Kompetence

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget

Beslutningstema

Drifts- og samarbejdsaftalerne med de selvejende haller bliver hvert år opdateret, så de er tidssvarende og tager højde for aktuelle spørgsmål, sager og samfundsforhold. Aftalerne løber kun for 1 år ad gangen.

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget kan godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2026.

Indstilling

Direktøren for Børn, Unge og Kultur indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget godkender de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller for 2026.

Sagens indhold

Administrationen har i uge 43-45 2025 afholdt dialogmøder med alle 8 selvejende haller (1 møde med hver hal), hvor hallerne bl.a. har haft mulighed for at komme med inputs til de nuværende drifts- og samarbejdsaftaler samt stille spørgsmål til dem.

På møderne har administrationen desuden informeret hallerne om egne forslag til tilføjelser/ændringer i aftalerne og fået hallernes syn på disse.

Derudover har administrationen på møderne bedt om hallernes inputs til den nuværende dialogproces, dialogform og aftaleform. Dette for bl.a. at få hallernes syn på de ændringsforslag vedr. flytning af dialogmøder og proces for drifts- og samarbejdsaftaler, indførelse af faste fællesmøder og overgang til én samlet aftale i stedet for 1 aftale pr. hal, som Sørbyhallen stillede i forbindelse med deres høringssvar sidste år.

På baggrund af ovennævnte er der udarbejdet opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler, der efterfølgende er blevet sendt i høring hos hallerne. 

Hvad er nyt i oplægget til aftaler for 2026

• Tilføjet, at Slagelse Kommune skal godkende vedtægtsændringer/nye vedtægter i de selvejende haller, før de kan træde i kraft. Der er tale om formalisering/skriftliggørelse af nuværende praksis.
• På baggrund af bl.a. aktuel asbest-sag i Dalmose Idræts- og Kulturcenter er det blevet tilføjet, at de selvejende haller kan få tilladelse fra Slagelse Kommune til længevarende akutte/ekstraordinære nedlukninger, herunder nedlukninger uden for sommerperioden, og at godkendte ekstraordinære/akutte nedlukninger ikke påvirker, hvordan driftstilskuddet beregnes. Der er tale om formalisering/skriftliggørelse af nuværende praksis. 
• Præciseret/tydeliggjort, at de selvejende haller har ret til at deltage i halfordelingsmøder. Dette er sket på baggrund af spørgsmål fra Vesthallen. 
• Tilføjet, at de selvejende haller som noget nyt kan få kiggeadgang til HallMonitor-systemet, så de kan se data for/udnyttelse af deres egen hal, og at Fritidsafdelingen hjælper med oprettelse og indføring i systemet. Dermed kan hallerne løbende følge data for egen hal og skal dermed ikke længere afvente, at Fritidsafdelingen lægger pdf-rapporter op i Winkas. 
• Tilføjet frist for, hvornår hallerne skal ansøge om at få m2 ud af modellen (samme frist som ansøgninger om tilføjelse af m2). Lige nu er der i aftalen kun en frist for ansøgning om tilføjelse af m2 og ikke en frist for at søge om at få fjernet m2.
• Uge 43 er tilføjet som uge for afholdelse af dialogmøder. Møderne afholdes derfor fremadrettet i uge 43-45 i stedet for i uge 44-45. 

Derudover er der foretaget mindre sproglige præciseringer mv. i enkelte afsnit.

7 selvejende haller har indsendt et høringssvar/givet en tilbagemelding på aftalerne.

Både aftaleudkast og hallernes høringssvar/tilbagemeldinger er vedlagt som bilag. I aftaleudkast er administrationens tilføjelser markeret med blåt, mens afsnit, der slettes, er markeret med rødt.

Der er igen i år udarbejdet og vedlagt et aftaleudkast pr. hal. Dette skyldes, at der er mindre lokale forskelle på hallerne, fx er Agersøhallen som eneste hal fritaget for brug af Winkas og HallMonitor, og Skælskørhallen varetager driftsopgaver i Skælskør Badmintoncenter. Det meste indhold i aftalerne er dog ens.

Handlemuligheder

Kultur-, Fritids- og Turismeudvalget har følgende handlemuligheder:

1. Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med de selvejende haller.
2. Godkende de opdaterede drifts- og samarbejdsaftaler med konkrete ændringer/bemærkninger. 

