Formålet med Lundtofte Kultursal og Bibliotek var at skabe et lærings- og kulturcenter i Lundtofte, som skulle fungere som et levende lokalt omdrejningspunkt. Kultursalen og biblioteket skulle anvendes fra tidlig morgen til sen aften, så forskellige brugergrupper kunne føle sig velkomne og få glæde af hinanden på tværs.

Efter indvielsen af kultursalen og biblioteket i 2023 blev det i løbet af det efterfølgende år tydeligt, at den mangeårige renovering af Lundtofte Skole, herunder arbejdet med kultursal og bibliotek, havde givet anledning til en række strukturelle udfordringer. Udfordringerne vedrører blandt andet de ændrede lovgivningsmæssige krav og rammer i folkeskolen, samt mulighederne for at åbne lokalerne i tilstrækkelig grad for foreninger og kulturelle aktører. Dette fremgår af evalueringen fra 2024.

Jf. sag til Kommunalbestyrelsen i oktober 2025 har forvaltningen opnået tilsagn og bevilling på 5.347.000 kr. til at deltage i et forsøg med skolemadsordning på Lundtofte Skole for udskolingen. Forsøget forudsætter etablering af et buffetområde, hvor maden kan udleveres, samt siddepladser, hvor eleverne kan spise. Center for Uddannelse og Pædagogik planlægger i den forbindelse at møblere Kultursalens foyerområde med borde og bænke, så området kan fungere som spiseområde i skoletiden. Indretning vil være fleksibel, så foyeren og Kultursalen fortsat kan anvendes som én samlet sal – fx til koncerter. Foyeren skal fortsat kunne anvendes til arrangementer for lokalsamfundet og foreningslivet, fx til møder. Forvaltningen forventer at borde og stole vil skulle fjernes og stilles frem igen cirka fem gange årligt, og at udgifterne til dette finansieres af det centrale budget på skoleområdet. Flytningen forventes at kræve to medarbejdere i to-tre timer pr. arrangement.

Forvaltningen har det seneste år arbejdet på at gøre det lettere for foreninger og kulturelle aktører at planlægge og afholde arrangementer og koncerter i Lundtofte Kultursal. Samtidig har forvaltningen haft fokus på at udvide brugernes adgang til både kultursal og bibliotek. En samlet opfølgende evaluering af Lundtofte Kultursal og bibliotek 2025 er vedlagt sagen (bilag).

Forvaltningen har arbejdet med følgende:

1. Udvidede åbningstider i Lundtofte Kultursal og bibliotek, samt mulighed for ekstra depotplads: Kommunalbestyrelsen har besluttet, at åbningstiden for Kultursalen og Biblioteket kan udvides fleksibelt i weekender ved behov. Brugere betaler for en ekstern vagt. Fordelen er, at der kun betales for de ekstra timer, mens ulempen er, at vagten ikke har internt kendskab til salen og udstyr. De folkeoplysende foreninger, holdes udgiftsfri ved brug af salen ud over normal åbningstid, som loven foreskriver det. Omkostninger hertil forventes at være begrænsede, og afholdes af budgettet på folkeoplysningsområdet til lokaltilskud til frivillige foreninger, på samme måde som det er tilfældet ved foreningernes brug af Fennebergsalen uden for bibliotekets åbningstid. 

2. Udarbejdelse af tillæg til ”Principper for anvendelse af kommunale lokaler” for Lundtofte Kultursal: Principperne er justeret, så skolen ikke længere kan aflyse bookinger i kultursalen med kort varsel, hvilket giver foreninger og orkestre bedre planlægningsmuligheder. De justerede principper er vedlagt sagen (bilag). Forvaltningen har været i dialog med skolen, hvilket resulterede i at booking for foreninger og eksterne brugere blev fremrykket for skoleåret 2025/2026. Skolen indsendte alle kendte behov i februar, så foreninger og orkestre kunne ansøge om tider allerede fra marts. Ansøgninger blev behandlet i maj, og fra juni kunne alle booke ledige tider direkte. 

3. Igangsættelse af flere samarbejder ml. skole og bibliotek, så brugen af salen øges i skoletiden: Samarbejdet mellem biblioteket og skolen er udvidet med et større læseprojekt for alle klassetrin, højtlæsning i klubtiden og børneteater i Kultursalen. Aktiviteterne har samlet involveret flere hundrede børn.

Den strategiske ramme er de godkendte principprogrammer: "Principper for anvendelse af kommunale lokaler", godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget den 4. juni 2025 og principper for kommunale ejendomme "Sammen om vores fælles ejendomme - brugsret for alle” godkendt af Økonomiudvalget den 1. oktober 2020 (bilag). 

Forvaltningen vil fortsat følge brugen af Lundtofte Kultursal og bibliotek.