Udkastet til samarbejdsaftalen er udarbejdet af Bech-Bruun med afsæt i den godkendte aftalestruktur med tilhørende udbuds- og bygherremodel. Udkastet er vedlagt som bilag 1. 

Udkastets indhold er forhandlet med Boligselskabet Sjælland. 

I det følgende redegøres for de væsentligste elementer i samarbejdsaftalen. 

Samarbejdsaftalens formål
Formålet med samarbejdsaftalen er at forpligte parterne til at samarbejde om realiseringen af plejehjemmet. Samarbejdsaftalen skal sikre, at hele processen omkring projektering og udførelse af byggeriet og opnåelse af de nødvendige godkendelser og tilladelser gennemføres i et tæt samarbejde mellem parterne.

Projektet gennemføres i en model, hvor Boligselskabet Sjælland skal være bygherre for byggeriet. Samarbejdsaftalen har derfor også til formål at sikre, at Lejre Kommune opnår rettigheder i forhold til den del, der vedrører Lejre Kommunes servicearealer, andel af fællesarealerne og andel af udearealerne, svarende til, hvad der ville gælde, hvis Lejre Kommune selv var bygherre.

Derudover har samarbejdsaftalen til formål at sikre Lejre Kommune tilstrækkelig indflydelse på opførelsen af plejeboligerne og de tilhørende fællesarealer. 

Samarbejdsaftalen har endvidere til formål at fastlægge parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser og betingelserne for samarbejdsaftalens ophør samt procedurerne for håndtering af tvister vedrørende samarbejdet.

Udbuds- og bygherremodel 
Boligselskabet Sjælland fungerer som bygherre for både plejeboligerne, servicearealerne, fællesarealerne samt udearealerne og indgår totalentreprisekontrakten med entreprenøren.

Boligselskabet er derfor som bygherre overordnet ansvarlig for projektering, udbud, kontrahering, udførelse, styring, aflevering samt indhentelse af samtlige nødvendige myndighedsgodkendelser, herunder endelig ibrugtagningstilladelse. Boligselskabet påtager sig dermed alle de forpligtelser, der påhviler en bygherre over for Lejre Kommune.

Selvom Lejre Kommune ikke er bygherre på byggeriet, sikrer samarbejdsaftalen, at kommunen har de nødvendige rettigheder over for boligselskabet, der tilkommer en bygherre i en totalentreprise for så vidt angår Lejre Kommunes servicearealer og andel af delte fællesarealer og udearealer, herunder særskilt sikkerhedsstillelse, godkendelse af projektering, bygherretilsyn, deltagelse i bygherremøder, ret til tilbagehold i betalingen, ret til dagbod ved forsinkelse og ret til deltagelse i afleveringsforretning samt 1-års og 5-års eftersyn. 

Delt ejerskab 
Byggeriet opføres som én samlet byggesag i totalentreprise, men på projektstadiet opdeles det relevante område af ejendommen i to ejerlejligheder - en ejerlejlighed for boligselskabets  plejeboliger med tilhørende fællesarealer og en ejerlejlighed for Lejre Kommunes servicearealer.

Når byggeriet er færdigopført, skal den endelig ejerlejlighedsopdeling gennemføres med henblik på tinglysning af endeligt skøde til boligselskabet for plejeboligejerlejligheden.

De delte fællesarealer, herunder ankomst, gangarealer og udearealer fordeles forholdsmæssigt mellem parterne, som hver ejer en ideel andel af arealerne. 

Parternes ideelle andel af fællesarealerne opgøres forholdsmæssigt med afsæt i størrelsen af henholdsvis boligarealerne og servicearealerne. 

Ved det godkendte skitseforslag er Lejre Kommunes servicearealer opgjort til at udgøre 29 % og boligarealerne til at udgøre 71 %. Hvis arealfordelingen forbliver uændret under færdigprojekteringen, vil Lejre Kommune komme til at eje en ideel andel af fællesarealerne svarende til 29 %, mens boligselskabet vil eje de resterende 71 %. 

Denne fordelingsnøgle anvendes tilsvarende ved fordeling af udgifter til ejendomsdrift efter ibrugtagningen. 

Samarbejdets faser
Samarbejdet er opdelt i følgende 6 faser:

Fase 0 - Den indledende politiske forberedelse af projektet og rammeaftaleudbud 
Omfatter blandt andet de tidligere politiske godkendelser af værdi- og funktionsprogram og skitseprojekt for byggeriet og boligselskabets indgåelse af rammeaftale for totalentreprise.   

Fase 1 - Totalentreprisekontrakt og forberedelse af foreløbig ejerlejlighedsopdeling 
Omfatter boligselskabets indgåelse af totalentreprisekontrakt. 