Vurdering

Administrationen vurderer, at drifts- og samarbejdsaftalerne fungerer efter hensigten, og at de bidrager til at ensrette kravene til og vilkårene mellem kommunale og selvejende haller. Aftalerne sikrer desuden, at der arbejdes efter samme mål, retningslinjer mv., og at foreninger og andre brugere oplever samme muligheder, åbningstider, lukkeperioder, rettigheder, bookingproces mv., uanset om de bruger en kommunal eller en selvejende hal.

Nedenfor giver administrationen en kort opsummering på de inputs til den nuværende dialogproces, dialogform og aftaleform og dermed Sørbyhallens ændringsforslag fra sidste år, som administrationen har modtaget på de afholdte dialogmøder, samt administrationens vurdering af de pågældende punkter.

Derefter svarer administrationen på de bemærkninger til samarbejdet mellem hal og kommune, som Sørbyhallen er kommet med i deres høringssvar. 

Ingen haller har bemærkninger til selve aftalernes indhold og de af administrationen foreslåede ændringer. 

Indførelse af faste fællesmøder

Sørbyhallen har i deres høringssvar sidste år foreslået indførsel af faste fællesmøder. Enten at det individuelle møde med hver hal hvert andet år erstattes af et fællesmøde. Eller at der hvert andet år afholdes både et individuelt og et fællesmøde.

De øvrige 7 haller ønsker at fortsætte den nuværende ordning med årlige individuelle møder med hver hal (1 møde med hver hal).

6 haller ønsker ikke, at der skal indføres faste fællesmøder, mens 1 hal ønsker, at der både skal være individuelle møder og et fællesmøde hvert år. 

Administrationen vurderer, at de individuelle møder med hver hal har stor værdi for både den enkelte hal og administrationen og erfaringsmæssigt giver et langt større udbytte end store fællesmøder. 

Dialogmøderne giver god mulighed for, at hallerne kan bringe de punkter op, som de hver især finder vigtige, og at de kan tage ting op, som de ellers ikke ville gøre, hvis mødet foregik i en større forsamling med deltagelse af alle haller. Dialogmøderne med hver hal sikrer desuden, at hver hal får lige meget taletid mv. Dette ville ikke nødvendigvis være tilfældet på et stort fællesmøde.

Derudover er der også løbende dialog mellem administrationen og hallerne imellem dialogmøderne, hvor mange sager, spørgsmål mv. bliver drøftet og håndteret. 

Administrationen bemærker, at årlige dialogmøder med hver hal ikke udelukker, at der i særlige tilfælde også kan holdes fællesmøder. Administrationen vurderer dog ligesom flertallet af hallerne, at der ikke er behov for faste fællesmøder. 

Fælles samlet drifts- og samarbejdsaftale

Sørbyhallen har i deres høringssvar sidste år foreslået, at der skal laves én enslydende samlet aftale for alle haller i stedet for, at hver hal har deres egen aftale. 

De 7 øvrige haller ønsker at beholde den nuværende ordning, hvor hver hal har sin egen aftale, som er tilpasset evt. helt særlige lokale forhold.

Administrationen vurderer, at det vil gøre flere hallers aftaler væsentligt længere, hvis der skal laves en samlet aftale, som skal dække alle hallers forhold, herunder også indeholde afsnit, som ikke er relevante for den enkelte hal.

Derudover har den nuværende ordning indtil nu ikke givet anledning til fejl, forglemmelser mv. 

Flytning af dialogmøde til tidligere tidspunkt

Sørbyhallen foreslog i deres høringssvar sidste år, at dialogmødet skulle rykkes frem til august/september.

De øvrige 7 selvejende haller ønsker, at dialogmøderne skal ligge på det nuværende tidspunkt (ultimo oktober/primo november) og dermed i forlængelse af Byrådets godkendelse af budgetaftale og administrationens udmelding om næste års driftstilskud.

Administrationen vurderer, at dialogmødets nuværende placering er hensigtsmæssig, fordi netop næste års driftstilskud og evt. indhold i budgetaftalen af relevans for de selvejende haller er vigtige punkter på dialogmødet og for hallerne.

Derudover er der mulighed for løbende dialog hen over året. Dialogen behøver derfor ikke at være begrænset til efterårets dialogmøde. 

Flytning af tidspunkt for genforhandling af drifts- og samarbejdsaftale

Sørbyhallen foreslog i deres høringssvar sidste år, at processen for genforhandling af drifts- og samarbejdsaftale, herunder høringsperioden, skulle fremrykkes til september med vedtagelse umiddelbart herefter. 

De øvrige 7 haller ønsker, at genforhandlingen af aftalerne skal ligge på det nuværende tidspunkt (november) og dermed i forlængelse af Byrådets godkendelse af budgetaftale og administrationens udmelding om næste års driftstilskud.

