Beredskabsplanens formål

Beredskabsplanens formål er at forberede organisationen på at kunne opretholde drift af kritiske funktioner, selvom organisationen påvirkes af ekstraordinære hændelser, som for eksempel mediekriser, datalæk, voldsomme oversvømmelser, voldsomme ulykker, angreb på kritisk infrastruktur m.v. I disse situationer skal der opretholdes en drift der sikrer, at krisen får så få konsekvenser for kommunen og omverden som muligt.Planen skal støtte ledere og medarbejdere til at handle rigtigt i situationer, hvor den ikke kan klares med almindelige ressourcer og rutiner, og hjælpe til med at få organisationen tilbage til "normal" drift så hurtigt som muligt.

Den generelle beredskabsplan suppleres med delplaner. Den generelle plan er overordnet og gælder for hele organisationen, hvorimod delplaner er mere specifikke for enten et fagområde eller en bestemt type hændelse. Alle delplaner skal udarbejdes med udgangspunkt i den generelle beredskabsplan. Delplanerne udarbejdes løbende og skal som udgangspunkt ikke godkendes af Byrådet. Delplanerne udarbejdes af de afdelinger, der har det pågældende fagområde/funktion under sig. Når delplanerne er udarbejdet, samles de i kommunens beredskabssystem, så de er tilgængelige for krisestaben.

Beredskabsplanens indhold

Den generelle del af beredskabsplanen består af fire afsnit:

1) Aktivering og drift af krisestab

2) Håndtering af informationer om krisen

3) Koordinering af handlinger og ressourcer

4) Krisekommunikation

Til beredskabsplanen udarbejdes også en del bilag og skabeloner. Disse forelægges ikke Økonomiudvalget og Byrådet, idet der alene er tale om dynamiske arbejdsdokumenter som f.eks. telefonlister, forslag til dagsordenpunkter, indretning af kriserum osv. Bilagslisten i beredskabsplanen ændres løbende, når der kommer nye bilag til, så den er kun et øjebliksbillede.

Når krisestaben aktiveres, samles en gruppe af relevante personer, der skal skabe sig et overblik over omfanget af krisen, analysere situationen, og lave en strategi for at komme gennem krisen på den bedst mulige måde. Krisestaben har den koordinerende rolle og har ansvaret for at identificere interessenter og kommunikere med disse. Ligeledes har krisestaben ansvaret for, at der bliver ageret korrekt i forhold til løsning af krisen.

Aktivering og drift af krisestaben

Aktivering af kriseberedskabet fremgår af planens afsnit 1.3. Ifølge planens afsnit 1.3.3. indkaldes krisestaben via kommunens kriseberedskabssystem. Ved aktivering af kriseberedskabssystemet vil der automatisk blive foretaget et opkald til en forud defineret personkreds afhængig af krisens omfang. Der vil ligeledes automatisk blive udsendt SMS og e-mail til den nævnte personkreds. Hvis al kommunikation er umulig grundet nedbrud af f.eks. netværk, telefonsystem og strøm, er der udarbejdes en instruks om at møde i krisestabsrummet på forud fastsatte tidspunkter. I yderste konsekvens er der udarbejdet en adresseliste, hvorefter krisestaben kan indkaldes ved at køre rundt til personernes privatadresse. Disse instrukser og adresselister er et bilag til den generelle beredskabsplan og opdateres løbende.

Alle kommunens beredskabsplaner vil altid forefindes på et USB-stik samt i printet form i de to krisestabsrum (Lokale 105 på rådhuset og lokale 25 på Østergade 62).

Det er kommunaldirektøren der løbende vil stå for information af borgmester og Byråd. Jfr. planens afsnit 3.4.1 har krisestaben kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Gribskov Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at man har indhentet politisk godkendelse.

Opmærksomhed på forebyggelse

Selve beredskabsplanen skal være med til at sikre, at kritiske hændelser kan håndteres effektivt og efter valgte retningslinjer.

Det er vigtigt, at organisationen i hverdagen tilrettelægger sit arbejde således, at sandsynligheden for, at en kritisk hændelse indtræffer, reduceres, eller at konsekvenserne af en kritisk hændelse minimeres mest muligt.

Beredskabsstyrelsen bliver orienteret

Beredskabsplanen sendes til Beredskabsstyrelsen til orientering. Beredskabsstyrelsen skal ikke godkende planen.