Solrød Kommunes kontrakt vedrørende drift af vej- og parkområdet udløber ultimo september 2026 uden mulighed for yderligere forlængelse. Jf. Udbuds- og indkøbspolitikken skal Byrådet godkende proces, udbudsmaterialet samt tildeling af kontrakt til vindende leverandør. Byrådet godkendte proces- og tidsplan for udbuddet på mødet den 26. marts 2025.

Administrationen har udarbejdet forslag til udbudsmateriale, der vedlægges som bilag til sagen. En sammenfatning af udbudsbetingelser gives i bilag. I materialet indgår cases for 4 områder i kommunen, som kan udvikles. De 4 cases præsenteres i vedlagte bilag.

Det samlede udbudsmateriale er præsenteret i de øvrige bilag til sagen.

I det følgende er redegjort for de væsentlige dele af udbuddet.

Kontraktens omfang

Den udbudte opgave består af to leverancer:

• Hovedleverance: Drift, vedligeholdelse og renhold af kommunens grønne områder og veje, pleje af naturområder og en række opgaver vedrørende vandløb, akutopgaver og øvrige serviceopgaver.
• Vintertjeneste: Udførelsesopgaven vedrørende vintertjeneste

Kravspecifikationer/kvalitetsbeskrivelser vedrørende den gældende kontrakt er blevet præciseret og justeret i overensstemmelse med de erfaringer, som er opnået gennem de seneste otte år, f.eks. i form af kvalitetsbeskrivelse af bevoksning, belægning, vejudstyr og tilsvarende. Tilsvarende er mængder blevet justeret i takt med, at fejl i gamle beskrivelser er blevet fundet, nye anlæg etableret/justeret eller andre forhold, som måtte være opstået/aftalt med leverandøren.

Økonomisk ramme

Administrationen foreslår et prisloft på 12,130 mio. kr. (11,102 mio. kr. for hovedleverancen og 1,028 mio. kr. for vintertjenesten) for den udbudte opgave. Prisloftet er fremkommet fra den vedtagne budgetramme for 2026. Tilbydes en pris, der ligger over prisloftet, anses tilbuddet som ikke konditionsmæssigt og indgår ikke i konkurrencen.

Cases - områder til udvikling

Administrationen har udarbejdet cases for fire konkrete områder i kommunen, som med fordel kan udvikles - se bilag. fire cases omfatter specifikke arealer omfattet af kontrakten.

Overordnet er de 4 områder valgt ud fra en række kriterier, der handler om:

Geografisk placering i kommunen, fokus fra borgerperspektiv (herunder om områderne giver anledning til mange henvendelser), overskuelighed, naturoplevelser og muligheder for at skabe øget biodiversitet.

• Case 1: Forskønnelse af en del af Jersie Strandvej, midterrabat (der er tale om en lille del af Strandvejen, det sker ud fra et ønske om at få erfaringstal i forhold til, hvad der er af muligheder for begrønning af Jersie Strandvej).
  Der er løbende kommet mange henvendelser fra borgere og grundejerne i Jersie, omhandlende en begrønning og forskønnelse af midterrabaten på Jersie Strandvej. Det er et område som administrationen ønsker at begrønne og forskønne, samtidig med at der skabes øget biodiversitet. På denne måde ville vi kunne visualisere et stykke af midterabatten og få erfaringer med drifts og anlægs metoder.
• Case 2: Havdrup Bymidte - Bymidten er et torv med forskellige installationer såsom sidde-blokke, skaterbakker, klatrenet, nedsænket scene/opholdsplads mv. Intentionen har været et mødested; et opholdssted – men funktionen er i dag et gennemgangsområde. Pladsen virker forblæst og hård med den meget belægning Det nuværende inventar ønskes som udgangspunkt bevaret: den nedsænkede opholdsplads, asfaltbakker, stålplatform, ledelinjer, belysning mv. At gøre pladsen mere intim, indbydende med ”vægge” i form af hegn og/eller beplantning, skal gøre pladsen til et naturligt opholdssted. Højere beplantning i stedet for klippet græs, store plantekasser, måske hække; kan skabe mindre indsyn og åbenhed – der kan tænkes flere, mindre rum i ”det store rum”.

