Med denne sag får By- og Kulturudvalget en opsamling på den mundtlige evaluering af udvalgsperioden fra mødet den 8. oktober 2025. Evalueringens pointer fremgår af dagsordensteksten og er delt op i:

1. Væsentligste pointer vedrørende indeværende udvalgsperiode.
2. En stafet med anbefalinger og gode råd til det kommende udvalg og forvaltningens understøttelse.

På udvalgsmødet den 8. oktober blev drøftelsen inddelt i fire tematikker. Det er også disse fire tematikker, som opsamlingen tager udgangspunkt i:

1. Udvalgsmøder: Arbejdsformen og forvaltningens understøttelse af udvalgsmøderne – herunder politiske dagsordener.
2. Arbejdet som by- og kulturudvalgsmedlem.
3. Det gode samspil i By- og Kulturudvalget.
4. By- og Kulturudvalget – anbefalinger til det nye udvalg og forvaltningens understøttelse (stafet).

Ad. 1. Udvalgsmøder: Arbejdsformen og forvaltningens understøttelse af udvalgsmøderne – herunder politiske dagsordener

• Der ses en generel forbedring af dagsordenerne siden evalueringen i november 2024. Der er generelt færre sager og sagerne er mindre "tunge". Der er dog fortsat behov for at sætte fokus på dagsordenernes længde, kompleksitet og generelle læsevenlighed. 
• Bilagene kan være meget store og svære at sætte sig ind i.
• Nogle sager har et givent udfald på forhånd og den politiske behandling opleves derfor som overflødig.
• For at kunne træffe oplyste beslutninger er det væsentligt, at udvalgsmedlemmerne kan have en åben og kritisk tilgang til sagerne.
• Udvalget er glade for embedsværkets ageren på udvalgsmøderne.

Ad. 2. Arbejdet som by- og kulturudvalgsmedlem.

• Det politiske råderum for udvalgsmedlemmerne er ikke altid tydeligt.
• Nye udvalgsmedlemmer bruger meget tid på at forstå tekniske begreber.
• Hybridmøder blev fremhævet af et medlem som et positivt alternativ, når det er eneste mulighed for deltagelse.

Ad. 3. Det gode samspil i By- og Kulturudvalget.

• Udvalget har en generelt god tone og plads til forskellighed.
• Medlemmerne udviser stor rummelighed for politiske holdninger og har respekt for talerækken.
• Den kollegiale stemning fremhæves som en styrke.
• Udvalgets ture til fx Malmø og Hamborg har været meget værdifulde både fagligt og socialt.

Ad. 4. By- og Kulturudvalget – anbefalinger til det nye udvalg og forvaltningens understøttelse (stafet).

Til forvaltningen:

• Forsat fokus på dagsordenernes længde, kompleksitet og generelle læsevenlighed.
• Resumeerne skærpes og målrettes i endnu højere grad for at gøre udvalgsmedlemmerne i stand til at indgå i sagens drøftelse.
• Sproget skal være præcist og kortfattet.
• Der udarbejdes en parlør/pixibog med fagbegreber, som udvalgsmedlemmerne typisk vil støde på i sagsfremstillinger og bilag.
• Det politiske råderum skal gøres tydeligt. Særligt i starten af udvalgsperioden.
• Forvaltningen forbereder et forslag til, at nogle sager behandles administrativt i stedet for politisk.
• Der planlægges studieture ud af huset samt en ryste-sammen-tur tidligt i udvalgsperioden.

Til det kommende udvalg:

• Der er behov for sammenhold og tydelig kommunikation i udvalget, da man ofte er under pres fra omverdenen - navnlig medierne.
• Arrangementer af mere social karakter og udvalgsture bør prioriteres.
• Erfarne udvalgsmedlemmer bør være opmærksomme på, at nye udvalgsmedlemmer kommer med forskellige forudsætninger.
• Kritik af forvaltningens oplysning af en sag er meget velkommen på udvalgsmøderne men bør holdes ude af byrådssalen, hvor embedsværket ikke har mulighed for at uddybe.

Der er i udvalgsperioden foretaget to evalueringer af udvalgets arbejde og forvaltningens understøttelse. En evaluering af udvalgets første år i januar 2023, samt en midtvejsevaluering i november 2024. Denne evaluering er dermed den tredje og sidste i udvalgsperioden.