Egedal

Retningslinjer for lokaleleje - orientering

24/7293 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Nej

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Beslutningstema

På baggrund af aktuelle forespørgsler og et ønske om at sikre ens vilkår for foreningerne orienteres om retningslinjer for lokaleleje.

Kompetence til afgørelse

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Administrationen indstiller, at orientering tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Egedal Kommune modtager løbende en række forespørgsler på udlån af faciliteter til forskellige typer af aktiviteter og events. Udlån og udlejning af kommunale faciliteter kræver en klar hjemmel. Den hjemmel findes i Folkeoplysningsloven samt i Kommunalfuldmagtsreglerne.
 
Udlån af faciliteter efter Folkeoplysningsloven
En kommune er i henhold til Folkeoplysningsloven forpligtet til at stille egnede og ledige lokaler gratis til rådighed for hjemmehørende og godkendte folkeoplysende foreninger til aktiviteter, der ligger indenfor foreningens formål.
 
De faciliteter, der er vurderet egnede til Folkeoplysende formål, kan bookes via Kommunens booking- og tilskudsportal. Lokalerne er som udgangspunkt ledige, når kommunen ikke selv anvender disse samt indenfor de åbningstider, der er defineret i Kommunens Regler for Lokalefordeling. De regler er senest godkendt af Kultur, - Fritids- og Erhvervsudvalget december 2023. 
 
Udlån af faciliteter efter Folkeoplysningsloven sker for eksempel, når fodboldklubberne booker græs- og kunstgræsbaner til træning og stævner. Det sker også, når lokale musik- eller revyforeninger øver og afholder koncerter og revy for borgerne. Faciliteter udlånes gratis, fordi foreningen er folkeoplysende og aktiviteten ligger indenfor foreningens godkendt formål.
 
Det har igennem årtier i øvrigt været kutyme, at administrationen har godkendt foreningsbookinger til afholdelse af visse typer af sociale arrangementer, når disse som eksempel foregår som foreningens jule- eller sommerafslutning. Her udlånes faciliteter gratis, selv om arrangementet ikke direkte indgår i foreningens formål, men fordi administrationen vurderer, at der er tale om fællesskabsskabende aktiviteter for foreningens medlemmer som indirekte understøtter foreningens formål. 
 
Når Kommunen udlåner faciliteter efter Folkeoplysningsloven stilles disse vederlagsfrit til rådighed, inkl. f.eks. el, varme og rengøring. Der kan ikke opkræves takster for ekstra rengøring eller andre ekstra udgifter forbundet med foreningernes aktiviteter.
 
Kun lejlighedsvis godkender administrationen folkeoplysende arrangementsforespørgsler uden for den godkendte åbningstid. Det sker, når en forening i forbindelse med et stævne har besøg af deltagere fra andre kommuner, som ønsker at overnatte på en skole eller lign. Eller når oprydning efter et stort arrangement går en time ud over almindelig åbningstid, og afholdes i en facilitet hvor det forventes, at brugerne selv kan låse faciliteten forsvarlig af. Igen er der tale om aktiviteter, som vurderes at være indenfor foreningens godkendte folkeoplysende formål.
 
Udlån af faciliteter efter Kommunalfuldmagtsreglerne
I henhold til Kommunalfuldmagtsreglerne kan Byrådet vælge at udlåne faciliteter som støtte til aktiviteter, som kommunen selv kunne have varetaget.
 
I Egedal har Byrådet i februar 2021 besluttet, at lokalafdelinger af landsdækkende foreninger eller lokal ikke folkeoplysende fritidsforening kan låne faciliteter, hvis foreningens formål er almennyttigt. Det betyder i praksis, at for eksempel lokalforeninger under Ældre Sagen, Røde Kors og lignende også har adgang til gratis at booke egnede og ledige faciliteter i Egedal.
 
Derudover har Byrådet i august 2025 godkendt regler for udlån af lokaler til grundejer-, bolig- og antenneforeninger til afholdelse af generalforsamlinger og administrative møder relateret til foreningens formål. Det fremgår heraf, at der vil blive opkrævet leje i forbindelse med aktiviteter af social karakter. 
 
