Den løbende økonomistyring og budgetopfølgning på enkelte kommunale opgaveområder er blevet kritiseret i den seneste byrådsperiode. På den baggrund er der blandt andet afholdt et temamøde om økonomistyring for det afgående byråd i 1. kvartal 2025.

Direktionen har i løbet af 2025 identificeret nogen variation mellem de enkelte fagudvalgs grundlag for og ønsker til den politiske del af økonomistyringen. Direktionen har tillige ønsket at vurdere behovene for ændringer i administrative styringsmekanismer på nogle områder i den kommunale organisation og opgavevaretagelse.

Samlet vurderes det, at bærende mål og principper for økonomistyringen i Vejen Kommune generelt er solide. Der lægges derfor ikke op til en omfattende ændring af den økonomiske styring, men snarere målrettede initiativer i forhold til den politiske mulighed for løbende opfølgning fra begyndelsen af 2026.

På det specialiserede socialområde er der behov for at foretage en nærmere vurdering af styringsbehov og -løsninger. Det vil ske i første halvdel af 2026, så eventuelle nye regler kan indføres pr. 1. januar 2027.

Gældende økonomiske styringsprincipper

Vejen Kommune har en række principper, regler og normer for økonomistyring.

For det første har Byrådet en Økonomisk strategi, som revideres mindst én gang i hver byrådsperiode. Formålet med denne er at understøtte det flerårige sigte med kommunens budgetlægning og dermed medvirke til, at Vejen Kommune på såvel kort som langt sigt har en sund økonomi. Strategien indeholder derfor en række målsætninger, som er styrende for den årlige budgetlægning.

For det andet har Byrådet i Kasse- og regnskabsregulativet fastlagt specifikke regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder en beskrivelse af den løbende økonomistyring, ansvarsfordeling og forretningsgange, som blandt andet skal medvirke til overholdelse af lovgivningen. Kasse- og regnskabsregulativet er ”maskinrummet” i den kommunale økonomistyring, er et lovkrav og påses af den eksterne revision.

For det tredje har en høj grad af decentralisering været et bærende princip siden 2007, hvor de enkelte decentrale centre og institutioner indgår en drifts- og udviklingsaftale med tilhørende økonomiske spilleregler, herunder lønsumsstyring og adgang til at overføre mer- eller mindre-forbrug til det efterfølgende budgetår.

For det fjerde har der siden 2009/2010 været formuleret 10 principper for økonomistyring i Vejen Kommune. Principperne handler dels om normer for god økonomistyring (kultur) og dels om enkelte, konkrete initiativer i forbindelse med den løbende økonomistyring/budgetopfølgning.

Derudover er der en række øvrige styringsdokumenter, som også har indflydelse på kommunens økonomistyring, fx den finansielle strategi, risikostyringspolitikken og indkøbsstrategien. De foreslåede ændringer til den økonomiske styring berører ikke disse.

Forslag til ændringer i de økonomiske styringsprincipper

Forslag 1. Der gennemføres tre årlige budget- og bevillingskontroller.

I dag er der to årlige budget- og bevillingskontroller, der gennemgår politisk behandling. Den første gennemføres pr. 31. marts, med byrådsbeslutning i juni måned, og den anden gennemføres pr. 31. august, typisk med byrådsbeslutning i november.

Dette foreslås ændret til en budget- og bevillingskontrol pr. 28. februar, én pr. 30. april samt én pr. 31. august.

Hensigten er dels at øge frekvensen af de egentlige budgetopfølgninger, dels at skabe bedre sammenhæng mellem budgetlægning, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse, se nedenfor.

Forslaget medfører en ændring i kasse- og regnskabsregulativet, jf. bilag A.

Forslag 2. De månedlige budgetopfølgninger i udvalgene afskaffes.

For år tilbage blev de månedlige budgetopfølgninger i udvalgene indført (10 principper for økonomistyring). Formålet var at give udvalgene en kort, løbende status på den økonomiske udvikling på nøgleområder og sikre, at der så tidligt som muligt blev varslet om eventuelle ubalancer og behov for korrigerende handlinger.

Over tid har der udviklet sig forskellig praksis i de stående udvalg. Data er ofte først tilgængelige umiddelbart før udvalgsmøderne, så der ikke er tid til kvalificering og overvejelse om/udarbejdelse af eventuelle forslag til nødvendige handlinger. Dertil kommer, at det er forvirrende, at man to gange om året møder den store budget- og bevillingskontrol og den nyere, men ubearbejdede månedlige budgetopfølgning på samme udvalgsmøde.

Med tre budget- og bevillingskontroller er det Direktionens vurdering, at der ikke er behov for de nuværende månedlige budgetopfølgninger i perioden januar – september. Det kan overvejes, at der gives en kort status sidst på året, fx pr. 31. oktober i udvalgsmøderne (dvs. i november måned).

