Hillerød Kommune har siden 2014 haft en samarbejdsaftale med Fonden for FrederiksborgCentret (Fonden) om drift og anvendelse af faciliteter ved FrederiksborgCentret (bilag 1-6 til sagen). Aftalen har dannet grundlag for kommunens brug af Fondens bygninger til kultur- og fritidsaktiviteter samt for samarbejdet om drift af kommunale bygninger og udearealer i området. Siden aftalens indgåelse er der sket en betydelig udvikling i området, både i forhold til faciliteter og foreningsliv. Den eksisterende aftale er derfor ikke længere tidssvarende, og der er nu i samarbejde med Fondens direktion udarbejdet et udkast til en ny samarbejdsaftale, som erstatter aftalen fra 2014.

Økonomiudvalget behandlede status på drifts- og samarbejdsaftalen mellem Fonden for FrederiksborgCentret og Hillerød Kommune på møde den 20. august 2025, hvor udvalget bl.a. drøftede vilkår for forplejning. Økonomiudvalget gav udtryk for et ønske om at tilbyde forskellige alternativer til foreningerne til differentierede priser. Fonden ønsker fortsat at tilbyde forplejning til brugerne både som cafédrift og til større arrangementer. Fonden fastholder, at forplejningen skal tilbydes til alle brugergrupper til markedspriser ud fra et synspunkt om at det skal være økonomisk rentabelt for Fonden. Fonden fastholder ligeledes, at det ikke er muligt for Fonden at tilbyde billigere forplejning til børn og unge uden at gå på kompromis med den økonomiske bæredygtighed. Forvaltningen henleder opmærksomheden på, at foreningerne har mulighed for at medbringe egen mad, når aktiviteterne foregår i kommunale bygninger fx på skoler. Dermed kan foreningerne vælge en billigere løsning ved at benytte disse faciliteter til spisning.

Fondens bestyrelse har på møde den 3. december 2025 godkendt hovedaftalen og bilag 3 vedr. kommunens anvendelse af Fondens bygninger med bemærkning om, ”at aftalen skal godkendes af Fondens revisor og at den nye Kommunalbestyrelse er opmærksom på Fondens advokats notat vedr. ordlyden i aftalen om ”Leje vs. Stille til rådighed” (Kommunens lånebekendtgørelse), hvilket fremgår af tidligere fremsendte mail den 22.10 2025 til Erik Nygreen, Nick Kjær Skovgaard og Peter Frederiksen.

Bestyrelsen imødeser desuden gerne, at Bilag 1 og 2 færdiggøres og til endelig beslutning inden udgangen af februar 2026.”  

Aftaleudkastet består af en hovedaftale (bilag 7 til sagen) med tilhørende bilag:

Bilag 1: Drift og service af kommunens bygninger (Ikke vedhæftet sagen)

Bilag 2: Drift og service af de kommunale udearealer (Ikke vedhæftet sagen)

Bilag 3: Kommunens anvendelse af Fondens bygninger (bilag 8 til sagen)

Bilag 4: Oversigt over bygninger, faciliteter og udearealer i området. (bilag 9 til sagen).

Hovedaftalen fastlægger rammerne for samarbejdet, mens bilagene beskriver specifikke forhold. Bilag 1 og 2 til hovedaftalen omhandler drift og service af kommunale bygninger og udearealer, men disse bilag er fortsat under udarbejdelse og indgår derfor ikke i denne sagsfremstilling. Forvaltningen forventer ikke at den efterfølgende behandling af bilag 1 og 2 giver anledning til ændringer i hovedaftalen eller bilag 3. Økonomiudvalget og byrådet skal alene tage stilling til hovedaftalen og bilag 3, som beskriver kommunens rådighed over haller, træningslokaler og klublokaler i Fondens bygninger, herunder tidsrum for brug, regler for nøgler og ansvarsforhold.

Formålet med aftalen er at sikre en klar og gennemsigtig aftale, hvor det tydeligt fremgår, hvilke faciliteter Fonden stiller til rådighed for kultur- og fritidsaktiviteter i Hillerød Kommune samt klarhed over hvilke drifts- og serviceopgaver, der indgår i aftalen. Aftalen bygger på lokalplanen for området og Fondens vedtægter.

Ændrede forhold for foreningerne

Den nye samarbejdsaftale indebærer flere ændringer i forhold til den tidligere aftale fra 2014. Ændringerne er gennemført for at imødekomme både Fondens og foreningernes behov og ønsker samt for at skabe større fleksibilitet i udnyttelsen af kapaciteten.

En væsentlig ændring vedrører reglerne for aflysninger. I den tidligere aftale kunne Fonden ikke aflyse foreningernes træning mere end 5 gange på samme ugedag og tid i en sæson. I den nye aftale er der ikke et maksimum for antallet af aflysninger, men Fonden bestræber sig på at minimere antallet af aflysninger (træning) af foreningernes brug i arenaen, hal 1 og hal 2 under hensyntagen til de kommercielle aktiviteter. Denne justering giver Fonden en større grad af fleksibilitet til at håndtere kommercielle aktiviteter, samtidig med at der fortsat er en klar og accepteret forventning til Fonden om at minimere aflysninger og varsle i god tid.

Der er i den nye aftale indført mulighed for foreningerne til at benytte de tildelte faciliteter til egne stævner og kulturelle aktiviteter efter forudgående aftale med både Fonden og Kommunen. Ved sådanne arrangementer skal foreningen betale de direkte omkostninger forbundet hermed til Fonden, eksempelvis udgifter til ekstra opstilling, leje af udstyr eller vagter ved overnatning. Denne ændring betyder, at nogle foreninger, som tidligere har haft særskilte aftaler med Fonden, kan opleve ændringer i prisen for arrangementer – for nogle kan det blive dyrere, mens andre kan opleve lavere omkostninger.

Generelt får kommunen mere rådighed i den nye aftale, blandt andet i bordtennislokalet og i Faxe Kondi Hal 1 og 2 samt i tre uger i sommerferien. Derudover har kommunen mulighed for at benytte faciliteterne til kulturelle aktiviteter hele dage i op til 25 dage om året efter aftale med Fonden.

Der er desuden indført en større fleksibilitet i åbningstiderne i øvrige ferieperioder, hvilket giver mulighed for at benytte trænings- og klublokaler selvom hallerne og Royal Stage er lukket.

Samlet set anser forvaltningen ændringerne som udtryk for en balance mellem at sikre foreningernes adgang til faciliteterne og at give Fonden mulighed for at udnytte kapaciteten bedst muligt, så både kommunale og kommercielle aktiviteter kan afvikles effektivt.

Bilag 1 og 2 til hovedaftalen, der beskriver drift og service af de kommunale bygninger og udearealer vil blive fremlagt til politisk behandling, når de er endeligt udarbejdet, forventeligt i februar 2026.