I forbindelse med byrådets budgetaftale for 2025-2028 blev der afsat 12 mio. kr. over tre år (2025, 2026 og 2027) til at tilpasse og modernisere rådhuset. Midlerne er afsat til tilpasning og modernisering af stueetagen, 1. sal og enkelte mindre indgreb på 3. sal. Byrådet besluttede i april 2025 at igangsætte projektet.

Der har været gennemført et omfattende forarbejde, hvor det har vist sig nødvendigt at udvide projektets oprindelige omfang. Det er for at sikre, at borgerne i fremtiden bliver mødt af et rådhus, der signalerer åbenhed og professionalisme. Rådhuset skal efter ombygningen fremstå som en velfungerende, tidssvarende og attraktiv ramme for de medarbejdere, der arbejder på rådhuset.

Det er derfor administrationens anbefaling, at der skabes bedre rammer for borgerbetjeningen ved at etablere en ny og mere åben indgang til borgerservice, et mødecenter i stueplan (der kan bruges af borgerne udenfor åbningstiden) og ved at sikre bedre diskretion i forbindelse med betjeningen af borgerne. Derudover er det administrationens anbefaling, at rådhuset indrettes således, at kvadratmeterne anvendes bedre, så det understøtter fleksible arbejdspladser og det tværfaglige samarbejde mellem centrene. Det omfatter forbedring på alle etager, herunder indeklimaet, efterlevelse af gældende krav til ventilation og belysning, renovering af toiletkerner og brandsikring af disse i den nordvendte trappeskakt.

Det fremgår af skemaet i vedlagte bilag, at projektet kan opdeles i tre delprojekter: 1) det oprindelige projekt, 2) opgradering af kantine og 2. sal og 3) almindeligt vedligehold.

Projektet har været i udbud og den samlede omkostning overstiger den forventede udgift. Det fremgår af skemaet i vedlagte bilag, at det særligt er omkostningen til almindeligt vedligehold og opgradering af kantine og 2. sal, der overstiger den forventede udgift på samlet 4,24 mio. kr. Merudgiften til det oprindelige projekt udgør 1,4 mio. kr. Det betyder, at der er en samlet øget udgift på 5,64 mio. kr. til projektet.

Anlægsperioden forventes at løbe fra marts 2026 til marts 2027, og udgifterne forventes afholdt over to år.

Administrationen har gennemgået økonomien på anlægs- og driftsområderne med henblik på at identificere mindreforbrug. Der er konstateret mindreforbrug i 2025 på fire mindre anlæg på i alt 230.000 kr. (Uglegårdsskolen genopretningsplan 2021 og 2022 på henholdsvis 90.000 kr. og 38.000 kr., Havdrup Skoles tag på bygning K på 62.000 kr. og vandrør i Havdrup Idrætscenter på 42.000 kr.). Rådighedsbeløb på disse anlæg kan tilgå kassebeholdningen i 2025 i forbindelse med regnskabsafslutningen og anvendes til finansiering af tilpasning og modernisering af rådhuset i 2026. Derudover er der mulighed for et mindreforbrug på inventar til rådhuset i 2026 og 2027 på henholdsvis 200.000 kr. pr. år. Det samlede mindreforbrug udgør dermed 630.000 kr., som kan bidrage til finansiering.

Administrationen foreslår nedenstående løsningsmodeller som følge af den ændrede økonomi.

1. Projektet tilpasses det afsatte budget. Det betyder, at der ikke sker en renovering og ombygning af henholdsvis 2. og 3. sal, toiletkerner, forbedring af ventilationen eller udskiftning af vandinstallation i kælderen.

Budgettet kan dermed blive overholdt, men det er samtidig administrationens vurdering, at rådhuset ikke bliver tilpasset og moderniseret, så det udgør en velfungerende og attraktiv ramme for de medarbejdere, der arbejder på rådhuset. Der er brug for nye tilpassede løsninger, og dermed en anden indretning af rådhuset, hvis fleksible arbejdspladser og samarbejde på tværs vægtes højt.

Det vil dog være nødvendigt at renovere toiletkernen på den nordvendte trappeskakt grundet overholdelse af brandkrav. Udgiften til toiletkerne vil i givet fald blive finansieret af mindreforbruget på 630.000 kr. og af anlægsmidler afsat til vedligeholdelsesefterslæb i 2027.

Det er dog administrationens vurdering, at det er mest økonomisk fordelagtigt at gennemføre hele det udbudte projekt på én gang. Samtidig vil det også være en fordel i forhold til arbejdsmiljøet, da medarbejderne ikke skal "forstyrres" ad flere omgange.

2. Projektet tilpasses, så udgiften, der overvejende går til vedligehold bliver mindre. Det betyder, at der ikke sker en renovering af 2. sal, en forbedring af ventilationen eller udskiftning af vandinstallation i kælderen, og merforbruget reduceres til 3,172 mio. kr. Der skal dog stadig findes finansiering (se løsningsmodel 3 og 4) til renovering og ombygning af 3. sal og renovering af toiletkernen på den nordvendte trappeskakt.

Overskridelsen af budgettet bliver mindre. Det er administrationens vurdering, at rådhuset delvist bliver tilpasset og moderniseret, så det udgør en velfungerende og attraktiv ramme for de medarbejdere, der arbejder på rådhuset. Forholdene på 2. sal forbliver som de er i dag, hvilket betyder, at der ikke sker en udskiftning af bl.a. belysning og netværksstik, og det gør etagen mere ufleksibel i forhold til fleksible arbejdspladser. Desuden vil der være behov for senere at indarbejde et selvstændigt projekt til finansiering af renovering af ventilationen, så den lever op til gældende krav. Der vil også være behov for et selvstændigt projekt til finansiering af udskiftning af vandinstallation i kælderen.

3. Projektet gennemføres som det er udbudt. Udgifterne, der overvejende vedrører det nu prisfastsatte vedligeholdelsesefterslæb, finansieres delvist af mindreforbruget på 630.000 kr., og restbeløbet på 5,01 mio. kr. finansieres af kassebeholdningen.

4. Projektet gennemføres, som det er udbudt. Ekstraudgifterne primært vedrørende vedligehold finansieres delvist af mindreforbruget på 630.000 kr., og restbeløbet på 5,01 mio. kr. foreslås finansieret af anlægsmidler afsat til vedligeholdelsesefterslæb i 2027 (4 mio. kr.) og til anlægssikkerhedspuljen (1,01 mio. kr.).

Der er afsat 10 mio. kr. til vedligeholdelsesefterslæb, og budgettet er allerede disponeret til flere projekter. Byrådet har bl.a. godkendt i januar 2025, at der skal bruges 6 mio. kr. til tagrenoveringen på daginstitutionen Poppelbo Vuggestue og Børnehave. Midlerne er lagt ind i budgettet til vedligeholdelsesefterslæb i 2027. Tagudskiftningen på Poppelbo Vuggestue og Børnehave gennemføres derfor som tidligere godkendt.

Med udgangspunkt i ovenstående, anbefaler administrationen løsningsmodel nr. 4.

Det er ikke et lovkrav at gennemføre tilpasning og modernisering af rådhuset.