Udlejning af faciliteter efter Kommunalfuldmagtsreglerne
Udover ovenstående, kan en Kommune vælge at udleje faciliteter i henhold til Kommunalfuldmagtsreglerne. Der kan alene udlejes såkaldt overskudskapacitet, og udlejning skal ske til markedspriser. 
 
Udlejning af faciliteter sker for eksempel til private udbydere, når en lokal privat fysioterapeut ønsker at anvende svømmehallens varmtvandsbassin til behandlinger, eller når en privat danseskole ønsker at holde afdansningsbal i en aula. I de situationer vurderer administrationen, om der er ledig kapacitet og der opkræves takster jf. det til en hver tid politisk godkendte takstblad. 

I visse tilfælde vælger Egedal Kommune også at stille lokaler til rådighed for det lokale foreningsliv, selv om de aktiviteter, der afholdes i lokalerne, ikke kan betragtes som folkeoplysende eller er i overensstemmelse med foreningens formål. I disse tilfælde er der tale om udlejning til markedspris jf. takstbladet. I de tilfælde, hvor arrangementerne går ud over den almindelige åbningstid eller kræver ekstra udstyr og/eller ekstra rengøring, opkræves der også takster for dette. Det medfører, at der opkræves leje, når for eksempel en idrætsforening afholder en fest eller en koncert, også selv om formålet med arrangementet er at indsamle penge til foreningens aktiviteter.
 
Idet Kommunen ikke gratis kan udlåne faciliteter til arrangementer af kommerciel karakter, medfører det også, at en lokal forening, der hyrer et kommercielt tivoli til et stort udendørsarrangement, skal betale en leje af faciliteterne, der svarer til det, et privat tivoli selv skulle have betalt for leje af tilsvarende. Foreningen kan i det tilfælde lade den private leverandør betale lejen direkte til Egedal Kommune eller selv opkræve lejen, som foreningen skal betale til Kommunen. 
 
I praksis betyder det, at foreninger opkræves leje når:
  • Der er tale om aktiviteter og event, der ligger udenfor foreningens godkendte formål og ikke i øvrigt kan anses som almennyttige.
  • En forening videreudlåner dele af en kommunal facilitet til en kommerciel aktør.
 
Det kan tilføjes, at nogle Kommuner har valgt at differentiere, så der er en takst for udlejning til foreninger og en anden takst for udlejning til kommercielle aktører. I Egedal er der aktuelt en årligt fastsat takst, der gælder alle former for udlejning.

Konsekvenser for budgettet

Sagen har ikke i sig selv konsekvenser for budgettet.

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget 2025 den 11-12-2025

Taget til efterretning.

Er du enig eller uenig?

