Sagsprocedure

Byrådet.

Resume

Administrationen genforelægger forslag til den politiske mødekalender for 2026. 

Indstilling

Administrationen indstiller, at forslag til politisk mødeplan for 2026 med godkendes.

Sagsbeskrivelse

I planlægningen af byrådets mødekalender er der en række forskellige hensyn som skal tilgodeses og som har betydning for eksempelvis antal af møder, planlægning af møderne i forhold til hinanden, budgetprocesser, sagsbehandlingstider mv.

Der er både tale om lovgivningsmæssige og administrative hensyn, og om politiske og individuelle hensyn hos byrådsmedlemmerne.

Det siddende byråd har foreløbigt godkendt 25. juni 2025 (pkt. 19) et forslag til mødekalender for 2026 der vedlægges som bilag 1.

Det er tilstræbt, at fagudvalgene er placeret med samme mødedag og mødetidspunkt for hele året.

For at indstilling fra fagudvalg til økonomiudvalg og fra økonomiudvalg til byrådet kan udsendes sammen med dagsordenen, anbefaler administrationen, at fagudvalgsmøderne placeres i den uge i kalenderen, der markeret med gul. Økonomiudvalgsmøderne placeres i den uge, der markeret med grøn og byrådsmøderne med rødt.

Der gøres opmærksom på, at hvis et fagudvalg ønsker andre mødedage end de her foreslåede, kan fagudvalgets ønske kun følges, hvis den samlede mødekalender kan gå op med de forskellige hensyn der skal tilgodeses i planlægningen.

Reserveret tid før byrådsmøder

Byrådets medlemmer bookes i tidsrummet 16.00-17.00 før hvert byrådsmøde med undtagelse af mødet i juni og december, hvor booking vil være fra kl. 15.30-16.30 pga. det åbne byrådsmøde starter kl. 17.00.

Denne tid kan anvendes til temamøder, ekstraordinære møder mv. som opstår med kort varsel. Hvis der ikke er behov for at anvende tiden, bliver den aflyst.

Antal årlige møder i Byrådet

Det er indenfor rammerne af styrelsesloven muligt for Byrådet at beslutte sig for at holde ni årlige møder, hvilket fremgår af mødeplanen.

Møderne i Byrådet er fordelt således:

Onsdag den 28. januar

Onsdag den 11. marts

Onsdag den 29. april

Onsdag den 27. maj

Onsdag den 24. juni

Onsdag den 9. september

Onsdag den 7. oktober

Onsdag den 11. november

Onsdag den 9. december

Antal årlige møder i fagudvalgene

Der ligger ingen bestemmelser i styrelsesloven om, hvor mange fagudvalgsmøder der årligt skal planlægges.

Administrationen anbefaler, af hensyn til godkendelsesproceduren, at antallet af fagudvalgenes møder er det samme som de ordinære møder i Økonomiudvalget og Byrådet.

Udsendelse af dagsorden til de politiske udvalg inkl. økonomi- og byrådsmøder

Jf. styrelseslovens § 8, stk. 4 skal borgmesteren sørge for at dagsordenen og det fornødne materiale udsendes til medlemmerne senest fire hverdage inden mødet. Det vil sige at der skal være mindst fem dage mellem fagudvalgsmøder, økonomiudvalgsmøder og byrådsmøder. 

I den forgangne periode har byrådet dog efter eget ønske fået udsendt dagsorden syv dage før mødet. 

Lovgrundlag

Den kommunale styrelseslov.

Kommunikation

Den politiske mødeplan bliver endeligt vedtaget på det konstituerende møde den 1. december, derefter vil den blive offentliggjort på www.greve.dk og mødedagene vil blive skrevet ind i kalenderen for Byrådets medlemmer.