Viborg

Justering af principperne for økonomistyring

25/28366 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Nej

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Resume

Byrådet fastsætter i henhold til styrelsesloven de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen, hvilket i Viborg Kommune sker i ”Principper for Økonomistyring”.
 
De seneste justeringer til principperne for økonomistyring blev godkendt i byrådet den 22. februar 2023 (link til sag nr. 14 i byrådet den 22. februar 2023).
 
Justeringerne i principperne vedrører ændringer som følge af behovet for at frigøre mere tid hos lederne.

Indstilling

Kommunaldirektøren foreslår, at Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til byrådet,
 
1. at udkastet til justerede principper for økonomistyring godkendes.
 

Beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget (2022-2025) den 10-12-2025

Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til byrådet,
 
1. at udkastet til justerede principper for økonomistyring godkendes.
Fraværende:
Peter Juhl

Beslutning i Byrådet (2022-2025) den 17-12-2025

Indstillingen fra Økonomi- og Erhvervsudvalget godkendes.
Fraværende:
Eva Pinnerup
Marianne Aaris Andersen
Niels Jørgen Ottesen

Sagsfremstilling

Historik

Den seneste justering af principperne for økonomistyring blev behandlet på byrådets møde den 22. februar 2023 (link til sag nr. 14 i byrådet den 22. februar 2023).
 

Inddragelse og høring

Intet.
 

Beskrivelse

Der er behov for at frigøre mere tid til ledelse. Ved at frigøre tid kan ledere bruge tiden på strategisk arbejde, langsigtet planlægning samt udvikling af medarbejdere og øget trivsel. Behovet øges yderligere i en tid med flere reformer, idet det i særlig grad stiller krav til implementeringskraft og forandringsledelse.
 
Justering af principperne for økonomistyring er et af flere tiltag til at frigøre mere tid hos lederne. Andre tiltag, som der er igangsat, er f.eks. optimering af sagsgange ved ansættelser, standardisering af redskaber til facilitering af kompetenceudvikling samt automatisk lukning af IT-brugere ved fratrædelse. Tiltagene vil medføre en markant lettelse hos lederne, som er vigtig i en reformtid for at have mere tid til faglig ledelse. Hertil kommer, at tiltagene samtidig er en del af byrådets beslutning om produktivitet som budgetstrategi og fokus på produktivitetsdagsordenen.
 
Med justeringerne skal de budgetansvarlige ledere ikke længere udføre stikprøvekontroller og dokumentere månedligt ledelsestilsyn. Derudover er justeringerne hovedsagelig en opsamling på allerede besluttede ændringer siden 2023. Det er forvaltningens vurdering, at justeringerne ikke vil ændre det reelle kontrolniveau.
 
Udkast til justerede principper for økonomistyring fremgår af bilag nr. 1.
 
Der er til de enkelte afsnit i principperne for økonomistyring tilknyttet bilag efter behov, hvori den mere praktiske del er beskrevet. Direktøren for Beskæftigelse, Økonomi og Personale er bemyndiget til at udarbejde og justere disse bilag efter behov.
 
De væsentligste justeringer er følgende:
 
  • Afskaffelse af stikprøvekontrol af fakturaer.
Tidligere skulle de budgetansvarlige sikre, at der udføres og dokumenteres stikprøvekontrol efter de fastsatte principper om omfang og hyppighed. Der lægges op til, at opfølgning og kontrol af bogføring understøttes administrativt fremover i det omfang, at det er nødvendigt.
 
  • Afskaffelse af dokumentation af månedligt ledelsestilsyn.
Fremover opnår de budgetansvarlige løbende et overblik over økonomien indenfor eget ansvarsområde via nyt støtteværktøj "Økonomisk Overblik" (afsnit 2.3).
 
  • Kontrol af udbetaling af kørselsgodtgørelse.
Justeringen betyder, at fremover kan kontrol af udbetaling af kørselsgodtgørelse udføres af en medarbejder, som er udpeget af nærmeste leder, eller via en automatiseret løsning, som følger Skats til enhver tid gældende retningslinjer (afsnit 3.1.3).
 
  • Ny proces for overførsler mellem årene.
Ansøgninger om overførsel af decentralt mindreforbrug over 5 pct. og central mindreforbrug afskaffes. Økonomistaben udarbejder et oplæg til direktionen på de samlede driftsoverførsler. På baggrund heraf udarbejder direktionen indstilling til Økonomi- og Erhvervsudvalget. Der er først og fremmest tale om en lettelse af den administrative opgave for de budgetansvarlige ledere med overførselsadgang (afsnit 1.3).
 
Herudover er der foretaget en række mindre redaktionelle ændringer.
 