• Case 3: Plantebede, centerparkeringen Syd: P-pladserne er opdelt af lange, ensformige bede, som bilerne parkerer op imod. Bedene er med monokultur af lav, klippet busk iblandet græsukrudt. Buskene er plantet på en jordvold. I bedene er også træer med varierende afstand og arter.
• Case 4: Driftsformer og biotoper til Havdrup Nyskov - En efterhånden ganske etableret skov iblandet græsarealer. Skoven behøver pleje/udtynding og fremstår mere som krat end skov, hvor planterne presser hinanden, bliver tynde og uden styrke i stammerne. Der skabes et varieret udtryk i både de forskellige skovdele og de forskellige græs-/urtearealer. Målet er varierende elementer og derved forskellige biotoper. Både i skovpartierne og i de lysåbne områder. Dødt ved forbliver i området, da bæredygtig drift er i fokus. Forslaget skal sikre en fortsat nem og billig drift

Det foreslås, at Byrådet skal udvælge to cases fra ovenstående områder til udvikling, som herefter vil indgå i udbuddet.

Procedure

Udbuddet foreslås gennemført som et begrænset udbud med forhandling. Det betyder, at alle interesserede virksomheder, der opfylder egnethedskrav, kan ansøge om at blive prækvalificeret. Alene prækvalificerede virksomheder (maks. fem) kan afgive tilbud.

Administrationens indstilling til tildeling af kontrakt forelægges Byrådet i april 2026.

Tildeling af kontrakt

Administrationen anbefaler, at kontrakten tildeles det økonomiske mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet "Bedste forhold mellem pris og kvalitet". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra under- og delkriterier med tilhørende vægtning som angivet nedenfor:

• Økonomi (20 %)
  • Vintertjeneste (20 %)
  • Enhedspriser for opgavetyper (80 %)
• Økonomisk værdi af cases og klippekort (30 %)
  • Cases (50 %)
  • Klippekort (50 %)
• Kvalitet i cases (30 %)
  • Det faglige kvalitetsløft (33,3 %)
  • Det visuelle og æstetiske indtryk set med borgerøjne (33,3 %)
  • Forslag til aktivitets- og handleplan (33,3 %)
• Miljø - reduktion af CO₂ (20 %)
  • Brug af emissionsfrie værktøj, redskaber og maskiner (50 %)
  • Brug af emissionsfrie køretøjer (50 %)

Ved underkriteriet "Økonomi" forstås prisen for vintertjenesten ved anvendelse af tilbudsgivers egne materiel samt enhedspriser for bestemte opgavetyper vedrørende hovedleverancen.

Ved underkriteriet "Økonomisk værdi af cases og klippekort" forstås prisen på gennemførelse af de to cases samt værdien af klippekortet, som kan anvendes til udviklings- og kvalitetsforbedringer i kontraktperioden. Udgifterne vil være indeholdt i prisloftet for hovedleverancen. Der er således tale om, at der ønskes mere kvalitet inden for den økonomiske ramme.

Ved underkriteriet "Kvalitet i cases" forstås kvalitetsløft af to geografiske områder, som skal udvikles og forbedres kvalitetsmæssigt inden for den afsatte økonomiske ramme. Tilbudsgiverne skal beskrive løsningsforslag for casene, som vil blive vurderet på baggrund af ovenstående delkriterier. Kommunen tillægger det positivt vægt, hvis beskrivelserne er konkrete og viser, at tilbudsgiver tager udgangspunkt i forholdene i Solrød Kommune. Bedømmelsen sker i forhold til opfyldelsen af de beskrevne forventninger til casene.

Ved underkriteriet "Miljø - reduktion af CO₂" forstås hvor stor en andel af tilbudsgivers vognpark samt arbejdsredskaber, som anvendes til opgaveløsningen i kontraktperioden, er emissionsfrie. Kommunen tillægger det positiv vægt, hvis procentdelen er så højt som muligt og viser, at tilbudsgiver investerer i den grønne omstilling ved genanskaffelse af køretøjer og redskaber.

Kontraktperiode

Kontrakten forventes at træde i kraft den 1. oktober 2026 og foreslås at løbe i fem år med mulighed for option på forlængelse op til 3 x 12 måneder på uændrede vilkår. En længere kontraktperiode gør det mere attraktivt for leverandører at byde på opgaven, og Solrød Kommune skal ikke for hyppigt gennemføre en ressourcekrævende udbudsproces.

Det er i overensstemmelse med Udbudsloven at kontrakten udbydes.

Det er ikke et lovkrav at udlicitere kommunens drift af vej og park.