Egedal

Behandling af arrangementsforespørgsler i forhold til sæsonbookinger - orientering

25/21045 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Nej

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Beslutningstema

På baggrund af spørgsmål fra Folkeoplysningsudvalgets repræsentanter for idrætsforeninger udenfor paraply orienteres om den administrative praksis for behandling af arrangementsforespørgsler i relation til sæsonbookinger.

Kompetence til afgørelse

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Flere foreninger i Egedal arrangerer store enkeltstående arrangementer, som ofte er årligt tilbagevendende og planlægges lang tid i forvejen. Det betyder, at nogle foreninger sender bookingforespørgsler mere end et år ud i fremtiden. Enkelte foreninger har oplevet at få afslag på disse forespørgsler med henvisning til, at de først kan behandles, når administrationen har færdigbehandlet sæsonanmodninger for samme periode.
 
Et medlem af Folkeoplysningsudvalget har derfor ønsket en orientering om den administrative praksis på området.
 
Gældende regler
Bookingforespørgsler behandles administrativt efter de politisk godkendte lokalefordelingsregler (senest godkendt december 2023, vedlagt som bilag 1). Reglerne er udarbejdet af en arbejdsgruppe under Folkeoplysningsudvalget.
 
Reglerne indeholder en prioriteringsrækkefølge mellem forskellige brugere og mellem sæson- og enkeltstående bookinger. Det fremgår, at foreninger, der kan udnytte en facilitet i hele sæsonen, prioriteres over foreninger, der kun bruger den i en del af sæsonen. Derfor er den administrative praksis, at sæsonbookinger behandles før enkeltstående arrangementer.
 
Administrativ praksis
Faciliteternes hovedsæson følger typisk et skoleår. Foreningerne søger med frist i januar faciliteter for den kommende hovedsæson. Administrationen opfordrer samtidig foreninger til at lægge deres arrangementsforespørgsler for den aktuelle sæsonperiode ind i systemet, så disse kan behandles sammen med sæsonbookingerne.
Når sæsonfordelingen er på plads, vurderes enkeltstående arrangementer, og eventuelle overlap drøftes med de involverede foreninger. Det sker typisk på fordelingsmøder, hvor der også tages hensyn til større enkeltstående aktiviteter som stævner og årlige events. 
 
Tidligere har administrationen afvist de forespørgsler der kommer løbende, som ligger længere ude i fremtiden og dermed udenfor den aktuelle sæson. Administrationen har sammen med afvisningen bedt foreningerne om at genfremsende deres arrangementsforespørgsler som en del af sæsonanmodningen. Administrationen har dog forståelse for, at det kan skabe forvirring hos foreninger, særligt for foreninger der ikke har sæsonbookinger men alene et behov for arrangementsbookinger.

Fremadrettet vil administrationen justere praksis, så forespørgsler uden for den aktuelle sæson ikke afvises, men i stedet bliver stående i bookingsystemet som ubehandlede. Foreningen vil modtage en kvitteringsmail med information om, hvornår de kan forvente, at forespørgslen bliver behandlet.
 
Administrationen er opmærksom på, at det kan opleves som uhensigtsmæssigt for foreninger med store, årligt tilbagevendende arrangementer, at de ikke får en endelig bookingbekræftelse hurtigt efter en bookingforespørgsel er indsendt. Men den nuværende praksis er valgt for at sikre, at lokalefordelingen sker i overensstemmelse med de politisk vedtagne retningslinjer og med respekt for alle foreningers behov.

Konsekvenser for budgettet

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Beslutning i Folkeoplysningsudvalget 2025 den 11-12-2025

Taget til efterretning.
 

Er du enig eller uenig?

