Sagsgang:

BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, AEU= Arbejdsmarkeds- og Erhvervsudvalget, BFU=Børne- og Familieudvalget, KMU=Klima- og Miljøudvalget, PBU=Plan- og Boligudvalget, UFU=Undervisning- og Fritidsudvalget, ÆSSU=Ældre-, Social- og Sundhedsudvalget

Indledning

Administrationen orienterer om status på arbejdet med digitaliseringspolitikken. Administrationen arbejder løbende med de politisk fastsatte målsætninger og fremlægger årligt en status på arbejdet. Sagen indeholder en gennemgang af igangværende og planlagte indsatser, der tilsammen løfter ind i de udvalgte strategiske spor.

Digitaliseringspolitik

Digitaliseringsstrategi

En oversigt over indsatser er vedlagt som Bilag 1.

Beskrivelse af sagen

Opfølgningen er opdelt i en status på arbejdet med forskellige typer af gevinster og teknologier. Sagen giver hermed en status på Ringsted Kommunes indsatser på alle gevinst- og teknologiområder i alle centre. De beskrevne indsatser løfter tilsammen de politisk vedtagne mål for digitaliseringsarbejdet:

• Mod til at eksperimentere
• Det digitale førstevalg
• Merværdi (serviceforbedring)
• Frihed og livskvalitet
• Øget effektivisering
• Klima og bæredygtighed
• Børn og Unges trivsel

Effektivisering med kunstig intelligens/AI            

Ringsted Kommune er godt i gang med mange afprøvninger af potentialet i kunstig intelligens i alle centre. Digitaliseringsteamet har anskaffet og uddelt ca. 50 Microsoft Copilot PRO-licenser. De har været afprøvet i 2025 og læring fra perioden er indsamlet og afrapporteret i Bilag 2. Dertil arbejdes med implementering og compliance i en række større indsatser med fokus på især effektivisering, fx. AI-referater, ruteplanlægning med AI i Hjemmeplejen og Vej og Park, AI-baseretTolke-app til maskinoversættelser, AI Matbot til matematikundervisningsstøtte, AI-Analyse af dronebilleder mv.

Effektivisering gennem automatisering/RPA

Arbejdet med automatiseringer (RPA) har været i gang i Ringsted Kommune i flere år. Der har i år været et særligt fokus på støtte til implementering af Fællessprog III i Sundheds- og Omsorgssystemet Nexus (omstrukturering af data) og derudover har der været arbejdet med at kunne automatisere sammenhængen mellem den digital arbejdsplads (Microsoft Teams) og journalsystmet eDoc (ESDH) både på skoleområdet og på det administrative område. 

Effektivisering med sensorløsninger/Internet of Things (IoT)

Det tekniske område har gennem flere år haft fokus på muligheder ved brug af sensor-løsninger. I år har området med støtte fra Teknologi- og Digitaliseringspuljen haft mulighed for at igangsætte en række nye afprøvninger, herunder digital temperaturstyring i bygninger, digital styring af anvendelsen af Ringsted Kommunes bygningsfaciliteter (kvadratmeter), tømning af skraldespande baseret på tilstand og vejoverfladeinspektion.

Digitalt førstevalg og effektivisering med robotteknologi

Fysiske robotter har i år nået et modenhedsniveau, der gør det muligt at tænke dem ind i kommunale arbejdsgange. I Arbejdsmarkedscentret har reformimplementering medført en reduktion i lønbudgettet, der har affødt et behov for at finde digitale løsninger. Dermed har Arbejdsmarkedscentret etableret en digital borgermodtagelse, hvor en fysisk robot byder velkommen og anviser en selvbetjeningsskærm eller tilkalder relevante fagmedarbejder til modtagelsen.

Digitalt førstevalg og øget frihed og livskvalitet med skærmteknologi

Ringsted Kommune har allerede for flere år siden etableret en skærmløsning, som alternativ til hjemmebesøg for de borgere hvor det giver mening. I 2025 er løsningen re-etableret med en ny leverandør. Derudover deltager Ringsted Kommune i et skaleringsprojekt sammen med KL for at se på mulighederne på andre anvendelsesområder.

Effektivisering og digitalt førstevalg med nye apps/systemer til arbejdsgangsstøtte

I 2025 har Ringsted Kommune anskaffet en række systemer og apps med henblik på at optimere arbejdsgange eller give serviceforbedringer. Fx har HR implementeret et nyt system til understøttelse af lederes arbejdsgange (Evovia), Borgerservice har implementeret et system til Borger-booking af Anlægspavillionen, og Politisk Service har arbejdet med OS2Valghalla, der er et nyt system til koordinering af frivillige ved valg.

