I tilfælde af, at et medlem af byrådet er fraværende med lovligt anmeldt forfald, skal der indkaldes stedfortræder for den pågældende. Stedfortræderen er den person, der i følge valgopgørelsen står øverst på stedfortræderlisten for den pågældende kandidatliste.

Hvis en stedfortræder er indkaldt til et møde i byrådet, skal byrådet træffe beslutning om, hvorvidt betingelserne for stedfortræderens indtræden er til stede, jf. § 15, stk. 4. i den kommunale styrelseslov. Dette indebærer dels en stillingtagen til, hvorvidt der foreligger et forfald der berettiger til stedfortræder indkaldelse, jf. styrelsesvedtægten for Hillerød Kommune § 21, og dels en stillingtagen til, hvorvidt stedfortræderen er rette stedfortræder og valgbar.