I henhold til kommunestyrelsesloven § 20, stk. 3 fastsætter udvalget selv sin forretningsorden.

I forretningsordenen optages først og fremmest de processuelle regler om udvalgets virksomhed. Der optages heri bl.a. bestemmelser om proceduren for fremsendelse af dagsordener, inhabilitet, rammerne for udvalgsmødernes afvikling, afstemninger mv. 

I forbindelse med den nye byrådsperiode fremlægges forretningsordenen til Teknik- og Miljøudvalgets godkendelse. Der foreligger forslag til ændringer i forretningsordenen, som beskrives nærmere i det følgende. 

Ændringer i forretningsordenen skal behandles på 2 ordinære udvalgsmøder. Forslag til ændringer i forretningsordenen blev 1. behandlet og godkendt af Teknik- og Miljøudvalget den 13. januar 2026 og fremsendes hermed til udvalgets 2. behandling. Såfremt udvalget godkender forretningsordenen endeligt ved 2. behandlingen, træder den herefter i kraft den 4. februar 2026.

Generelle bemærkninger:

Forud for Teknik- og Miljøudvalgets nye funktionsperiode har administrationen gennemgået udvalgets forretningsorden for at sikre, at denne er tilstrækkelig tydelig og forståelig. I den forbindelse har udvalgets forretningsorden gennemgået en omfattende omskrivning. Dette gælder såvel sprogligt, ligesom opbygning af forretningsordenen er ændret med henblik på at skabe bedre overblik. Eksempelvis er der skabt flere overskrifter og opdeling i flere paragraffer, ligesom der er flyttet rundt på bestemmelserne i forretningsordenen for skabe bedre sammenhæng.

De indholdsmæssige ændringer beskrives enkeltvis nedenfor.

Forslag til indholdsmæssige ændringer:

Alle de foreslåede indholdsmæssige ændringer er i overensstemmelse med kommunestyrelsesloven. Ændringerne foreslås med henblik på at gøre forretningsordenen til et mere tydeligt styringsredskab.

Det foreslås, at der foretages følgende indholdsmæssige ændringer (henvisningerne nedenfor relaterer til bilag 2 – udkast til ny forretningsorden):

