Undersøgelsens konklusioner

Undersøgelsens konklusioner kan sammenfattes sådan her:

• Der skal være et ledelsesmæssigt fokus på ansvar og på opgave- og kompetencefordeling
• Der skal sikres implementering, efterlevelse og kontrol med instrukser, retningslinjer og dokumentation, konkret at instrukserne m.fl. skal gennemgås og revideres og være tilgængelige og nemme at bruge i hverdagen for ledere og medarbejdere
• Der skal være fokus på at journalisere
• Der skal være en struktur for efteruddannelser, så medarbejderne løbende får opkvalificeret deres faglighed

Begreber

Dokumentation: Pligten til at dokumentere indebærer en pligt at registrere fx brugen af medicin, visse typer af pleje og baggrunden for magtanvendelse over for borgere.

Journalisering: Kommunen har en pligt til at journalisere dokumenter, der er modtaget eller afsendt som led i den administrative sagsbehandling, og de er af betydning for en sag. Formålet med journalisering er bl.a. at understøtte kvalitet og effektivitet i kommunens sagsbehandling, understøtte adgangen til aktindsigt og at sikre nødvendig dokumentation i de enkelte sager.

Notatpligten, dvs. pligten til at notere typisk mundtlige oplysninger om en sag, er en del af journaliseringspligten. Dertil kommer en række andre forvaltningsretlige pligter.

Mangelfuld dokumentation og journalisering indebærer en risiko for, at myndigheden skal bruge ekstra ressourcer på at genskabe bortkomne eller slettede dokumenter, oplyse et borgerforløb korrekt o.l. Det forringer sagsbehandlingen og borgernes retssikkerhed.

Igangsatte tiltag

Chefgruppen har drøftet Lynghuset-undersøgelsens konklusioner både før og efter sommerferien 2025. Der er forskelle i vurderingen af praksis og efterlevelsen af instrukser m.v. fra center til center og fra faggruppe til faggruppe, og der er forskelle i, hvad der er tilgængeligt af it-systemer fra funktion til funktion. Men der er enighed om, at der er behov for både konkrete handlinger og på nogle områder en kulturændring i forhold til at dokumentere korrekt og efterleve instrukser. Og der er enighed om, at dokumentation og journalisering skal ses som integrerede dele af både faglig kvalitet og retssikkerhed.

Nedenstående er iværksat på den baggrund.

Omsorg og Sundhed:

• Der er oprettet en kvalitetsenhed, bl.a. med en risikomanager, og enhedens rolle i forhold til resten af organisationen er ved at blive tydeliggjort
• Alle sygeplejefaglige retningslinjer og instrukser er opdateret
• Centerledelsen og Kvalitetsenheden fokuserer fremadrettet indsatsen på implementeringen og efterlevelsen af instrukserne, herunder at der foregår systematisk ledelsesmæssigt tilsyn med overholdelse af instrukserne, arbejdets udførelse og dokumentering/journalisering
• Centrets kompetenceprofiler er opdateret for på den måde at skabe bedre overblik og klarhed over kompetencer og ansvar i relation til de enkelte faggrupper, som arbejder sammen om de sundhedsfaglige indsatser 
• Der er sat fokus på uddelegering af sundhedslovsydelser, dvs. på hvilke der kan uddelegeres, og hvad der i givet fald kræves
• Der er igangsat et undervisningsforløb i fagsystemet Cura, og der er behov for flere og bedre vejledninger til kommunens mange andre it-systemer
• Der skal implementeres en ny superbrugerorganisation til den fortsatte og forbedrede brug af bl.a. Cura
• Der er sat gang i en øget understøttelse af de lokale ledere i at implementere, undervise i og efterleve retningslinjer
• Der er indkøbt et system til patientsikkerhed, kompetenceudvikling og dokumentation for udført kontrol
• Der er udpeget en tovholder, som skal styrke den tværgående læring for arbejdsmiljø
• Der har været gennemført et halvårligt MED-partnerskabsprojekt mellem Odsherred Kommune og FOA, hvor en konsulent har fulgt arbejdet i de lokale MED-udvalg og CMU Omsorg og Sundhed for at styrke samarbejdet mellem tillidsvalgte og ledelse i Odsherred Kommunes Center for Omsorg og Sundhed
• Der er igangsat et arbejde med at etablere en organisering, der kan understøtte lokale ledere i tilfælde af psykisk relaterede påbud fra Arbejdstilsynet 
• Administrationen undersøger, om der er mulighed for at benytte digitale muligheder til fx at tage referater fra borgersamtaler eller kunne indtale dokumentation i stedet for at nedfælde den på skrift

