstilling

Administrationen indstiller,

1.at udvalget, i relation til ubenyttede lokaler og frist for anke, godkender forslag a - c,. jf. Folkeoplysningsudvalgets indstilling,

2. at udvalget godkender, at administrationen orienterer udvalget ved særlige situationer, hvor administrationen træffer beslutning om foreningers fortsatte brug af lokaler,

3. at udvalget godkender retningslinjer for almindelige åbningstider i Greve Idrætscenter, 

4. at udvalget godkender retningslinjer for åbningstider/former ved arrangementer og enkeltudlån, samt hvornår faciliteterne skal forlades, herunder om retningslinjerne også gælder for foreningernes klubhuse, og

5. at udvalget godkender, at skolerne fremadrettet kun sæsonbooker idrætshaller i Greve Idrætscenter i perioden fra den 1. oktober til den 31. marts.

Sagsbeskrivelse

Retningslinjerne for udlån af lokaler og udendørsanlæg, jf. bilag 1, 1a og 1b blev godkendt første gang på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 20. november 2021 (pkt. 7) og er derefter ændret løbende. De seneste ændringer er foretaget på Kultur og Fritidsudvalgets møde den 20. november 2024 (pkt. 7) og den 26. marts 2025 (pkt. 4). De ændringer, der er foretaget i retningslinjerne kan ses i bilag 2.

Det er administrationens generelle opfattelse at ”Retningslinjer for udlån af lokaler og udendørsanlæg” fungerer i praksis, men at der er enkelte regler som med fordel kan kvalificeres, så det bliver lettere for foreningerne at efterleve retningslinjerne i praksis, samt sikre en mere smidig administration over for foreningerne. 

Ændringer i klageskrift, endelig afgørelseskompetencer og orientering om inddragelse af haltider

Folkeoplysningsudvalget besluttede på deres møde den 6. januar 2025 (pkt. 4) at indstille til Kultur- og Fritidsudvalget at følgende indarbejdes i ”Retningslinjer for udlån af lokaler og udendørsanlæg”:

a) Hvis en forening eller anden bruger ikke afmelder ubenyttede lokaler senest den 1. oktober, og det herefter konstateres at lokalet ikke bliver benyttet, skal administrationen kontakte brugeren.

b) Hvis brugeren ikke har en plausibel forklaring, skal lokalet inddrages administrativt og lægges ud på AktiviGreve som ledigt. Den bruger, der er blevet frataget lokalet, kan herefter ikke tildeles dette lokale i den resterende del af den 2-årige lokalefordelingsperiode.

c) Hvis brugeren ønsker at anke den administrative inddragelse af lokalet, skal brugeren senest 10 dage efter besked om inddragelse fremsende en skriftlig redegørelse til administrationen. Denne redegørelse vil blive forelagt Folkeoplysningsudvalget til endelig afgørelse.

Administrationen bakker op om Folkeoplysningsudvalgets forslag til justeringer af retningslinjerne i overensstemmelse med Folkeoplysningsudvalgets anbefalinger med en klagefrist på 10 dage jf. bilag 4. Dette med henblik på at sikre en rimelig tilbagemeldingstid for brugeren/borgeren.

Endelig anbefaler administrationen, at der indskrives i retningslinjerne at Kultur- og Fritidsudvalget orienteres såfremt, at der fratages ret til brug af et tildelt lokale.

Ændringer i almindelige åbningstider

Flere foreninger og medlemmer i Greve Idrætscenter (herefter ”GIC”) har henvendt sig til administrationen med ønske om, at åbningstider justeres i takt med at medlemmernes behov også ændrer sig.

I de nuværende retningslinjer er det besluttet, at der som udgangspunkt er lukket i GIC på helligdage samt, at sommerferie- og juleferieperioden er forbeholdt talent- og eliteniveau, sommerferieaktiviteter og foreningernes sommercamps samt kommunale partnerskabsaftaler.

På trods af de politiske godkendte retningslinjer om åbningstider i GIC, har bl.a. medlemmer af fitness samt talent- og eliteudøvere fået udleveret nøglebrikker, som giver adgang uden for den besluttede åbningstid.

Fitnesscenterets åbningstider er på hverdage fra kl. 08.00 og flere brugere møder ligeledes op kl. 06.30 for at træne.

Det er administrationens opfattelse, at der er flere foreninger, der benytter GIC til træning i skolernes sommerferie selv om tiderne som udgangspunkt er forbeholdt talent- og eliteudøvere samt sommercamps.

Administrationen har ikke fået henvendelser fra brugere i borgerhuse eller på skoler om, at der er behov for at ændre på de nuværende åbningstider, og det er administrationens vurdering, at det primært er GIC som ønsker en tilpasning af åbningstiderne.

Administrationen har med udgangspunkt i tilbagemeldinger fra GIC´s forretningsudvalg, foreninger og det tekniske personale vurderet, at der er et ønske og behov for at ændre på de nuværende åbningstider på hverdage og i weekender i GIC.

Flere brugere udtrykker ønske om at benytte GIC´s faciliteter på hverdage om morgenen i tidsrummet fra kl. 06.30 hvor der i dag er lukket. Samtidig kan det konstateres at hallerne i GIC kun i begrænset omfang benyttes i de sene aftentimer, særligt fredag aften.

