Med konstitueringen af ny kommunalbestyrelse og nye stående udvalg pr. januar 2026 er der behov for at fastlægge rammerne for Kultur- og Socialudvalgets arbejde i valgperioden 2026-2029.

Sagen har til formål at:

• skabe en fælles og tillidsfuld forståelse af udvalgets rolle og samarbejde med administrationen
• fastlægge rammer for dialog og inddragelse
• fastlægge overordnede rammer for mødestruktur og årshjul

Dialog og inddragelse

Kultur- og Socialudvalget har i tidligere valgperioder afholdt dialogmøder med både velfærdsområderne under udvalget og med relevante råd og interesseorganisationer. Møderne har omfattet bl.a. børn og unge, skole og dagtilbud, social- og beskæftigelsesområdet samt handicap- og socialpsykiatri og har været gennemført med deltagelse af fagchefer, ledere, medarbejderrepræsentanter og tillidsrepræsentanter. Derudover har der været dialogmøder med Ungdomsråd, Folkeoplysningsudvalg, museerne og Seniorråd.

Dialogmøderne har til formål at styrke viden og dialog om kvalitet og faglighed - både i den daglige drift og i relation til udviklingsindsatser. Erfaringerne viser, at dette bedst understøttes ved temasatte dagsordener, hvor fagområderne bidrager med forslag og modtager temaønsker eller dagsordenpunkter fra udvalget.

Administrationen foreslår, at der i 2026 og frem afholdes ét årligt dialogmøde med fagområderne. 

Herudover bemærkes det, at der i henhold til gældende lovgivning årligt skal afholdes en skoleudviklingssamtale mellem kommunalbestyrelsen og skolen (se bilag om skoleudviklingssamtaler). Denne samtale afholdes som et særskilt møde og indkaldes af Børne- og Ungeafdelingen. Skoleudviklingssamtalen ligger således udover de dialogmøder, der behandles i nærværende sag.

Administrationens anbefaling om at samle dialogen i færre, men mere fokuserede dialogmøder, bygger på erfaringer og evalueringer af de hidtidige dialogmøder. Flere fagområder har i den forbindelse givet udtryk for et ønske om færre møder, som til gengæld prioriteres højere både politisk og administrativt.

Udvalget anmodes om at drøfte mødested (Rådhuset eller institutionerne/områderne) samt mødeform. Mødedagene foreslås afviklet med to møder i forlængelse af hinanden i tidsrummet kl. 14.00-17.00. Herunder fremgår forslag til to årlige møder. Hvis Udvalget ønsker at følge administrationens anbefaling om ét årligt dialogmøde, anbefales dette placeret i efteråret 2026, da der planlægges intro- og besøgsrunder på velfærdsområdet i foråret 2026.

Til orientering vedlægges kort overblik over fagområderne samt årskalender for KL konferencer m.m.

Udvalgets arbejdsform - rammer for samarbejdet

Ærø Kommune har vedtaget et fælles kodeks for samarbejdet mellem kommunalbestyrelse og administration. Nærværende sag har ikke til formål at gentage kodekset, men at give udvalget mulighed for at drøfte, hvordan kodeksets principper omsættes i praksis i udvalgets arbejde.

Udvalget anmodes om at drøfte rammerne for samarbejdet mellem udvalget, forvaltningen og direktionen, herunder balancen mellem politisk styring, faglighed og administrativ drift, tidlig politisk inddragelse og gennemsigtighed samt anvendelsen af temamøder og dialogforløb til fælles vidensopbygning og tillid fx i relation til sagsforberedelse, dialog før større beslutninger og håndtering af komplekse eller tværgående sager.

-

Kultur- og Socialudvalget

Administrationen indstiller, at Kultur- og Socialudvalget drøfter og tager stilling til: 

1. hvorvidt der skal afholdes 1 eller 2 temamøder med fagområderne i 2026.
2. hvorvidt møderne skal afholdes på Rådhuset eller som besøgsmøder på kommunens institutioner/områder.  
3. om forslaget til mødeplan for dialogmøder (datoer) kan godkendes. 

Kultur- og Socialundervalget beslutter, at:
1. at der afholdes et årligt møde med fagområderne i efteråret, men at der afholdes 2 årlige dialogmøder med Marstal Skole samt skoleudviklingssamtale efter ønske fra skolebestyrelsen.
 

Det bemærkes at administrationen bemyndiges til at række ud til Seniorrådet for at forhøre sig om de ønsker et eller to årlige dialogmøder.

2. at møderne så vidt muligt afholdes som besøgsmøder på kommunens institutioner/områder

3. at forslag til mødedatoer godkendes