Indenrigs- og Sundhedsministeriet har udtalt, at kommunen ikke må have retningslinjer eller praksis, hvorefter forvaltningen af egen drift orienterer andre medlemmer af kommunalbestyrelsen om svar givet som led i bistanden til et medlem af kommunalbestyrelsen, når henvendelsen eller svaret indeholder fortrolige efter forvaltningslovens § 27.

Forvaltningen må dermed ikke videregive oplysninger, der må anses for fortrolige efter forvaltningslovens § 27, til kommunalbestyrelsesmedlemmer, der ikke har anmodet om det. Det gælder både borgerhenvendelser og øvrige henvendelser, der indeholder fortrolige oplysninger, og det gælder også, selvom der er tale om oplysninger, som kommunalbestyrelsens medlemmer kan få indsigtsret i.

Fortrolige oplysninger kan f.eks. være helbredsoplysninger, oplysninger om sociale forhold, oplysninger om race og etnisk oprindelse, religiøse overbevisninger, forretningshemmeligheder mm.

Som en pragmatisk håndtering af kravet om anmodning om fortrolige oplysninger skal hvert medlem af udvalget give samtykke til, at vedkommende i 2026 ønsker at modtage henvendelser på udvalgets område, der indeholder fortrolige oplysninger. Der kan både være tale om henvendelser fra forvaltningen i konkrete sager, ligesom der kan være tale om forvaltningens videresendelse af konkrete (borger)henvendelser og forvaltningens svar derpå.

Udvalget vil én gang årligt få forelagt en sag, hvor der skal gives samtykke for det kommende år. Således vil medlemmerne én gang årligt anmode om de fortrolige oplysninger, som må vise sig at være relevante at modtage, som følge af medlemmernes varetagelse af hvervet i udvalget. Medlemmerne kan altid trække samtykket tilbage (også undervejs), hvis medlemmerne måtte opleve at få oplysninger, som man ikke havde forventet, og som man reelt ikke ønsker at være modtagere af.