Sagens baggrund:

Cafédriften på Vendsyssel Teater var i udbud i sommeren 2024, uden at der indkom tilbud. Økonomiudvalget traf den 20. november 2024 derfor beslutning om at Hjørring Kommune hjemtog cafédriften i en periode på op til 2 ½ år, for at undgå lukning af caféen og på sigt forberede et nyt udbud. Den 20. november 2025 besluttede Økonomiudvalget at fremrykke udbuddet, med målet om, at en ny forpagter er klar til overtagelse omkring 1. maj 2026. Det blev ligeledes besluttet, at driften af caféen skal optimeres frem til en ny bortforpagtning.

Drift af caféen i overgangsperioden indtil overdragelse til ny forpagter:

På baggrund af den økonomiske situation i caféen, har administrationen allerede iværksat tiltag, som dog først slår fuldt igennem ved udgangen af januar 2026. Der er omstruktureret og nedlagt stillinger, hvilket giver en besparelse på 45.000 - 50.000 kr. pr. måned i forhold til dengang Hjørring Kommune overtog driften i efteråret 2024.

Administrationen foreslår videre, at der i perioder uden forestillinger holdes lukket lørdag til mandag, hvor der i dag holdes lukket søndag til mandag. Det vil give en besparelse på det timelønnede personale, hvor der både spares timeløn og lørdagstillæg.

Det kan yderligere overvejes om der skal holdes lukket om formiddagen, men besparelsen vurderes at være minimal, idet det fastlønnede personale skal have deres løn uanset om der holdes lukket. Det er administrationens vurdering, at der kan spares 1 tjener 2 timer om dagen, hvis der også lukkes om formiddagen.

De nuværende åbningstider for Teater Caféen er tirsdag til lørdag kl. 10-20. Caféen holdes helt lukket i første halvdel af januar.

Udbud af cafédriften:

På baggrund af økonomiudvalgets beslutning om at fremrykke udbuddet, foreslår administrationen at udbyde cafédriften i uge 2, 2026. Det er administrationens vurdering at potentielle bydere har travlt hen over jul og nytår, og derfor vil et udbud i uge 2 og 6 uger frem give bedre mulighed for dialog, fremvisning osv. Det foreslås at udbuddet administrativt kan forlænges med 2 uger, hvis der ikke er indkommet tilbud.

Det foreslås at udbuddet tilrettes, så tilbudsgiverne udelukkende skal konkurrere på baggrund af koncept. Tilbudsgiverne skal dermed give en beskrivelse af, hvordan man vil løse opgaven, herunder oplæg til indhold og koncept for caféen og beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil bidrage til at skabe liv i Vendsyssel Teater. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan konceptet understøtter husets oprindelige vision om at være byens dagligstue, et samlingssted og vækstlag for de lokale unge og de ikke-organiserede der interesserer sig for musik, teater og kulturliv.

Tilbudsgiver skal yderligere levere et konkret oplæg til åbningstider.

Tilbudsgiver skal komme med et forslag til forpagtningsafgift, så det bliver afdækket, at forpagtningen sker til markedsprisen. Dette vurderes at være i overensstemmelse med kommunalfuldmagtsreglerne, da koncept, åbningstider m.m. kan påvirke markedsprisen.

I forbindelse med afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver desuden give en beskrivelse af, hvilke kompetencer tilbudsgiver har for at drive caféen, og i det fulde tiltræde vilkår i forpagtningsaftalen.

Umiddelbart efter tilbudsfristens udløb, vil de indkomne tilbud blive præsenteret for Økonomiudvalget, således der hurtigst muligt kan ske en tildeling.

Følgende vilkår vil fremgå af forpagtningskontrakten:

• Arealet, der kan forpagtes, er det samme som i den tidligere forpagtningsaftale, og består af egne arealer, fællesarealer samt udeservering.
• Forpagtningsaftalen træder i kraft 1. maj 2025, eller snarest mulig derefter.
• Forpagtningsaftalen er gældende i 8 år, med en option om forlængelse på 2 år (det er alene Hjørring Kommune der kan gøre brug af optionen).
• Det forpagtede skal drives under hensyntagen til Vendsyssel Teater.
• Forpagter er forpligtet, men ikke eksklusivt berettiget, til at tilbyde mad og drikkevarer til aktiviteter og arrangementer i Vendsyssel Teater.
• Forpagter er forpligtet til at indhente tilladelser og bevillinger for at kunne drive Caféen i Vendsyssel Teater.
• Forpagter er forpligtet til at holde åben i forbindelse med arrangementer i Vendsyssel Teater.
• Der betales enten en fast eller procentvis fastsat forpagtningsafgift, som skal konstateres ved udbud af aftalen. Der skal betales kvartalsvis.
• Forpagter kan selv vælge navn til cafeen, men navnet skal dog godkendes af Hjørring Kommune.
• Forpagter skal tegne de sædvanlige løsøre- og ansvarsforsikringer, og Hjørring Kommune har tegnet bygningsforsikring.
• Det forpagtede skal afleveres i samme stand som ved overtagelse.
• Forpagter har vedligeholdelses- og renholdelsesforpligtelsen i det areal, som forpagter alene råder over.
• Forpagter har ikke afståelsesret eller ret til fremforpagtning.
• Det forpagtede er ikke erhvervsbeskyttet.

Udkast til udbudsmateriale er vedlagt som bilag 1. Bilagene til udbudsmaterialet er endnu ikke udarbejdet og er ikke med.

Overordnet tidsplan for offentligt udbud af forpagtningsaftale:

Uge 50/2025 Godkendelse af forslag til gennemførelse af udbud.

uge 2/2026 Offentliggørelse af udbud

Uge 8/2026 Tilbudsfrist

Uge 12/2026 Politisk behandling og tildeling.

Umiddelbart efter politisk behandling kan der indgås forpagtningsaftale med opstart i uge 18 eller snarest mulig derefter.

Annonceringen af forpagtningsaftale vil ske på Hjørring Kommunes hjemmeside samt i Vendelbo Posten.