Kommunens revisor (BDO) er i henhold til styrelsesloven på forhånd underrettet om de forventede ændringer til principperne for økonomistyring.
 

Alternativer

Intet.
 

Tidsperspektiv

Principper for økonomistyring jf. bilag nr. 1 træder i kraft, når byrådet har godkendt regelsættet.
 

Økonomiske forhold og konsekvenser

Intet.
 

Juridiske og planmæssige forhold

Intet.

Er du enig eller uenig?

22 items
  • Lydfiler null
  • Ressourcer null
  • Felter 1 items
    1. 6 items
      • Navn ""
      • Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <div><h3>Resume</h3> <span class='resume'><div><div><span>Byrådet fastsætter i henhold til styrelsesloven de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen, hvilket i Viborg Kommune sker i ”Principper for Økonomistyring”. </span></div><div><span> </span></div><div><span>De seneste justeringer til principperne for økonomistyring blev godkendt i byrådet den 22. februar 2023 (</span><a href="https://dagsordener.viborg.dk/vis?id=8ceef58e-8dd7-43b8-882f-49c3d33909f4&punktid=c872a5a8-2e04-4448-8090-b433afc95f32" target="_blank"><span>link til sag nr. 14 i byrådet den 22. februar 2023</span></a><span>). </span></div><div><span> </span></div><div><span>Justeringerne i principperne vedrører ændringer som følge af behovet for at frigøre mere tid hos lederne. </span></div></div></span> <h3>Indstilling</h3> <span class='indstilling'><div><div><span>Kommunaldirektøren foreslår, at Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til byrådet,</span></div><div><span> </span></div><div><span>1.</span><span> at udkastet til justerede principper for økonomistyring godkendes.</span></div><div><span> </span></div></div></span> <h3>Beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget (2022-2025) den 10-12-2025</h3> <span><div><div><span>Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til byrådet,</span></div><div><span> </span></div><div><span>1. at udkastet til justerede principper for økonomistyring godkendes.</span></div></div><div><div><b>Fraværende:</b></div><div>Peter Juhl</div></div></span> <h3>Beslutning i Byrådet (2022-2025) den 17-12-2025</h3> <span><div><div><span>Indstillingen fra Økonomi- og Erhvervsudvalget godkendes.</span></div></div><div><div><b>Fraværende:</b></div><div>Eva Pinnerup</div><div>Marianne Aaris Andersen</div><div>Niels Jørgen Ottesen</div></div></span> </div> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span><div><h3><span>Historik</span></h3><div><span>Den seneste justering af principperne for økonomistyring blev behandlet på byrådets møde den 22. februar 2023 (</span><a href="https://dagsordener.viborg.dk/vis?id=8ceef58e-8dd7-43b8-882f-49c3d33909f4&punktid=c872a5a8-2e04-4448-8090-b433afc95f32" target="_blank"><span>link til sag nr. 14 i byrådet den 22. februar 2023</span></a><span>).</span></div><div><span> </span></div><h3><span>Inddragelse og høring</span></h3><div><span>Intet.</span></div><div><span> </span></div><h3><span>Beskrivelse</span></h3><div><span>Der er behov for at frigøre mere tid til ledelse. Ved at frigøre tid kan ledere bruge tiden på strategisk arbejde, langsigtet planlægning samt udvikling af medarbejdere og øget trivsel. Behovet øges yderligere i en tid med flere reformer, idet det i særlig grad stiller krav til implementeringskraft og forandringsledelse. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Justering af principperne for økonomistyring er et af flere tiltag til at frigøre mere tid hos lederne. Andre tiltag, som der er igangsat, er f.eks. optimering af sagsgange ved ansættelser, standardisering af redskaber til facilitering af kompetenceudvikling samt automatisk lukning af IT-brugere ved fratrædelse. Tiltagene vil medføre en markant lettelse hos lederne, som er vigtig i en reformtid for at have mere tid til faglig ledelse. Hertil kommer, at tiltagene samtidig er en del af byrådets beslutning om produktivitet som budgetstrategi og fokus på produktivitetsdagsordenen.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Med justeringerne skal de budgetansvarlige ledere ikke længere udføre stikprøvekontroller og dokumentere månedligt ledelsestilsyn. Derudover er justeringerne hovedsagelig en opsamling på allerede besluttede ændringer siden 2023. Det er forvaltningens vurdering, at justeringerne ikke vil ændre det reelle kontrolniveau. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Udkast til justerede principper for økonomistyring fremgår af bilag nr. 1. