Det fremgår af sag nr. 77 på Børne- og Familieudvalgets dagsorden 11.9. 2025, at specialinstitutionen Solen skal drives efter Barnets Lov § 83, jfr. § 82 og ikke efter Dagtilbudslovens §4. Det har bl.a. den betydning, at de indskrevne børns forældre ikke skulle have været opkrævet forældrebetaling. Det blev derfor i sagens videre behandling i Økonomiudvalget besluttet, at der skulle ske en tilbagebetaling til forældrene i Solen tilbage til oktober 2021. Beslutningen om tilbagebetalingen og perioden blev besluttet på baggrund af en vurdering af advokatfirmaet Kromann Reumert.

Denne tilbagebetaling finder konkret sted i begyndelsen af december 2025 til 103 familie (10 familier har i forvejen har 100% friplads og skal derfor ikke have penge tilbage). Den samlede udgift hertil kan nu endelig fastsættes til 1,7 mio. kr.

Som nævnt i sagen ville forvaltningen afdække, hvorvidt omlægningen af Solen har betydning for tilbagebetaling af den generelle forældretakst. Når Solen drives efter Barnets Lov indgår udgiften ikke længere i grundlaget for udregningen af den generelle forældrebetaling. Kommunen må i henhold til Dagtilbudsloven højest opkræve forældrebetaling på 25% af bruttoudgifterne. Da Vejle Kommune generelt har opkrævet forældrebetaling tæt op til de 25%, medfører udtagelsen af udgifterne til Solen, at den samlede betaling har været højere end de 25%.

Vejle Kommune har på denne baggrund igen indhentet en vurdering af spørgsmålet om tilbagebetaling hos advokatfirmaet. Vurderingen er, at der skal ske en tilbagebetaling af den for meget opkrævede forældrebetaling tilbage til oktober 2021 - altså den samme periode, som det var tilfældet med forældrebetalingen for Solen.

Advokatfirmaet har også forholdt sig særskilt til perioden fra oktober 2021 til april 2022, hvor tilbagebetalingen vil være forbundet med betydelige administrationsudgifter, da betalingerne vil skulle behandles manuelt. Der blev på daværende tidspunkt anvendt et andet system til håndtering af forældrebetalingen, hvorfor udbetalingen vil skulle baseres på listeudtræk fra leverandøren, som derefter skal behandles manuelt. Vurderingen fra advokatfirmaet er, at udgangspunktet er, at der også her vil være en pligt til at genoptage sagerne med henblik på tilbagebetaling. 

Forvaltningen har på nuværende tidspunkt ikke det endelige overblik over størrelsen på tilbagebetalingen, da det afhænger af konkrete beregninger af fripladstilskud. Samlet set vil det fra oktober 2021 til og med 2025 udgøre samlet takstnedsættelse på 11,8 mio. kr., hvorfra der skal fratrækkes fripladser. Det samlede beløb forventes herefter at udgøre ca. 9,5 mio. kr.

Udover udgiften til selve tilbagebetalingen vurderes det, at den manuelle behandling af betalingerne vil medføre ekstra lønudgifter for ca. 200.000 kr. og et ukendt beløb til leverandøren for leverance af data fra det udfasede IT-system (skønnes til 100.000 kr.). Den samlede udgift estimeres til ca. 9,8 mio. kr.

Det er på nuværende usikkert, hvornår selve tilbagebetalingen kan finde sted, men det forventes, at processen kan afsluttes i første halvdel af 2026. For den enkelte familie vil tilbagebetalingen variere meget. Tilbagebetalingsbeløbet afhænger af år, pasningsperiode, pasningstype og diverse fripladser. Der har i perioden løbende været indskrevet mellem 5.500 og 6.500 børn i vuggestuer, dagpleje og børnehave. Tilbagebetalingen påvirker kun dagplejetaksten i 2021, 2022 og 2023, mens alle børnehave- og vuggestuetakster påvirkes i hele perioden.

Den vedtagne takst for 2026 overstiger ikke de 25%, hvorfor omlægningen ikke giver anledning til ændringer i de godkendte takster for næste år.