Tildeling af tider mellem kl. 6.30 – 8.00 samt i sommerferie og juleferieperioder sker af GIC´s forretningsudvalg.

Ændringer for arrangementer uden for almindelig åbningstid (enkeltudlån og særarrangementer)

I retningslinjerne er der ikke taget stilling til, hvorvidt foreninger kan benytte lokaler uden for den fastsatte åbningstid i forbindelse med diverse arrangementer. Der er dog beskrevet en procedure for hvordan foreninger booker enkeltudlån eller særarrangementer, som administrationen anbefaler fastholdes, se bilag 3.

Det er erfaringsmæssigt konstateret, at foreningen afholder forskellige former for arrangementer (f.eks. bankospil, foreningsfester etc.) i kommunale lokaler, som varer længere end den politisk godkendte åbningstid.

Det er administrationens opfattelse, at der er behov, for at der træffes en konkret politisk beslutning om åbningstider, herunder hvornår lokalerne senest skal forlades i forbindelse med diverse arrangementer der strækker sig ud over den normale godkendte åbningstid, samt hvilke former for arrangementer der kan og må afholdes i kommunale lokaler.

Eksempelvis om der skal være mulighed for, at åbningstiden på alle dage kan ændres ved disse arrangementer, så faciliteterne skal være rengjort, lukket og låst senest f.eks. kl. 24.00, eller kl. 03.00 eller kl. 06.00, og om det alene skal være f.eks. generalforsamlinger, støtte arrangementer, jubilæumsfester eller alle former for forenings- og klubfestivitas.

GIC, teknisk service i almindelig åbningstid og ved enkeltudlån og særarrangementer

De tekniske servicemedarbejdere løser opgaver vedrørende bygninger mv. på alle lokationer som er forankret under Center for Teknik & Miljø. De har også ansvaret for en lang række praktiske foranstaltninger i kommunale lokaler, herunder udlevering af nøgler, adgangskort, opkrævning af depositum, rengøring, opsætning og nedtagning af diverse udstyr.

Det er de tekniske servicemedarbejdere som dækker vagterne i GIC på hverdage, weekender og på helligdage. Da GIC´s brugere ikke følger den politisk besluttede åbningstid, har det tekniske servicemedarbejdere ændret deres vagtskema og møder ind allerede fra kl. 06.30. Det betyder, at medarbejderne skal dække flere timer hen over dagen, og der generelt er færre personaleressourcer i forhold til den besluttede åbningstid.

Der vurderes ikke at være behov for mere rengøring end i dag ved en eventuel udvidelse af åbningstiden, ligesom der heller ikke vurderes at være yderligere omkostninger til el, vand og varme.

Ændringer for skolernes brug af idrætshaller i GIC

Det er ikke alle skoler i Greve Kommune, der har halfaciliteter til at kunne undervise eleverne i idræt. På den baggrund er der truffet en administrativ beslutning om, at enkelte skoler har fortrinsret til idrætshaller i GIC. Skolerne sæsonbooker Idrætshallerne så undervisningen kan sikres gennemført uanset vejrforhold.

Det er primært Krogårdsskolen og Mosedeskole som har ugentlige faste bookinger i Greve Idrætscenter. I praksis har det vist sig, at skolerne kun i et vist omfang benytter idrætshallerne da en del af undervisningen foregår udendørs, og hallerne derfor ofte står ubenyttede i de bookede tidsrum.

På den baggrund foreslås det, at perioden med fast booking af idrætshaller for skolerne i GIC udgør perioden fra den 1. oktober til 31. marts, hvor vejret typisk er dårligst og hvor der er størst behov for indendørsidræt. Den resterende periode fra den 1. april til den 30. september kan idrætshallerne bookes af foreninger mv. Hvis skolerne får akut behov for at booke en idrætshal uden for den forhåndsbookede periode, kan skolerne på samme måde som andre brugere forsøge at booke en hal via kommunens bookingsystem.

Udlån af lokalerne på Skoler og Borgerhuse

I forbindelse med den kommende sæsonfordeling, vil administrationen have et særligt fokus på at optimere udnyttelsen af lokaler og faciliteter på skolerne samt i Borgerhusene i Greve Kommune. Målet er at sikre, at de eksisterende rammer udnyttes bedst muligt til gavn for både foreningsliv, borgere og kommunale aktiviteter.

Der arbejdes aktuelt på at styrke datagrundlaget for lokalebrug gennem øget anvendelse af Hall Monitor, som giver et mere præcist billede af den faktiske anvendelse af haller og lokaler.

Administrationen vil samtidig have en tæt dialog med foreninger og brugere for at identificere behov, udfordringer og muligheder for en mere fleksibel udnyttelse.

Kombinationen af data og dialog skal danne grundlag for en mere effektiv brug af lokalerne og et bedre match mellem efterspørgsel og kapacitet i faciliteterne.

Lovgrundlag

Kommunalfuldmagten.

Økonomiske konsekvenser 

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser for Greve Kommune.

Høring

Sagen er sendt til høring i Folkeoplysningsudvalget og Brugerrådet på Greve Idrætscenter med svarfrist den 29. januar 2026 kl. 15.00.