Det bemærkes, at afskaffelsen af den månedlige budgetopfølgning i udvalgene ikke ændrer på alle budgetansvarliges pligt til løbende at gennemføre ledelsestilsyn, hvilket typisk indebærer en budgetopfølgning på eget område én gang om måneden. Det ændrer heller ikke på forvaltningens pligt til at oplyse udvalget, hvis væsentlige budgetforudsætninger ændrer sig, og hvad der kan gøres for at handle på det.

Til intern brug vil Økonomi & IT fortsat udarbejde den såkaldte Månedsbalance. Byråd og andre kan vælge at modtage denne.

Forslaget medfører en ændring i/afskaffelse af 10 principper for økonomistyring, se nedenfor.

Forslag 3. Udvalgene definerer og modtager relevant ledelsesinformation på eget område.

Det enkelte udvalg definerer selv, hvad udvalget ønsker som løbende ledelsesinformation. Typisk vil der her være fokus på aktiviteter og resultater i forhold til den politisk ønskede udvikling.

I udvalgenes ledelsesinformation kan med fordel indgå aktivitetsdata og lignende, som er kendt for at have væsentlig betydning for udgifterne på området. Med den foreslåede frekvens for budgetopfølgninger kan det for eksempel ske kvartalsvis med udgangspunkt i data pr. 31. marts, 30. juni, 30. september og 31. december.

Forslag 4. Bedre sammenhæng mellem budgetopfølgninger og budgetlægning.

Jf. forslag 1 foreslås der tre årlige budgetopfølgninger (grundige budget- og bevillingskontroller med bevillingsmæssige konsekvenser). Hertil kommer kadencen vedrørende regnskabsaflæggelse.

Det vil medføre:

• Budgetopfølgningen pr. 28. februar samler op på ændrede forudsætninger i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 31. august det forudgående år, ændringer efter budgetvedtagelsen samt det foreløbige regnskab for det forudgående år. Samtidig er der god tid til at reagere på forventede konsekvenser heraf/udviklingen i indeværende år.
• Budgetopfølgningen pr. 30. april udgør rygraden for det tekniske budget for det efterfølgende år (runde 1) suppleret med eventuelle politisk besluttede korrektioner i forbindelse med årets første budgetopfølgning. Politisk behandles budgetopfølgningen samtidig med det tekniske budget for det efterfølgende år i juni måned.
• Der gennemføres en teknisk runde nr. 2 vedrørende økonomiaftale og DUT-kompensationer til brug for næste års budget, som behandles politisk i august.
• Budgetopfølgningen pr. 31. august skal sikre bevillingsmæssig dækning for afholdelse af udgifter/oppebæring af indtægter i budgetåret samt eventuelle korrigerende beslutninger og handlinger.

Forslag 5. Økonomisk decentralisering opretholdes som et grundlæggende princip, idet der dog kan differentieres i styringsprincipper på baggrund af enkeltområders særlige karakteristika.

For så vidt angår de økonomiske styringsprincipper foreslås de grundlæggende incitamenter i form af lønsumsstyring, overførselsadgang, handlingsplaner m.v. at fortsætte. Det er Direktionens vurdering, at det grundlæggende er hensigtsmæssigt med et stort decentralt råderum på områder, hvor der er gode handlemuligheder på forholdsvis kort sigt.

Det vurderes også, at brugen af demografi- og tildelingsmodeller i forbindelse med den tekniske budgetlægning på de store velfærdsområder giver et solidt grundlag for reelle politiske prioriteringer, da modellerne viser udgifterne ved uændret serviceniveau og uændret produktivitet.

På det specialiserede socialområde, hvor der både er mange interne og eksterne tilbud, og hvor her og nu-tilpasninger er meget vanskelige, vurderes det, at andre styringsmekanismer kan være mere relevante. Det foreslås, at der i første halvår af 2026 udarbejdes forslag til fremtidig styringsmodel på dette område, så eventuelle ændringer kan træde i kraft 1. januar 2027.

Der er hermed ikke taget stilling til den indholdsmæssige del af styringen (den faglige, strategiske styring), som Direktionen ønsker at udarbejde forslag til andet halvår af 2026.

Forslag 6. Dokumentet ”10 principper for økonomistyring” afskaffes.

Notatet blev udarbejdet i en bestemt kontekst. Hvis egentlige regler herfra ønskes bibeholdt, kan de indarbejdes i andre eksisterende styringsdokumenter. Notatet er vedlagt som bilag B.

Direktionen foreslår, at der indarbejdes et afsnit om løbende økonomistyring i den økonomiske strategi. Der foreslås desuden en række mindre revideringer i dokumentet, der samtidig omdøbes til Økonomisk politik. Forslaget fremsættes i forbindelse med kommende udvalgsmøde, hvor også mål og procedure for budgetlægning 2027-2030 skal behandles.

Det foreslås desuden, at der som supplement til gældende styringsdokumenter, introduktionsforløb m.v. udarbejdes en kort vejledning til budgetansvarlige ledere om de grundlæggende principper og normer for god økonomistyring i Vejen Kommune.