Fase 2 - Dispositonsforslag, projektforslag og Skema A
Omfatter totalentreprenørens projektering frem mod projektforslag som grundlag for Skema A ansøgning.  

Dispositionsforslag og Projektforslag skal udvikles på baggrund af og inden for rammerne af de politiske godkendelser og beslutninger, som er truffet vedrørende projektet, herunder det godkendte skitseforslag. 

Fase 3 - Myndighedsprojekt, byggetilladelse, udførelsesprojekt og Skema B
Omfatter totalentreprenørens færdigprojektering frem mod et udførelsesprojekt som grundlag for udførelsen og ansøgning om Skema B. 

Fase 4 - Udførelse, aflevering, ibrugtagningstilladelse og Skema C
Omfatter totalentreprenørens udførelse og aflevering af byggeriet og efterfølgende ansøgning om Skema C.

Face 5 - Effektuering af købsaftalen og administrationsaftalen 
Omfatter det endelige salg af ejerlejligheden til boligselskabet og idriftsætning af plejehjemmet. 

Projektgruppe og styregruppe

Med samarbejdsaftalen etablerer parterne i fællesskab en projektorganisation med projektgrupper og styregrupper. 

Projektgrupperne repræsenterer hver sin Part på det operationelle niveau. Projektgrupperne koordinerer den daglige drift, forbereder sager til styregrupperne og kan træffe alle beslutninger, som ikke udgør en væsentlig ændring.

Styregrupperne repræsenterer Parterne på det overordnede styringsniveau. De fastlægger mål, budgetter, tidsplaner og kvalitetskrav og kan godkende væsentlige ændringer.

Lejre Kommunes projektorganisation kan ”løfte” alle væsentlige beslutninger til politisk stillingtagen. 

Projektering og økonomi 
Boligselskabet indgår totalentreprisekontrakten på baggrund af samarbejdsaftalen. 

Derefter varetager totalentreprenøren og dennes arkitekt den resterende projektering (fase 2-3) frem mod et endeligt udførelsesprojekt. Projekteringen sker i et tæt samarbejde med Lejre Kommunes projektorganisation med afsæt i skitseforslaget og Lejre Kommunes værdi- og funktionsprogram for plejehjemmet. 

Under projekteringen får Lejre Kommunes projektorganisation bistand fra kommunens bygherrerådgiver NIRAS, som stod for at udarbejde værdi- og funktionsprogrammet og har deltaget i udarbejdelsen af skitseprojektet. 

Derudover inddrages repræsentanter fra OK Fonden i projekteringen. 

I fase 2 skal parterne blive enige om at fastsætte projektøkonomien, som realiseringen af byggeriet skal ske inden for.

Projektøkonomien danner udgangspunkt for samtlige disponeringer, valg og tilpasninger under udarbejdelsen af dispositionsforslag og projektforslag og forudsætter, at plejeboligerne, servicearealerne, fællesarealerne og udearealerne hver især opfylder deres respektive økonomiske rammer, der skal overholdes i henhold til politiske bevillinger og  støttebekendtgørelsen. 

Totalentreprenøren skal i den forbindelse afgive en foreløbig fast pris for byggeriet, når projektforslaget er færdiggjort og godkendt af parterne.

Prisen skal baseres på de af totalentreprenøren tilbudte dækningsbidrag under boligselskabets udbud og vil være underlagt et åben bog-princip, som giver Lejre Kommune fuld indsigt i entreprenørens prissætning. Derudover vil prisen være opdelt efter to byggebudgetter for henholdsvis Lejre Kommune og boligselskabet.

Parallelt med projekteringen skal boligselskabet udarbejde Skema A for byggeriet, herunder et særskilt Skema A for henholdsvis plejeboligerne og servicearealerne.

Efter godkendelsen af projektforslag, projektøkonomi og Skema A indledes fase 3 med totalentreprenørens færdigprojektering frem mod et udførelsesprojekt som grundlag for ansøgning om Skema B og endelig politisk godkendelse af projekt og økonomi. 

Løbende betaling, dokumentation og honorar 
Som bygherre skal boligselskabet afholde udgifter over for totalentreprenøren, der herefter skal videreføres til Lejre Kommune i det omfang, de vedrører servicearealerne eller Lejre Kommunes andel af fællesarealer og udearealer.

Derfor vil boligselskabet løbende kræve betaling fra Lejre Kommune i takt med byggeriets fremdrift i henhold til det gældende stade i forhold til de faktisk afholdte udgifter til totalentreprenørens projektering og opførelse af servicearealerne og Lejre Kommunes andel af fællesarealerne samt andel af udearealerne.

