Direktør Marie Louise Refsgaard præsenterer resultaterne af pilotprojekt om administrativ forenkling i Ballerup Kommune. 

 

Økonomiudvalget tog afrapportering af pilotprojektet til efterretning på møde den 25. juni 2025. 

 

Med aftale om budget 2025 fremgår det i punkt 6.9, "Mulighed for at søge om frisættelse fra egne regler":

"Budgetparterne er enige om, at der løbende skal arbejdes for en frisættelse fra egne kommunale regler og dokumentationskrav med henblik på at frigøre tid til anden opgaveløsning. Det igangværende projekt på de tre velfærdsområder børne-, skole- og ældreområdet fortsætter med fokus på medinddragelse af ledere og medarbejdere på en række udvalgte arbejdspladser. Indkomne forslag, der handler om politisk vedtagne regler, forelægges relevante fagudvalg. Hvis det handler om fritagelse for rent administrative regler og retningslinjer, tager direktionen stilling hertil. Økonomiudvalget er fagudvalg på opgaven."

 

Punktet er en videreførelse af lignende punkter i aftale om budget 2023 og 2024.

 

I foråret 2024 igangsatte administrationen et pilotprojekt om administrativ forenkling på de tre velfærdsområder dagtilbud, skoler og plejehjem. Der blev indgået en kontrakt med KL's konsulenthus Komponent.

 

Pilotprojektet formål var, at:

 

Definitionen af administrative opgaver var, at det skulle være opgaver med elementer af administration, skriftlige og koordinerende opgaver samt dokumentation.

 

Pilotprojektet er afsluttet og Økonomiudvalget tog afrapporteringen til efterretning på møde den 25. juni 2025.

 

Afrapporteringen består af en beskrivelse af et afrapporteringsnotat med 31 konkrete forslag til forenklinger samt et forslag til en "prototype" for, hvordan der i fremtiden kan arbejdes med administrative forenklinger i Ballerup Kommune. Afrapporteringsnotat og prototype er vedlagt som bilagene 2 og 3. Derudover har administrationen udarbejdet et notat, hvor de 31 forenklingsmodel er scoret ud fra, hvor omfattende implementeringen vurderes at være. Notatet er vedlagt som bilag 1.

 

Det er Komponents vurdering, at der i pilotprojektet er genereret læring og erfaring, som vil betyde, at Ballerup Kommune fremover vil være i stand til at gennemføre forenklingsprocesser på andre kommunale sektorområder end de, der indgik i pilotprojektet.

 

Det er ligeledes Komponents vurdering, at dialogen undervejs i pilotprojektet har bidraget til en øget gensidig forståelse for bevæggrundene for de administrative arbejdsgange eller behov for at ændre dem. Mange af de deltagende ledere og medarbejdere har givet udtryk for, at de har oplevet det som meningsfuldt at deltage i processen. Endvidere har flere af deltagere oplyst, at de oplever sig hørt af Ballerup Kommune i forhold til et emne, som de ikke har følt sig godt hørt omkring tidligere.

 

Pilotprojektet har vist, at medarbejdere og ledere på de deltagende decentrale arbejdspladser oplever, at mængden af administrative opgaver er stigende, og at der er et potentiale for at gøre flere arbejdsgange mere enkle. Det vurderes, at flere af de 31 forenklingsforslag vil kunne reducere det "oplevede bøvl", uden nødvendigvis at kunne reducere i den objektive tidsanvendelse. Det bemærkes, at det ikke har været en del af pilotprojektet at opgøre tidsanvendelsen på administrative opgaver.

 

 

Overordnet om de 31 forenklingsforslag kan man sige følgende:

 

Regelforenklings- og Afbureaukratiseringsudvalget drøftede på møde den 29. maj 2024 det videre arbejde med administrativ forenkling i Ballerup Kommune og bemærkede følgende:

"Sagen blev drøftet med den bemærkning at: Regelforenklings- og Afbureaukratiseringsudvalget ser det overordnede formål med den administrative forenkling er at frigive tid til udvikling og løsning af kerneopgaven. Administrationen bør fortsat tilstræbe på let forståelig vis at forklare og begrunde beslutninger og processer således, at alle dele af organisationen forstår og kan tage ansvar for disse. Det er vigtigt, at der ikke etableres nye administrative arbejdsgange, men at der gives korte orienteringer på de relevante udvalg, hvor der gives konkrete eksempler fra praksis."

 

Udvalget er løbende blevet involveret på møde den 23. januar 2025 med en foreløbig status og inspirationsoplæg fra Aalborg Kommune samt på møde den 13. marts 2025 med oplæg om erfaringer med administrativ forenkling i Center for Økonomi og Center for Politik og Organisation.

 

Hoved-MED har behandlet temaet om frisættelse og administrativ forenkling på det fælles dialogmøde mellem Økonomiudvalget, Hoved-MED og chefgruppen den 30. april 2024, på møde den 30. maj 2024 og på møde den 22. maj 2025.

 

På mødet den 22. maj 2025 bad Hoved-MED om, at der orienteres fremadrettet om udviklingen/status i de 31 forslag, herunder overvejelser om udbredelse af erfaringerne inden for andre områder i Ballerup Kommune. Derudover bemærkede Hoved-MED følgende:

 

Lokal-MED på de deltagende decentrale arbejdspladser og centrene Omsorg og Sundhedsfremme samt Dagtilbud, Skoler og Klubber har været involveret undervejs i pilotprojektet og vil blive inddraget i den videre implementering af forenklingsforslagene.

 

Chefgruppen besluttede på møde den 5. maj 2025, at der arbejdes videre med de 31 forenklingsforslag.

 

Hoved-MED orienteres fremadrettet om udviklingen/status i de 31 forslag, herunder overvejelser om udbredelse af erfaringerne inden for andre områder i Ballerup Kommune.

 

Økonomiudvalget tog afrapportering af pilotprojektet til efterretning på møde den 25. juni 2025 og besluttede, at Økonomiudvalget orienteres om status efter et år. 

 

På Regelforenklings- og Afbureaukratiseringsudvalgets møde deltager direktionskonsulent Mette Bjørn-Andersen fra Center for Politik og Organisation under behandlingen af sagen.