• § 4, stk. 4 er ny, hvormed det indskrives i forretningsordenen, hvilke rammer der gælder for udvalgsmedlemmerne, såfremt disse deltager i et udvalgsmøde via telefon- eller videoforbindelse.
• § 5, stk. 1 ændres, idet det tilføjes, at den fastsatte mødeplan alene kan ændres, hvis der er enighed herom i udvalget, medmindre der er tale om aflysning af et møde (hvor rammerne herfor er indsat i et nyt stk. 3).
• § 5, stk. 2 tilføjes, hvormed rammerne for indkaldelse til ekstraordinære møder indføres i forretningsordenen.
• § 5, stk. 3 tilføjes, hvormed rammerne for aflysning at et udvalgsmøde indføres i forretningsordenen.
• § 6, stk. 1 ændres, hvormed det tilføjes, at et medlem, som har forfald, også skal oplyse årsagen til fraværet. Hermed indskrives gældende praksis direkte i forretningsordenen.
• § 6, stk. 2 er ny, hvormed det indskrives i forretningsordenen, at det anføres i beslutningsprotokollen, hvilke medlemmer, der har været fraværende.
• § 8, stk. 1 er ny, hvormed der indføres en ret for udvalgsmedlemmerne til at få optaget en sag på dagsordenen (indførelse af initiativretten i udvalget). Det anbefales, at der fastsættes en frist på 8 hverdage til at fremsende et sådant forslag, idet fristen hermed er enslydende med den lovfastsatte frist, der gælder ift. at få en sag på dagsordenen til et byrådsmøde.
• § 9, stk. 1 ændres, hvormed det præciseres, at de fornødne bilag skal udsendes sammen med dagsordenen. Således udgår den tidligere formulering ”så vidt muligt”.
  Endvidere indskrives i forretningsordenen, at materialet udsendes i det elektroniske dagsordenssystem.
• § 9, stk. 2 er ny, hvormed det indføres i forretningsordenen, hvornår udvalget kan træffe beslutning i en sag, hvis dagsordenen og de fornødne bilag mv. ikke er fremsendt indenfor fristen på 4 hverdage. Herudover tilføjes, at udvalgsformanden er forpligtet til at lade det fremgå af dagsordenen, hvis denne ikke er fremsendt indenfor fristen, ligesom det skal fremgå af dagsordenen, hvorfor den pågældende sag ikke kan udsættes.
• § 9, stk. 3 er ny, hvor det fremgår, at rammerne for fremsendelse af dagsordner også finder anvendelse ved ekstraordinære møder. Dermed udgår den nuværende formulering i forretningsordenen, hvor det fremgår, at formanden i videst muligt omfang skal underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på et ekstraordinært møde. Dette for at fastsætte i forretningsordenen, at der også skal fremsendes dagsorden ved ekstraordinære møder. Fristen på de 4 hverdage, kan fraviges ved enighed, eller af et flertal, hvis sagen ikke kan udsættes.
• § 9, stk. 4 er ny, hvormed gældende fremgangsmåde for fremsendelse af lukkede dagsordener, samt offentliggørelsen af de åbne dagsordner, præciseres i forretningsordenen.
• § 11, stk. 3 ændres, hvormed det præciseres i forretningsordenen, at udvalgsformanden har mulighed for at fravige talerækken, hvis det i forbindelse med afviklingen af det konkrete dagsordenspunkt vurderes hensigtsmæssigt. Den ændrede formulering har ingen betydning ift. medlemmernes taleret – alene i forhold til afviklingen af talerækken.
• § 13, stk. 2 er ny, hvormed det præciseres i forretningsordenen, at en sag ikke kan sættes til afstemning, før alle der ønsker ordet, har haft mulighed for at udtale sig mindst én gang.
• § 13, stk. 4 er ny, hvormed det indføres i forretningsordenen, at der alene kan træffes beslutninger under et orienteringspunkt, hvis der er enighed herom i udvalget.
• § 15, stk. 4 ændres, hvormed det fremgår, at beslutningsprotokollen alene oplæses ved mødes afslutning, hvis 1 medlem begærer det.
• § 15, stk. 5 ændres, hvormed det fremgår, at beslutningsprotokollen underskrives i det elektroniske dagsordenssystem.
• § 16, stk. 1 ændres, hvormed det tilføjes, at personer ansat i kommunen kan overvære møderne, hvis deltagelsen er begrundet i udvalgets ønske om at modtage oplysninger mv. Hermed præciseres det, at ansattes overværelse af møderne ikke udelukkende skal være begrundet i varetagelse af sekretariatsfunktionen.

På baggrund af udvalgets drøftelser på mødet den 13. januar 2026 til forretningsordenens § 16, stk. 2, kan det oplyses, at bestemmelsen er tilsvarende kommunestyrelsesloven § 20, stk. 4, 2. pkt., som har følgende ordlyd: ”Udvalgene kan tilkalde andre personer, herunder andre medlemmer af kommunalbestyrelsen, til at overvære forhandlingerne, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.”

Bestemmelsen giver således mulighed for, at udvalget kan beslutte at give andre end kommunens ansatte foretræde for udvalget. Det gælder både ift. borgere, virksomheder mv., men også andre byrådsmedlemmer. En sådan tilladelse kan alene gives, hvis det er begrundet i hensynet til oplysningen af en sag.

Det bemærkes, at bestemmelsen ikke ændrer på, at udvalgsmøder som det helt klare udgangspunkt er lukkede og bestemmelsen giver derfor ikke mulighed for at åbne permanent op for, at andre end kommunens ansatte kan deltage i møder. Det kan alene ske, hvis det efter konkret vurdering er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

Muligheden for at give foretræde på et udvalgsmøde ændrer ikke på, at et udvalg udenfor rammerne af de almindelige udvalgsmøder kan mødes med borgere, virksomheder mv. Møder af den karakter kan dog ikke indskrives i udvalgets forretningsorden, da det ikke er en del af udvalgets møder.

I hvilket omfang – og i hvilken form – udvalget ønsker at mødes med personer, som ikke er medlemmer af udvalget, vil således være op til udvalget selv at fastlægge.