Baggrund
Fredensborg Kommune leverer i dag madservice til hjemmeboende borgere via en godkendelsesordning, hvor én privat leverandør (Det Danske Madhus) er godkendt til at levere på samme vilkår som den kommunale leverandør, Mad & Måltider. Der er dog mange fordele ved at overgå til udbudsordning, som administrationen derfor anbefaler.

For at sikre et opdateret samarbejdsgrundlag, bedre kontraktstyring og mere gennemsigtige priser, ønsker administrationen at overgå til udbudsordning. Ved udbudsordning vælges den private leverandør efter et udbud, der fastsætter vilkår og priser for den private leverandør, der er uafhængige af de vilkår, som den kommunale leverandør leverer under. Udbudsordningen er tilsvarende den ordning, som kommunen allerede anvender til at indgå aftale med den private leverandør af hjemmepleje og helhedspleje.

Udbuddet omfatter både madservice til hjemmeboende borgere, der vil have frit valg mellem den kommende private leverandør og den kommunale leverandør, Mad og Måltider, samt madleverance til Granbohus. Leverandøren tildeles begge ydelser samlet.

Administrationen har udarbejdet en strategi for udbuddet, som skal danne grundlag for den kommende rammeaftale. Strategien bygger på erfaringer fra andre kommuner og input fra markedsdialog med potentielle leverandører.

Selve tildelingen af rammeaftalen sker administrativt efter udbudsprocessen, men udbudsstrategien skal godkendes af Social- og Sundhedsudvalget. Relevante dele har været i høring i Handicap- og Seniorrådene.

Yderligere politisk behandling forventes kun, hvis der bliver behov for større ændringer i strategien.

Strategien er vedlagt som bilag 1 og uddyber administrationens overvejelser og anbefalinger i forhold til, hvordan udbuddet skal udarbejdes.
Hovedpointerne følger nedenfor:

Formål med udbuddet

Med udbuddet ønsker administrationen at:

• Tilgodese borgernes frie valg.
• Sikre høj kvalitet og styrbarhed af ydelsen.
• Konkurrenceudsætte ydelsen og undgå uigennemsigtige ordninger.
• Reducere kommunens økonomiske risiko.
• Højne oplevet kvalitet og bæredygtighed.

Antal leverandører

Det anbefales, at der indgås kontrakt med én privat leverandør ved siden af den kommunale leverandør. Dette sikrer tilstrækkelig volumen til leverandøren, hvilket gør aftalen økonomisk attraktiv og mindsker risikoen for konkurs. Markedsdialogen viser samtidig, at der reelt kun er to potentielle tilbudsgivere (Det Danske Madhus og Sæsonens), hvorfor det vil reducere konkurrencen og potentielt øge priserne, hvis de begge er sikret en kontrakt.

Levering

Den private leverandør skal levere én gang ugentligt, hvilket er i tråd med markedspraksis. Samtidig giver én levering større frihed for borgerne og reducerer pris og CO2-udledning. Den kommunale leverandør fortsætter med to leveringer ugentligt, grundet udfordringer med lagerkapacitet.
Antallet af leveringsdage har ingen betydning for madens friskhed eller kvalitet.

Kostformer og variation

Leverandøren skal tilbyde normal kost, kost til småtspisende, plantebaserede kostformer, kost med modificeret konsistens og diætkost. Der skal være minimum 11 hovedretter og 14 biretter pr. uge for normal kost og kost til småtspisende, mens der vil være lidt færre valgmuligheder for de andre kostformer.

Maden skal tilpasses højtider og årstider.

Bæredygtighed

Jf. Fredensborg Kommunes ønske om CO2 reduktion, skal der tilbydes maksimalt én ret med okse-, kalve- eller lammekød pr. uge, minimum to vegetarretter og én fiskeret pr. uge samt miljøvenlig transport. Der må ikke indgå hurtigtvoksende kyllinger (såkaldte ”turbokyllinger”) i madlavningen.

Krav og konkurrenceparametre

Strategien anbefaler en vægtning på 60 % kvalitet og 40 % pris.
Leverandørerne kan konkurrere på:

-         Smag

-         Fremtræden

-         brugervenlighed

-         CO2-reduktion og dyrevelfærd

-         økologiprocent

-         leveringssikkerhed.

For at konkurrere på madens smag, fremtræden og brugervenlighed foretages en prøvesmagning af flere forskellige retter. Prøvesmagningen skal foretages af testpersoner, der er indstillet af seniorråd og handicapråd, så det sikres, at maden testes af borgere fra målgruppen.

Aftalelængde

Aftalen træder i kraft i 2026 og har en varighed på 3 år med mulighed for forlængelse op til 4 x 12 måneder.

Granbohus

Udbuddet omfatter også madleverance til Granbohus’ to lokaliteter. Leverandøren leverer hovedingredienser og sovs, mens Granbohus selv tilbereder tilbehør.

Høringssvar fra Handicaprådet og Seniorrådet er vedlagt som bilag.

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Servicelovens §§ 83b og 91, ældrelovens §§ 13 og 18 samt udbudsloven.

Strategien indeholder krav om CO2-reduktion gennem kostvalg og transport.

Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget.

Den kommende leverandør får et samarbejde med kommunens diætister.