22 items
  • Lydfiler null
  • Ressourcer null
  • Felter 1 items
    1. 6 items
      • Navn ""
      • Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <h3>Beslutningstema</h3> <span class='beslutningstema'><div><div><span>På baggrund af aktuelle forespørgsler og et ønske om at sikre ens vilkår for foreningerne orienteres om retningslinjer for lokaleleje. </span></div></div></span> <h3>Kompetence til afgørelse</h3> <span class='ukendt'><div><div><span>Folkeoplysningsudvalget.</span></div></div></span> <div><h3>Indstilling</h3> <span class='indstilling'><div><div><span>Administrationen indstiller, at orientering tages til efterretning. </span></div></div></span> </div> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span><div><div><span>Egedal Kommune modtager løbende en række forespørgsler på udlån af faciliteter til forskellige typer af aktiviteter og events. </span><span>Udlån</span><span> og </span><span>udlejning</span><span> af kommunale faciliteter kræver en klar hjemmel. Den hjemmel findes i Folkeoplysningsloven samt i Kommunalfuldmagtsreglerne.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Udlån af faciliteter efter Folkeoplysningsloven</span><br><span>En kommune er i henhold til Folkeoplysningsloven forpligtet til at stille egnede og ledige lokaler gratis til rådighed for hjemmehørende og godkendte folkeoplysende foreninger til aktiviteter, der ligger indenfor foreningens formål. </span></div><div><span> </span></div><div><span>De faciliteter, der er vurderet egnede til Folkeoplysende formål, kan bookes via Kommunens booking- og tilskudsportal. Lokalerne er som udgangspunkt ledige, når kommunen ikke selv anvender disse samt indenfor de åbningstider, der er defineret i Kommunens Regler for Lokalefordeling. De regler er senest godkendt af Kultur, - Fritids- og Erhvervsudvalget december 2023.</span><span>  </span></div><div><span> </span></div><div><span>Udlån af faciliteter efter Folkeoplysningsloven sker for eksempel, når fodboldklubberne booker græs- og kunstgræsbaner til træning og stævner. Det sker også, når lokale musik- eller revyforeninger øver og afholder koncerter og revy for borgerne. Faciliteter udlånes gratis, fordi foreningen er folkeoplysende og aktiviteten ligger indenfor foreningens godkendt formål. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Det har igennem årtier i øvrigt været kutyme, at administrationen har godkendt foreningsbookinger til afholdelse af visse typer af sociale arrangementer, når disse som eksempel foregår som foreningens jule- eller sommerafslutning. Her udlånes faciliteter gratis, selv om arrangementet ikke direkte indgår i foreningens formål, men fordi administrationen vurderer, at der er tale om fællesskabsskabende aktiviteter for foreningens medlemmer som indirekte understøtter foreningens formål.</span><span>  </span></div><div><span> </span></div><div><span>Når Kommunen udlåner faciliteter efter Folkeoplysningsloven stilles disse vederlagsfrit til rådighed, inkl. f.eks. el, varme og rengøring. Der kan ikke opkræves takster for ekstra rengøring eller andre ekstra udgifter forbundet med foreningernes aktiviteter. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Kun lejlighedsvis godkender administrationen folkeoplysende arrangementsforespørgsler uden for den godkendte åbningstid. Det sker, når en forening i forbindelse med et stævne har besøg af deltagere fra andre kommuner, som ønsker at overnatte på en skole eller lign. Eller når oprydning efter et stort arrangement går en time ud over almindelig åbningstid, og afholdes i en facilitet hvor det forventes, at brugerne selv kan låse faciliteten forsvarlig af. Igen er der tale om aktiviteter, som vurderes at være indenfor foreningens godkendte folkeoplysende formål. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Udlån af</span><span> </span><span>faciliteter efter Kommunalfuldmagtsreglerne</span></div><div><span>I henhold til Kommunalfuldmagtsreglerne kan Byrådet vælge at </span><span>udlåne</span><span> faciliteter som støtte til aktiviteter, som kommunen selv kunne have varetaget. </span></div><div><span> </span></div><div><span>I Egedal har Byrådet i februar 2021 besluttet, at lokalafdelinger af landsdækkende foreninger eller lokal ikke folkeoplysende fritidsforening kan låne faciliteter, hvis foreningens formål er almennyttigt. Det betyder i praksis, at for eksempel lokalforeninger under Ældre Sagen, Røde Kors og lignende også har adgang til gratis at booke egnede og ledige faciliteter i Egedal. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Derudover har Byrådet i august 2025 godkendt regler for udlån af lokaler til grundejer-, bolig- og antenneforeninger til afholdelse af generalforsamlinger og administrative møder relateret til foreningens formål. Det fremgår heraf, at der vil blive opkrævet leje i forbindelse med aktiviteter af social karakter.