Sagsnummer: 84.12.00-A30-1-25 
Sagsbehandler: Anna Emilie Kankowski

Denne forretningsorden er forankret i vedtægtens § 3, stk. 5.

Møder

Der afholdes 11 ordinære møder årligt.

Møderne er lukkede for andre end rådets medlemmer, repræsentation fra Sundhedsforvaltningens ledelse samt en sekretær. Ældrerådet kan beslutte, at indkalde særlige rådgivere til rådets møder.

Ekstraordinært møde holdes, når formandskabet finder det absolut nødvendigt

Fravær

Når et medlem er forhindret i at deltage i et ældrerådsmøde, meddeles dette snarest muligt til formanden.

En stedfortræder bliver medlem af rådet, når et medlem udtræder.

Ved et medlems fravær ud over 3 måneder indkaldes en stedfortræder. Stedfortræderen udtræder af rådet, når medlemmet meddeler formanden, at denne kan genindtræde i rådet.

I formandens fravær, overtager næstformanden formandens forpligtigelser og rettigheder i alle henseender.

Forberedelse af møder

Formandskabet er ansvarlig for at forberede rådets møder, udforme mødeindkaldelsen og sørge for, at dagsordenen med alt relevant materiale udsendes senest 5 hverdage før mødet.

Hvert punkt på dagsorden indeholder en sagsfremstilling samt andre relevante oplysninger.

En sag skal sættes på dagsordenen for førstkommende møde, hvis et medlem senest 10 dage før har indgivet skriftlig, begrundet anmodning om det.

Beslutninger

Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne eller stedfortræderne er til stede.

Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte.

Afstemning foregår ved håndsoprækning.

Skriftlig afstemning skal foretages, hvis et medlem begærer det, når mødelederen sætter sagen til afstemning.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Hastesager

Formandskabet kan på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler udsættelse.

Sådanne afgørelser optages på dagsordenen for næste ordinære møde.

Udvalg, arbejdsgrupper og ældrerådsrepræsentation

Ældrerådet kan, inden for egen kreds, nedsætte arbejdsgrupper til at arbejde med emneområder, som ønskes særskilt belyst.

Ældrerådet kan beslutte, at Ældrerådet skal repræsenteres i andre råd, arbejdsgrupper m.v.

På hvert ordinært møde i ældrerådet rapporteres fra de ovennævnte udvalg og arbejdsgrupper.

Mødeledelse

Formandskabet leder møderne og sørger for, at medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de har markeret. Mødelederen kan afkorte taletiden.

Ved mødets begyndelse konstaterer mødelederen, hvem der er mødt.

Derefter sættes dagsordenen til godkendelse.

Hvert dagsordenspunkt indledes af mødeleder eller forslagsstiller med angivelse af hovedindhold, og hvilke spørgsmål rådet skal tale stilling til.

Beslutningsreferat

Ved afslutningen af behandlingen af et punkt på dagsordenen konkluderer mødelederen, hvad der skrives i referatet.

Et medlem kan forlange sin afvigende mening indført i referatet.

Ved hvert punkts slutning oplæser sekretæren ordlyden af referatet.

Mødelederen konkluderer derefter punktet som godkendt.

Beslutningsreferatet sendes til medlemmerne inden 10 hverdage efter mødet.

I beslutningsreferatet anføres for hvert møde, hvem der var fraværende.

Opfølgning

Formandskabet har ansvaret for, at Ældrerådets beslutninger kommunikeres videre til de relevante samarbejdsparter og beslutningstagere snarest muligt.

Det godkendte referat offentliggøres på Vesthimmerlands kommunes hjemmeside.

Efter hvert møde udarbejder formanden, en kort pressemeddelelse til brug for orientering af pressen om sager af interesse.

Formanden er kontaktperson til pressen, forvaltningen og Byrådet.

Ikrafttræden

Forretningsordenen er vedtaget på ældrerådets møde den 17. februar 2022, og sendes til orientering for Byrådet i Vesthimmerlands kommune.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen relevant lovgivning.

Ingen bemærkninger.

Ældrerådet.