Børn, Unge og Familier:

Der er fokus på dokumentation og journalisering, bl.a. som følge af taskforce-indsatsen på familieområdet. Og der er konstateret et behov for at arbejde videre med at sætte mål for og dokumentere opfølgning på borgerindsatser og borgerprogression.

Social og Arbejdsmarked.

Center for Social og Arbejdsmarked har gennemført en kortlægning af den organisatoriske praksis, som belyser fem læringspunkter:

• Der arbejdes systematisk med personrettet journalisering
• Der er behov for at styrke det samlede setup for ikke-personrettet journalisering
• Tilsyn og kontrol giver ikke anledning til yderligere handlinger
• Der arbejdes med kompetenceforløb, både bredt i centret og på enhedsniveau
• Der er behov for en mere systematisk revidering og opfølgning på instrukser og delegationsplaner på det sundhedsfaglige område
• Der er behov for en øget understøttelse af ledelsesopfølgningen på at implementere retningslinjer samt på kvalitetssikring og kontrol

Generelt

Der ses ikke at være behov for at gennemføre et krav om funktionsbeskrivelser på alle lederstillinger i alle centre. Kommunens eksisterende ledelsesgrundlag dækker forventninger og krav til ledelse på de forskellige niveauer i organisationen. Administrationen foreslår, at centrene kan udarbejde funktionsbeskrivelser ud fra en vurdering af et konkret behov, fx en situation eller en udfordring i en ledelseskæde hvor en funktionsbeskrivelse for kædens ledere kan være en del af løsningen, og at det i de tilfælde sker ud fra en fælles skabelon.

På tværs af centre er der et behov for at indarbejde dokumentation, journalisering og kendskab til lokale instrukser i centrenes introprogrammer for både nye ledere og nye medarbejdere. Og i Chefgruppens drøftelser står det også klart, at det vil være nyttigt at opprioritere at få forvaltningsretlige regler og principper koblet til konkrete grupper af sagsbehandleres dagligdag.

Udmøntningen af de igangsatte og planlagte tiltag er afhængig af ro og tid til at implementere i dybden. Det er det i en tid, der også er præget af omfattende reformer og af rekrutteringsudfordringer nogle steder. Organisationen arbejder derfor samtidig med at tydeliggøre og forbedre den administrative understøttelse af de lokale ledere. Der skal være mere styr på arbejdsdelingen mellem hhv. de borgervendte funktioner, centrenes administrative understøttelse og den centrale stabsunderstøttelse fra fx HR, Løn og Personalejura og fra Digitalisering og IT. Formålet er at frigøre tid til kerneopgaven for de lokale ledere inden for alle områder, især velfærdsområderne. 

Samtidig er det en ledelsesopgave at sikre, at der lokalt er de tilstrækkelige instrukser og retningslinjer og bliver ført tilsyn med kvalitet og arbejdsprocesser. Det handler med andre ord om bruge tilpas tid og kompetencer på at sikre efterlevelse, dokumentation og journalisering, dvs. ikke for meget og for ofte og ikke for lidt og for sjældent. Der er i alle enheder en lyst til at gøre det så nemt som muligt at gøre det rigtigt.

Social-, Ældre- og Psykiatriudvalget har på møderne den 17. juni og 5. november fået en status på arbejdet med at sikre en bedre dokumentation og journalisering i hhv. Center for Omsorg og Sundhed og Center for Social og Arbejdsmarked.