</span><span>  </span></div><div><span> </span></div><div><span>Udlejning af</span><span> </span><span>faciliteter efter Kommunalfuldmagtsreglerne</span></div><div><span>Udover ovenstående, kan en Kommune vælge at </span><span>udleje</span><span> faciliteter i henhold til Kommunalfuldmagtsreglerne. Der kan alene udlejes såkaldt overskudskapacitet, og udlejning skal ske til markedspriser.</span><span>  </span><br><span> </span></div><div><span>Udlejning af faciliteter sker for eksempel til private udbydere, når en lokal privat fysioterapeut ønsker at anvende svømmehallens varmtvandsbassin til behandlinger, eller når en privat danseskole ønsker at holde afdansningsbal i en aula. I de situationer vurderer administrationen, om der er ledig kapacitet og der opkræves takster jf. det til en hver tid politisk godkendte takstblad.</span><span>  </span></div><div><br><span>I visse tilfælde vælger Egedal Kommune også at stille lokaler til rådighed for det lokale foreningsliv, selv om de aktiviteter, der afholdes i lokalerne, ikke kan betragtes som folkeoplysende eller er i overensstemmelse med foreningens formål. I disse tilfælde er der tale om udlejning til markedspris jf. takstbladet. I de tilfælde, hvor arrangementerne går ud over den almindelige åbningstid eller kræver ekstra udstyr og/eller ekstra rengøring, opkræves der også takster for dette. Det medfører, at der opkræves leje, når for eksempel en idrætsforening afholder en fest eller en koncert, også selv om formålet med arrangementet er at indsamle penge til foreningens aktiviteter. </span></div><div><span> </span></div><div><span>Idet Kommunen ikke gratis kan </span><span>udlåne</span><span> faciliteter til arrangementer af kommerciel karakter, medfører det også, at en lokal forening, der hyrer et kommercielt tivoli til et stort udendørsarrangement, skal betale en leje af faciliteterne, der svarer til det, et privat tivoli selv skulle have betalt for leje af tilsvarende. Foreningen kan i det tilfælde lade den private leverandør betale lejen direkte til Egedal Kommune eller selv opkræve lejen, som foreningen skal betale til Kommunen.</span><span>  </span></div><div><span> </span></div><div><span>I praksis betyder det, at foreninger opkræves leje når:</span></div><ul><li style=""><span>Der er tale om aktiviteter og event, der ligger udenfor foreningens godkendte formål og ikke i øvrigt kan anses som almennyttige.</span></li><li style=""><span>En forening videreudlåner dele af en kommunal facilitet til en kommerciel aktør.</span></li></ul><div><span> </span></div><div><span>Det kan tilføjes, at nogle Kommuner har valgt at differentiere, så der er en takst for udlejning til foreninger og en anden takst for udlejning til kommercielle aktører. I Egedal er der aktuelt en årligt fastsat takst, der gælder alle former for udlejning. </span></div></div></span> <h3>Konsekvenser for budgettet</h3> <span class='ukendt'><div><div><span>Sagen har ikke i sig selv konsekvenser for budgettet. </span></div></div></span> <div><h3>Beslutning i Folkeoplysningsudvalget 2025 den 11-12-2025</h3> <span><div><div><span>Taget til efterretning.</span></div></div></span> </div> </div></div>"
      • Tekst null
      • Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
      • Link "https://dagsordener.egedalkommune.dk/Vis/Pdf/bilag/c9520ad7-13d1-43b9-b6b5-8a40ebac16ab"
      • DocumentId "c9520ad7-13d1-43b9-b6b5-8a40ebac16ab"
  • Presentations null
  • ItemDecision null
  • SagsNummer "24/7293"
  • Navn "Retningslinjer for lokaleleje - orientering"
  • Punktnummer "6"
  • Bilag 1 items
    1. 4 items
      • HarPdfVersion "true"
      • Order 0
      • Navn "Borgerrettede takster 2024"
      • Id "f67ed703-be71-4977-8ec7-9c0613f91595"
  • Documents null
  • Id "b06b40f6-bf31-41dc-a43d-1e5773a96332"
  • IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  • CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  • AgendaUid "b8fc5894-792b-4367-bb42-003136e31e0f"
  • Number "6"
  • Sorting 6
  • IsOpen false
  • CaseNumber "24/7293"
  • SourceId null
  • Caption "Retningslinjer for lokaleleje - orientering"
  • CasePresentationUid null
  • ExternalAgendaItemAttendees 2 items
    1. 5 items
      • Name "Charlotte Haagendrup"
      • Email null
      • AttendanceType 3
      • Reason null
      • AgendaItemUid "b06b40f6-bf31-41dc-a43d-1e5773a96332"
    2. 5 items
      • Name " Tanja B Gaardlykke - idrætsforeninger udenfor paraply"
      • Email null
      • AttendanceType 3
      • Reason null
      • AgendaItemUid "b06b40f6-bf31-41dc-a43d-1e5773a96332"