Kompetence

...

Det udvalg/råd, der er sidst besluttende instans (Byrådet, Økonomiudvalget, Xudvalget).

Hvis du skriver en sag til flere udvalg med samme beslutningskompetence, skrives de ind iht. følgende standard: ”Xudvalget, Yudvalget” (start med det udvalg, der tidsmæssigt behandler sagen først).

Hvis en sag indeholder flere indstillinger (fx hvis ét udvalg skal træffe beslutning, mens et andet udvalg skal tage til orientering) nævnes kun udvalget/rådet med beslutningskompetencen. Hvis fx et fagudvalg og byrådet i samme sag har beslutningskompetence for forskellige delelementer/indstillinger, nævnes begge (start med det udvalg, der tidsmæssigt behandler sagen først).

Hvis en sag behandles på flere udvalg/råd med forskellig kompetence (fx hvis ét udvalg skal træffe beslutning, mens et andet udvalg skal tage til orientering), skal overskriften på hver af de to sammenkædede sager indeholde den relevante funktionskode/bogstav iht. følgende standard ” Xoverskrift (B)”. Dagsordensystemet kan godt håndtere, at en sammenkædet sag har forskelligheder i overskriften.

Beslutningstema

...

Beslutningstemaet skal kort beskrive sagens kerne og politiske relevans på dagsordenen og sætte en tydelig ramme for, hvad udvalget/rådet skal tage stilling til/drøfte/orienteres om (3-5 linjer i alt). Der skal være en tydelig sammenhæng mellem beslutningstema og indstilling.

Når du i den sidste del af beslutningstemaet sætter rammen for, hvad der skal besluttes/drøftes/orienteres om, skal du benytte følgende formuleringer (uden punktform):

• Xudvalget kan beslutte/godkende/drøfte ____.

• Xudvalget orienteres om ____.

Du skal rette beslutningstemaet mod det udvalg/råd, der har kompetencen. Hvis et fagudvalg skal behandle en sag inden behandling i BY/ØU, skal samtlige udvalg fremgå i beslutningstemaet for at tydeliggøre sagsgangen. Du skal benytte følgende formulering (uden punktform):

• Byrådet kan på baggrund af indstilling fra Xudvalget og Økonomiudvalget beslutte/godkende ____.

Hvis en sag indeholder flere indstillinger, der rettes mod forskellige udvalg/råd (fx hvis ét udvalg skal træffe beslutning, mens et andet udvalg skal tage til orientering), skal du skrive et beslutningstema til hvert udvalg (start med det udvalg, der tidsmæssigt behandler sagen først).

Et beslutningstema indeholder som udgangspunkt ikke både en beslutning og en orientering/drøftelse, idet orientering om/drøftelse af emnet er implicit, når der skal træffes beslutning herom.

Indstilling

Chefen/Direktøren for x, y og z indstiller,

1. at Xudvalget ...

2. at Xudvalget ...

3. at Xudvalget ...

Følgende formulering benyttes (uden punktform):

• at Xudvalget beslutter/godkender ____ (henvis også gerne til handlemulighed A/B/C, hvis sagen har flere løsningsmodeller)

• at Xudvalget drøfter ____.

• at Xudvalget tager orienteres om ____.

Hvis sagen indeholder flere delelementer/indstillinger, der rettes mod forskellige udvalg/råd (fx hvis det ene udvalg skal træffe beslutning, mens det andet udvalg skal tage til orientering), skal du skrive indstillingerne ind iht. hvert udvalg (start med det udvalg, der tidsmæssigt behandler sagen først). Det samme gælder, hvis fagudvalget har beslutningskompetencen ift. ét af sagens delelementer/indstillinger, mens BY har beslutningskompetencen ift. resten (start med det udvalg, der tidsmæssigt behandler sagen først).

Hvis et fagudvalg og/eller ØU skal behandle en beslutningssag inden behandling i BY, skal du i dette afsnit kun nævne sidste besluttende instans (fx BY), som det også er tilfældet i ’Kompetence’. Det er kun i beslutningstemaet, at alle udvalg nævnes.

Vær opmærksom på, om der er en tydelig sammenhæng mellem indholdet i beslutningstema og indstilling.

Sagens indhold

...

Giv en gennemgang af sagens problematik, anledning og baggrund. Henvis til tidligere behandlinger i udvalg eller byråd med angivelse af dato.

Beskriv også de mulige løsningsmodeller/handlemuligheder i sagen, herunder fordele, ulemper og konsekvenser ved hver.

Præsentér administrationens vurdering af sagen. Anbefal en løsningsmodel og begrund valget.

Hvis din tekst er lang, skal du benytte underoverskrifter, som skrives med understregning.

Retligt grundlag

...

Beskriv lovgrundlaget og henvis til relevante paragraffer. Du skal om muligt benytte følgende formulering: "Xlovens § XX, stk. XX, nr./litra XX". Det kan også være en fordel af tilføje en kort beskrivelse af lovgrundlaget (1-2 sætninger).

Hvis dagsordenpunktet eller et bilag er lukket, skal du beskrive begrundelsen herfor. Du skal ligeledes beskrive, hvornår punket eller bilaget kan offentliggøres. ´

På InSlag-siden om politisk servicering finder du en række eksempler på, hvordan det retlige grundlag kan formuleres fyldestgørende. Derudover kan du altid indhente juridisk vejledning i Byråds- og Direktionssekretariatet.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

...

Hvis sagen har bevillingsmæssige konsekvenser (fx at der skal flyttes penge mellem budgetrammer, eller at rammer skal udvides), skal du beskrive dem her. Du skal inddrage økonomicontrolleren på området så tidligt som muligt for at sikre, at afsnittet udfyldes korrekt. Vær opmærksom på, at beslutningssager ofte har en form for bevillingsmæssige konsekvenser.

Beskriv evt. ansættelse/afskedigelse, ændrede ansættelsesvilkår, relationer til MED-organisation og kompetenceudvikling.

Hvis ikke der er nogen bemærkninger til dette afsnit, skal du skrive ”Ingen bemærkninger.” og slette nedenstående økonomiskema.

Tværgående konsekvenser

...

Beskriv sagens eventuelle relevans for andre udvalg, herunder tidspunkt for eventuel kommende behandling af sagen/emnet. Beskriv også fx relationen til tværgående indsatsområder og politikker.

Hvis ikke der er nogen bemærkninger til dette afsnit, skal du skrive ”Ingen bemærkninger.”

Sagens videre forløb

...

Giv en meget kort beskrivelse af den videre politiske proces for det pågældende udvalg. Dvs. hvornår ser udvalget emnet/sagen igen. Der menes ikke den videre behandling i ØU/BY. Hvis ikke der er nogen bemærkninger til dette afsnit, skal du skrive ”Ingen bemærkninger.”