Dertil foregår i disse år en række større justeringer af eksisterende fagsystemer i tilpasningen til de mange reformer, herunder fx: Kommunernes Ydelsessystem Kommunernes Sygedagpengesystem osv.

Effektivisering og merværdi med ny digital arbejdsplads

I 2025 og og i 2026 er det et stort fokus på stille den bedst mulige digitale arbejdsplads til rådighed for Ringsted Kommunes medarbejdere. Denne indsats omfatter flytning af filer og mails til "skyen", genopsætning af hele Microsoft platformen, samt træning af alle ledere og medarbejdere i brugen af de mange arbejdsredskaber, der er stillet til rådighed for det daglige arbejde. Dertil har Ringsted Kommune fået nyt Intranet og ny e-læringsplatform, der begge er sammentænkt med den digitale arbejdsplads.

Effektivisering og digitalt førstevalg digitale blanketter

Ringsted Kommune har i løbet af 2025 anskaffet et nyt blanket-system, der understøtter udarbejdelsen af borgervendte blanketter med MitID-login. Blanketter kan benyttes til at sætte strøm til mange typer af arbejdsgange fra digitale tilmeldinger, til ansøgninger, spørgeskemaer og meget andet. I en sammenlignelig kommune har de sat strøm til 600 arbejdsgange ved brug af et blanketsystem.

Ledelsesfokus på klima samt på børn og unges trivsel gennem data/ledelsesinformation

I 2025 har Ringsted Kommune haft et fornyet fokus på at levere bedre rettidig adgang til relevante data på relevant ledelsesniveau kan give bedre beslutninger. Det er et omfattende arbejde , som vil strække sig ind i overslagsårene. Eksempler på indsatsområder i 2025 er: Ledelsesinformation til brug i Koncernledelsen, Facility Management ledelsesinformation, Ledelsesdashboard til skoleområdet, samt bedre data til Udviklingsmodellen. I 2026 vil der bl.a. være fokus på Klimadata til opfølgning på Klimaplanen, samt Dataunderstøttet ledelse af Center for Klima og Vækst.

Fokus på beredskab i arbejdet med sikkerhedsteknologi

Ringsted Kommune har i mange år arbejdet på at forbedre IT-sikkerheden, og har i 2024 på baggrund af en politisk bevilling investeret i både log-opsamling og 24/7-overvågning af vores netværkstrafik. Samlet set er Ringsted Kommune et godt sted set i forhold til trusler om angreb udefra. I løbet af især 2025 har den geopolitiske situation ændret sig så markant at en ny type af trussel er opstået. Afhængigheden af udenlandsk teknologi er kommet i fokus på samme måde som afhængigheden af fx udenlands gas. Både Ringsted Kommunes digitale arbejdsplads, såvel som en stor del af de større fagsystemer er baseret på udenlandske platforme. Den nye trussel går på tilgængeligheden af disse platforme, da det ligger inden for en anden suveræn magts muligheden at begrænse adgangen eller ændre markant på prissætningen. I 2025 har der der været fokus på forarbejdet i forhold til at finde nye løsninger på denne nye trussel, og i 2026, vil der være fokus på et etablere et beredskab.

Digitalt førstevalg og merværdi i arbejdet med digitale borgeradgange

Digitaliseringsteamet har et særligt fokus på de digitale borgeradgange og har brugt 2025 på at kortlægge udfordringer, samt planlægge indsatser. En del indsatser er allerede i gang, flere fortsætter i 2026. Eksempler på projekter og indsatser omfatter Telefoni med stemmerobot-funktion, ny hjemmeside med mulighed for 24/7 afklaringer af regler og muligheder gennem chat-robot-funktion, implementering  af Digital Fuldmagt og Digitalt Samtykke, samt et fornyet fokus på mulighederne med Digital Post. 

Inddragelse og høring

Ikke relevant

Økonomi

Der var afsat 1.500.000 kroner i 2025 til en Teknologi og Digitaliseringspulje. Med udgangen af november, er 1.105.800 kroner uddelt til følgende indsatser:

En gennemgang af økonomiske potentialer i digitaliseringsarbejdet er lagt op i en særskilt sag.

Vurdering

Administrationen vurderer at Ringsted Kommune samlet set er godt i gang med at afprøve potentialer på de politisk vedtagne områder. En bred vifte af indsatser er sat i gang i alle centre, Koncernledelsen følger op på indsatsliste og pulje kvartalsvist og prioriterer medarbejderressourcer og midler.

Konsekvenser for handicapområdet

Der er ingen særskilte konsekvenser for handicapområdet.

Indstilling

Direktionen indstiller at Økonomiudvalget tager status på digitaliseringsarbejdet til efterretning.