Administrationen har udarbejdet forslag til en revideret indkøbspolitik. Den nuværende er fra 2021, og der er behov for justering af kommunens indkøbspolitik, så den er i overensstemmelse med udviklingen på området og kommunens øvrige prioriteringer samt indkøbspraksis.

Siden 2021 har Ærø Kommune fortsat arbejdet med at professionalisere området, så det i højere grad er muligt at foretage effektivt indkøb og opnå besparelser samt overholde lovgivningskrav om e-handel på udvalgte områder. Herudover er der arbejdet mod at opnå større gennemsigtighed og kontrol med bæredygtighed og socialt ansvar (CSR).

De væsentligst justeringer i indkøbspolitikken består af:

• Mere detaljerede beløbsgrænser for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsopgaver, fx bagatelgrænser på 50.000 kr. for varer/tjenesteydelser og 300.000 kr. for bygge-/anlægsopgaver. Der er også krav om antal tilbud og brug af en leverandørliste for at sikre kvaliteten i indkøbsarbejdet.
• Et særskilt bilag om CSR-politik, med krav om overholdelse af FN's Global Compact-principper, menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Herudover bilag om arbejdsklausuler, krav om lærlingebeskæftigelse, erklæring om eventuel gæld til det offentlige.
• Beskrivelse af indkøbsorganisering hvor den centrale indkøbsafdeling understøtter de decentrale afdelinger vha. af et e-handelssystem, kontraktstyringssystem, leverandørlister og indkøbssamarbejder med SKI, KomUdbud og Svendborg Kommune.
• Stærkere fokus på grøn omstilling og CO-reduktion, herunder en konkret målsætning om, at Ærø Kommune skal være CO- og fossilfri i 2030 (uden færgedrift) og i 2035 (inkl. færgedrift). Der arbejdes med konkrete indsatsplaner for at nedbringe CO-aftrykket gennem indkøb generelt og som er afstemt med kommunens klimapolitik.
• Større fokus på lokalt samspil og et afsnit om at prioritere lokale virksomheder, markedsdialog og udvikling af aftaler, samt fokus på bæredygtighed og konkurrencedygtige vilkår.

Det vedlagte forslag til justeret indkøbspolitik er udarbejdet af Løn & Økonomi i samarbejde med Teknisk afdeling. Der er hentet inspiration fra Langeland og Svendborg Kommunes politikker.   

Den seneste indkøbspolitik som er godkendt af Kommunalbestyrelsen er fra 2021. 

Udbudsloven, LOV nr. 1564 af 15/12/2015

Tilbudsloven, Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, LOV nr 338 af 18/05/2005

Ærø Kommunes klimaplan 2022

Ikke relevant.

Kommunalbestyrelsen

Administrationen indstiller at den reviderede indkøbspolitik godkendes.

Løn og Økonomi, v/ Jørn Mattrup Lundsgaard og indkøbsmedarbejder Louise Nummelin deltog i punktets behandling.

Direktionen anmoder om: 

• at LØ får lavet et overblik over forskellen på beløbsgrænserne i den nuværende indkøbspolitik og i det reviderede forslag med begrundelse for, hvorfor beløbsgrænserne er ændret. 
   
• at forslaget til revideret indkøbspolitik med ovennævnte præcisering sendes i høring hos indkøbs- og lederforum.
   
• at sagen herefter genbehandles i direktionen.

Jørn M. Lundsgaard og Louise Nummelin deltog i punktet.

På baggrund af de indkomne høringssvar besluttes at:

• Bagatelgrænsen på 100.000 kr. bibeholdes.
• Indkøbspolitikken har behov for større grad af fleksibilitet. Det skal indskrives at nogle områder er så specialiseret at indhentning af flere tilbud ikke er muligt.

Indkøbsgruppen berettede om stigende samarbejde med de decentrale enheder. Indkøbsgruppen inviterer alle håndværkere ind, med henblik på at oprette en leverandørliste.

Punktet skal politisk behandles på ØEU i januar. 

Direktionen har bedt Indkøbsafdelingen om at foretage høring i forbindelse med forslaget til revideret indkøbspolitik. Der er indkommet 3 høringssvar fra henholdsvis Ældre & Sundhed, Ærøfærgerne og Teknisk afdeling. Høringssvarene er vedhæftet den supplerende sagsfremstilling.

Opsummerende peger høringssvarene på følgende forhold:

1) Nedsættelse af bagatelgrænser vedr. varer og tjenesteydelser fra 100.000 kr. til 50.000 kr. kan give administrationen og indkøb mere arbejde i forbindelse med fremskaffelse af minimum 2 tilbud i stedet for kun 1 tilbud.

2) Nogle indkøb i Ærø Kommune er specialiserede i et omfang, der gør at der er meget få potentielle leverandører med konkurrencedygtige vilkår og priser.

3) At det muligvis kunne være hensigtsmæssigt at præcisere arbejdsgange generelt vedr. indkøb herunder hvilke opgaver som ligger decentralt og centralt.

Det foreslås at pkt. 4.1 og 4.2 fra den eksisterede indkøbspolitik bibeholdes i den reviderede indkøbspolitik:

4.1 Bagatelgrænse
Ærø Kommunes institutioner kan have faste leverandører på opgaver, som kræver autoriserede håndværkere. Det anbefales at variere de øvrige indkøb.

4.1 Bagatelgrænse. Tjenesteydelser og driftsopgaver
I Ærø Kommune skal der altid indhentes mindst to tilbud, når tjenesteydelsen har en værdi over den fastsatte bagatelgrænse på 100.000 kroner eksklusiv moms, men under EU's tærskelværdi.

Når tjenesteydelserne har en værdi over EU's tærskelværdi, skal ydelserne gennemføres som EU - udbud i henhold til gældende lovgivning. Der kan være tjenesteydelser, som har en så fagspecifik karakter, at nærværende politik kan fraviges. Det kan eksempelvis være benyttelse af advokatbistand og ingeniørydelser, hvor en given fagkyndig har så stort et detailkendskab til et anlæg, en sag eller en driftsenhed, at omkostningerne ved at skulle skifte leverandør overstiger en eventuel økonomisk gevinst ved konkurrenceudsættelse af opgaven.

Det påhviler indkøberen løbende at evaluere, om leverandøren af de pågældende fagspecifikke tjenesteydelser giver "værdi for pengene", eller om det er formålstjeneligt at afsøge markedet for tilsvarende kompetencer.

Løn og indkøb indstiller, at direktionen vejer fordele og ulemper ved ændring af bagatelgrænser samt øvrige forhold som fremgår af høringssvarene.

Løn & Økonomi bemærker at hensigten med at indføre "leverandørlisten" bl.a. er at reducere administrativ tid i forbindelse med effektivt indkøb, ved at potentielle leverandører er kvalitetssikret og at man ofte ved konkurrenceudsættelse blot afsender ønske om at modtage tilbud fra eksempelvis 2 leverandører på listen.

Endeligt bemærkes, at den centrale indkøbsafdeling har overblik over hvilke fællesindkøbsaftaler, som kommunen er tilsluttet ift. både SKI og indkøbssamarbejdet KomUdbud via Svendborg Kommune. Det er derfor væsentligt at indkøb foregår i et samarbejde decentralt/centralt for at kommunen får de bedste priser og vilkår samt overholder lovgivningen i forhold til e-handel.