22 items
  • Lydfiler null
  • Ressourcer null
  • Felter 1 items
    1. 6 items
      • Navn ""
      • Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <h3>Beslutningstema</h3> <span class='beslutningstema'><div><div><span>På baggrund af spørgsmål fra Folkeoplysningsudvalgets repræsentanter for idrætsforeninger udenfor paraply orienteres om den administrative praksis for behandling af arrangementsforespørgsler i relation til sæsonbookinger.</span></div></div></span> <h3>Kompetence til afgørelse</h3> <span class='ukendt'><div><div><span>Folkeoplysningsudvalget.</span></div></div></span> <div><h3>Indstilling</h3> <span class='indstilling'><div><div><span>Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. </span></div></div></span> </div> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span><div><div><span>Flere foreninger i Egedal arrangerer store enkeltstående arrangementer, som ofte er årligt tilbagevendende og planlægges lang tid i forvejen. Det betyder, at nogle foreninger sender bookingforespørgsler mere end et år ud i fremtiden. Enkelte foreninger har oplevet at få afslag på disse forespørgsler med henvisning til, at de først kan behandles, når administrationen har færdigbehandlet sæsonanmodninger for samme periode.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Et medlem af Folkeoplysningsudvalget har derfor ønsket en orientering om den administrative praksis på området.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Gældende regler</span><br><span>Bookingforespørgsler behandles administrativt efter de politisk godkendte lokalefordelingsregler (senest godkendt december 2023, vedlagt som bilag 1). Reglerne er udarbejdet af en arbejdsgruppe under Folkeoplysningsudvalget.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Reglerne indeholder en prioriteringsrækkefølge mellem forskellige brugere og mellem sæson- og enkeltstående bookinger. Det fremgår, at foreninger, der kan udnytte en facilitet i hele sæsonen, prioriteres over foreninger, der kun bruger den i en del af sæsonen. Derfor er den administrative praksis, at sæsonbookinger behandles før enkeltstående arrangementer.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Administrativ praksis</span><br><span>Faciliteternes hovedsæson følger typisk et skoleår. Foreningerne søger med frist i januar faciliteter for den kommende hovedsæson. Administrationen opfordrer samtidig foreninger til at lægge deres arrangementsforespørgsler for den aktuelle sæsonperiode ind i systemet, så disse kan behandles sammen med sæsonbookingerne. </span></div><div><span>Når sæsonfordelingen er på plads, vurderes enkeltstående arrangementer, og eventuelle overlap drøftes med de involverede foreninger. Det sker typisk på fordelingsmøder, hvor der også tages hensyn til større enkeltstående aktiviteter som stævner og årlige events.</span><span>  </span></div><div><span> </span></div><div><span>Tidligere har administrationen afvist de forespørgsler der kommer løbende, som ligger længere ude i fremtiden og dermed udenfor den aktuelle sæson. Administrationen har sammen med afvisningen bedt foreningerne om at genfremsende deres arrangementsforespørgsler som en del af sæsonanmodningen. Administrationen har dog forståelse for, at det kan skabe forvirring hos foreninger, særligt for foreninger der ikke har sæsonbookinger men alene et behov for arrangementsbookinger.</span></div><div><br><span>Fremadrettet vil administrationen justere praksis, så forespørgsler uden for den aktuelle sæson ikke afvises, men i stedet bliver stående i bookingsystemet som ubehandlede. Foreningen vil modtage en kvitteringsmail med information om, hvornår de kan forvente, at forespørgslen bliver behandlet.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Administrationen er opmærksom på, at det kan opleves som uhensigtsmæssigt for foreninger med store, årligt tilbagevendende arrangementer, at de ikke får en endelig bookingbekræftelse hurtigt efter en bookingforespørgsel er indsendt. Men den nuværende praksis er valgt for at sikre, at lokalefordelingen sker i overensstemmelse med de politisk vedtagne retningslinjer og med respekt for alle foreningers behov.</span></div></div></span> <h3>Konsekvenser for budgettet</h3> <span class='ukendt'><div><div><span>Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.</span></div></div></span> <div><h3>Beslutning i Folkeoplysningsudvalget 2025 den 11-12-2025</h3> <span><div><div><span>Taget til efterretning.</span></div><div><span> </span></div></div></span> </div> </div></div>"
      • Tekst null
      • Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
      • Link "https://dagsordener.egedalkommune.dk/Vis/Pdf/bilag/82fd842e-0255-47ed-b318-160e5223b28b"
      • DocumentId "82fd842e-0255-47ed-b318-160e5223b28b"
  • Presentations null
  • ItemDecision null
  • SagsNummer "25/21045"
  • Navn "Behandling af arrangementsforespørgsler i forhold til sæsonbookinger - orientering"
  • Punktnummer "5"
  • Bilag 1 items
    1. 4 items
      • HarPdfVersion "true"
      • Order 0
      • Navn "Bilag 1: Lokalefordeling - Regler - Godkendt dec. 2023"
      • Id "d811a088-793c-4438-a764-38844f563781"
  • Documents null
  • Id "da480c49-d960-4e23-9cca-a95412cdb841"
  • IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  • CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  • AgendaUid "b8fc5894-792b-4367-bb42-003136e31e0f"
  • Number "5"
  • Sorting 5
  • IsOpen false
  • CaseNumber "25/21045"
  • SourceId null
  • Caption "Behandling af arrangementsforespørgsler i forhold til sæsonbookinger - orientering"
  • CasePresentationUid null
  • ExternalAgendaItemAttendees 2 items
    1. 5 items
      • Name "Charlotte Haagendrup"
      • Email null
      • AttendanceType 3
      • Reason null
      • AgendaItemUid "da480c49-d960-4e23-9cca-a95412cdb841"
    2. 5 items
      • Name " Tanja B Gaardlykke - idrætsforeninger udenfor paraply"
      • Email null
      • AttendanceType 3
      • Reason null
      • AgendaItemUid "da480c49-d960-4e23-9cca-a95412cdb841"