Boligselskabet Sjælland forpligter sig til, under hele projekteringen og udførelsen af byggeriet, at specificere og fordele alle udgifter til totalentreprenøren så detaljeret som muligt på en række hovedkategorier. 

Fordelingen skal kunne dokumenteres på postniveau. For hver betaling vedlægges bilag med en entydig opdeling, hvor det klart fremgår, hvilke udgifter der vedrører henholdsvis plejeboligerne, servicearealerne og fællesarealerne.

Udover betalingen til entreprenøren skal Lejre Kommune betale et sædvanligt byggesagshonorar for byggestyring til boligselskabet.

Honoraret dækker boligselskabets fælles indsats som overordnet ansvarlig for projektering, udbud, kontrahering, udførelse, styring, aflevering samt indhentelse af samtlige nødvendige myndighedsgodkendelser, herunder endelig ibrugtagningstilladelse. Honorarets størrelse fastsættes inden aftalens underskrivelse.   

Sociale klausuler og vedligeholdelse af materialer  

Det er aftalt med boligselskabet, at Lejre Kommunes sociale klausuler med krav om overholdelse af ILO-konventioner og kædeansvar indarbejdes i entreprisekontrakten. 

I lejre Kommunes sædvanlige sociale klausuler er boden for overtrædelse af klausulerne fastsat til 2,0 promille af entreprisesummen pr. dag, som minimum 1.000 kr. 

Grundet projektets størrelse vil en bod på 2,0 promille blive anset for uforholdsmæssig høj af entreprenøren. Det vil medføre en væsentlig merudgift for Lejre Kommune, når entreprenøren skal prissætte risikoen. 

På denne baggrund foreslås det med samarbejdsaftalen, at der fastsættes en bod for overtrædelse af klausulerne på 0,5 promille af entreprisesummen, dog minimum 10.000 kr. pr dag. Det er administrationens vurdering, at den fastsatte bod udgør et proportionalt og tilstrækkeligt middel til håndhævelse af klausulerne. 

Derudover skal boligselskabet sørge for, at totalentreprenøren så vidt muligt benytter materialer, der er kendetegnet ved lav vedligeholdelse og let rengøring. Materialerne skal således være af en kvalitet, der sikrer holdbarhed og funktionalitet, samtidig med at de minimerer behovet for regelmæssig vedligeholdelse og rengøring, hvilket vælges i samarbejde mellem totalentreprenøren og projektgruppen.

Betinget aftale og udtrædelsesklausuler

Samarbejdsaftalen er fra Lejre Kommunes side betinget af Kommunalbestyrelsens godkendelse af samarbejdsaftalen, købsaftalen, administrationsaftalen og ejerforeningsvedtægterne.

Derudover indeholder samarbejdsaftalen en række udtrædelsesklausuler, hvor Lejre Kommune kan udtræde af samarbejdet og projektet. Klausulerne skal sikre, at projektet og økonomi kan godkendes af Lejre Kommune. 

Lejre Kommune kan udtræde, hvis der ikke kan opnås enighed om totalentreprisekontrakten, herunder de sociale klausuler.

Derudover kan Lejre Kommune udtræde, hvis der ikke opnås politisk godkendelse af den videre projektering af plejehjemmet og økonomi i form af dispositionsforslag og Skema A. Det samme gør sig gældende ved manglende godkendelse af eventuelle væsentlige ændringer fra godkendt dispositionsforslag til det senere myndighedsprojekt og Skema B.  

I tilfælde af Lejre Kommunes udtræden af projektet fordeles de afholdte udgifter til færdigprojekteringen, således at udgifter, der udelukkende vedrører plejeboligerne afholdes af boligselskabet og udgifter, der udelukkende vedrører Servicearealerne afholdes af Lejre Kommune.

Udgifter, der udelukkende vedrører fællesarealerne fordeles forholdsmæssigt baseret på parternes forholdsmæssige ejerskab.

Udgifter til bygherrerådgivning og advokat

For at sikre, at projekteringen af plejehjemmet sker i overensstemmelse med det godkendte skitseprojekt samt Lejre Kommunes værdi- og funktionsprogram, vil administrationen indkøbe bygherrerådgivning fra NIRAS til projekteringsfasen. Udgiften forventes at udgøre 175.000 kr.

Derudover skal Lejre Kommune afholde udgifter til juridisk bistand i forbindelse med udarbejdelse og forhandling af aftalegrundlaget med boligselskabet. Administrationen har indhentet et tilbud fra Bech-Bruun, som indeholder et estimat på en forventet udgift på 650.000 kr.