Indkøb
I forbindelse med indkøb af det nye lokalebookingsystem er der blevet afholdt flere workshops med brugerne, og udvalgte brugere er interviewet med henblik på at kortlægge deres behov og forståelse af brugervenlighed. På baggrund af indkomne data blev der udviklet en kravspecifikation, som blev sendt i udbud 31. januar 2025.

Administrationen havde håbet at kunne køre brugertest af systemet i forbindelse med evalueringen af budrunden. Det viste sig imidlertid ikke muligt med den tidshorisont, der var nødvendigt for at nå den første sæsonansøgning, i tilstrækkelig grad at kunne stille objektive og målbare kriterier op, der kunne sikre, at brugernes oplevelse af systemet kunne afgøre, hvilket system, der skulle indkøbes i sidste ende. Evalueringen af buddene skulle derfor afgøres af mindstekravet til systemet og prisen.

Der kom ét bud ind på forespørgslen. Budgiveren opfyldte heldigvis alle funktionskrav og budget.

Budgiveren er en kendt leverandør, der også leverer lokalebooking i ca. 30 andre kommuner, hvor adspurgte kommuner omtalte leverandøren positivt. På den baggrund besluttede administrationen i slutningen af februar at indgå samarbejde med Winkas lokalebookingsystem.

Implementering

Efterfølgende er Winkas lokalebookingsystemet implementeret, den første sæsonansøgningsrunde er foretaget, og det gamle system er udfaset.

Der har i samarbejde med Borgerservice været afhold flere workshops og åbent hus- arrangementer, hvor borgerne har kunne møde op og få hjælp til deres sæsonansøgninger, samt lære det nye system at kende. Tilbagemeldingerne har været overvejende positive, selvom det kan opleves udfordrende for borgerne at skifte system.

Det er muligt at finde lokalebookingsystemet enten via Horsholm.dk eller man kan komme direkte til lokalebooking via linket booking.horsholm.dk

Arbejdet med implementeringen foregår fortsat. Der arbejdes fx på layout- og fejlrettelser, der løbende findes i brugen af systemet.  

Winkas lokalebookingsystem integrerer med de målinger, vi har på brugen af udvalgte haller og sale. Her er opsætningen afsluttet og systemerne fungerer godt sammen. Man kan altså fremadrettet få gode data på haller og sales anvendelsesgrad. 

Winkas integrerer desuden med outlook, så mødelokaler i Kulturhus Trommen, Idrætsparken og Lågehuset nu er mulige for ansatte at booke til arbejdsrelaterede formål via deres outlook-kalender. Der er fx ansatte, der gør brug af Kulturhus Trommens mødelokaler til møder med borgere, der gerne skal foregå på neutral grund eller Lågehuset, der bookes af skoler og daginstitutioner. 

Winkas tilbyder desuden en app til foreningerne, sådan at foreninger via deres telefoner kan booke og afbooke tider, de ikke benytter. Appen har også en funktion, hvor man kan tilmelde sig beskeder om ledige lokaler på udvalgte faciliteter.

Appen er i brug i Frederiksberg, Rødovre og Rudersdal kommune. De tre kommuner oplever imidlertid, at appen ikke har tilstrækkelig brugervenlighed til at den bliver benyttet. Der er derfor indledt et samarbejde med disse kommuner om at få appen videreudviklet til den opleves anvendelig af brugerne. Dette arbejde er påbegyndt men vil fortsætte ind i 2026. Brugerne bliver inddraget i udviklingen i løbet af december 2025. En egentlig implementering af appen kan i bedste fald foregå i forbindelse med den kommende sæson, der starter i august 2026.

I 2026 vil der desuden komme en opdatering af Hørsholm Kommunes lokaleregulativ, sådan at lokaleregulativet er overensstemmende med procedurerne i det nye lokalebookingsystem.