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Der er til de enkelte afsnit i principperne for økonomistyring tilknyttet bilag efter behov, hvori den mere praktiske del er beskrevet. Direktøren for Beskæftigelse, Økonomi og Personale er bemyndiget til at udarbejde og justere disse bilag efter behov. </span></div><div><span> </span></div><div><span>De væsentligste justeringer er følgende: </span></div><div><span> </span></div><ul><li style=""><span>Afskaffelse af stikprøvekontrol af fakturaer.</span></li></ul><div><span>Tidligere skulle de budgetansvarlige sikre, at der udføres og dokumenteres stikprøvekontrol efter de fastsatte principper om omfang og hyppighed. Der lægges op til, at opfølgning og kontrol af bogføring understøttes administrativt fremover i det omfang, at det er nødvendigt.</span></div><div><span> </span></div><ul><li style=""><span>Afskaffelse af dokumentation af månedligt ledelsestilsyn.</span></li></ul><div><span>Fremover opnår de budgetansvarlige løbende et overblik over økonomien indenfor eget ansvarsområde via nyt støtteværktøj "Økonomisk Overblik" (afsnit 2.3). </span></div><div><span> </span></div><ul><li style=""><span>Kontrol af udbetaling af kørselsgodtgørelse.</span></li></ul><div><span>Justeringen betyder, at fremover kan kontrol af udbetaling af kørselsgodtgørelse udføres af en medarbejder, som er udpeget af nærmeste leder, eller via en automatiseret løsning, som følger Skats til enhver tid gældende retningslinjer (afsnit 3.1.3).</span></div><div><span> </span></div><ul><li style=""><span>Ny proces for overførsler mellem årene.</span></li></ul><div><span>Ansøgninger om overførsel af decentralt mindreforbrug over 5 pct. og central mindreforbrug afskaffes. Økonomistaben udarbejder et oplæg til direktionen på de samlede driftsoverførsler. På baggrund heraf udarbejder direktionen indstilling til Økonomi- og Erhvervsudvalget. Der er først og fremmest tale om en lettelse af den administrative opgave for de budgetansvarlige ledere med overførselsadgang (afsnit 1.3).</span></div><div><span> </span></div><div><span>Herudover er der foretaget en række mindre redaktionelle ændringer.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Kommunens revisor (BDO) er i henhold til styrelsesloven på forhånd underrettet om de forventede ændringer til principperne for økonomistyring. </span></div><div><span> </span></div><h3><span>Alternativer</span></h3><div><span>Intet.</span></div><div><span> </span></div><h3><span>Tidsperspektiv</span></h3><div><span>Principper for økonomistyring jf. bilag nr. 1 træder i kraft, når byrådet har godkendt regelsættet.</span></div><div><span> </span></div><h3><span>Økonomiske forhold og konsekvenser</span></h3><div><span>Intet.</span></div><div><span> </span></div><h3><span>Juridiske og planmæssige forhold</span></h3><div><span>Intet.</span></div></div></span> </div></div>"
      • Tekst null
      • Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
      • Link "https://dagsordener.viborg.dk/Vis/Pdf/bilag/31665f3d-9e52-4694-b0bd-faa1196bca47"
      • DocumentId "31665f3d-9e52-4694-b0bd-faa1196bca47"
  • Presentations null
  • ItemDecision null
  • SagsNummer "25/28366"
  • Navn "Justering af principperne for økonomistyring"
  • Punktnummer "24"
  • Bilag 1 items
    1. 4 items
      • HarPdfVersion "true"
      • Order 0
      • Navn "Udkast til principper for økonomistyring"
      • Id "722c8710-1525-4c2c-a1d4-4684524221a2"
  • Documents null
  • Id "2b6f9add-534a-44f5-99a6-b3c9f050866a"
  • IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  • CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  • AgendaUid "d4d23248-c486-4876-98fd-256810243b57"
  • Number "24"
  • Sorting 24
  • IsOpen false
  • CaseNumber "25/28366"
  • SourceId null
  • Caption "Justering af principperne for økonomistyring"
  • CasePresentationUid null
  • ExternalAgendaItemAttendees 3 items
    1. 5 items
      • Name "Eva Pinnerup"
      • Email null
      • AttendanceType 2
      • Reason null
      • AgendaItemUid "2b6f9add-534a-44f5-99a6-b3c9f050866a"
    2. 5 items
      • Name " Marianne Aaris Andersen"
      • Email null
      • AttendanceType 2
      • Reason null
      • AgendaItemUid "2b6f9add-534a-44f5-99a6-b3c9f050866a"
    3. 5 items
      • Name " Niels Jørgen Ottesen"
      • Email null
      • AttendanceType 2
      • Reason null
      • AgendaItemUid "2b6f9add-534a-44f5-99a6-b3c9f050866a"