Administrationen vurderer, at det nuværende tidspunkt for genforhandlingen af aftalerne giver god mening, hvilket bl.a. også skal ses i sammenhæng med, at der kan vedtages ting i budgetaftalen, der kan have relevans for næste års drifts- og samarbejdsaftaler.

Administrationens opsummering vedr. ovennævnte punkter

På baggrund af ovennævnte vurderer administrationen, at der er stor opbakning fra hallerne til den nuværende aftaleform (hver hal har sin egen aftale), nuværende dialogform (individuelle møder med hver hal), nuværende tidspunkt for afholdelse af dialogmøder (ultimo oktober-primo november) og nuværende tidspunkt for genforhandling af aftaler (november med vedtagelse af aftaler primo december).

Administrationen har derfor fastholdt den nuværende praksis i forslaget til aftaler for 2026.

Administrationen har dog i år prøvet at rykke dialogprocessen (udmelding af driftstilskud og start på dialogmøder) lidt frem for at give hallerne en lidt længere høringsperiode/svartid på aftalerne. De første dialogmøder vil derfor fremadrettet blive afholdt en uge tidligere end hidtil, så aftalerne dermed også kan komme tidligere i høring, hvilket muliggør en lidt længere høringsperiode.

Manglende inddragelse i forbindelse med de årlige drifts- og samarbejdsaftaler (Sørbyhallen)

Administrationen kan ikke genkende, at Sørbyhallen ikke bliver inddraget, eller at Sørbyhallens forslag/kommentarer til aftalerne ikke bliver behandlet/besvaret. 

Drifts- og samarbejdsaftalerne bliver hvert år opdateret på baggrund af en dialogproces, hvor man som selvejende hal både til dialogmødet, i høringssvaret og i den løbende dialog henover året har mulighed for at komme med inputs til næste års aftale, få sparring på forslag, stille spørgsmål, tage ting op mv.

Hvert år bliver der på baggrund af dialogen med hallerne tilføjet/fjernet indhold i aftalen efter ønske fra hallerne, og flere af de ændringer i aftalerne, der er sket henover årene, er foretaget på baggrund af inputs fra netop Sørbyhallen, fx forhøjelsen af maxbeløbet til nyanskaffelser, som træder i kraft i 2026.

Hvert år behandles høringssvarene desuden uddybende i den sag, hvor der skal tages stilling til næste års aftaler. I sagen fremgår det også, hvilke konkrete ændringer, som høringssvarene afstedkommer i udkastet til nye aftaler, og som derfor integreres i den aftale, der bliver sendt til underskrift. 

Administrationen giver desuden hallerne en tilbagemelding på resultatet af den politiske sag. Men administrationen må ikke referere fra drøftelser på lukkede udvalgsmøder. 

Derudover bemærker administrationen, at der henover årene både på de afholdte dialogmøder og i mailkorrespondancer mv. har været dialog med Sørbyhallen om forslag osv.

Sørbyhallens ændringsforslag fra sidste år vedr. dialogproces, dialogform og aftaleform har desuden været et punkt på dette års dialogmøder, således at administrationen kunne få de øvrige hallers syn på disse.

Sørbyhallen blev orienteret om dette på dialogmødet i år og har desuden den 18/11 fået tilsendt en opfølgning på drøftelsen til dialogmøderne i de øvrige haller (vedlagt som bilag).

At punktet ikke fyldte mere på mødet i Sørbyhallen, skyldtes dels, at hallen allerede havde uddybet sine forslag i høringssvaret. Derudover har hallerne mulighed for selv at præge dagsordenen til dialogmøderne og tage punkter op, som optager den enkelte hal. Sørbyhallen valgte, at en væsentlig del af dialogmødet skulle bruges på at drøfte m2 i modellen for driftstilskud, herunder hallens ønske om at få tilføjet 2 lokaler, hvilket naturligt efterlod mindre tid til at gå i dybden med andre punkter. 

Det er vigtigt at være opmærksom på, at der vil være ønsker til ændringer i aftalerne mv., som administrationen vurderer ikke kan opfyldes, fx pga. lovgivning, retningslinjer, økonomi, det politisk vedtagne formål med modellen for driftstilskud eller manglende opbakning fra de øvrige haller.

Det skal dog understreges, at hallerne altid er velkomne til at komme med idéer og forslag, herunder bede om mere info. Det giver også mulighed for, at administrationen fx kan tage evt. indkomne forslag op på dialogmøderne senere på året.

Administrationen bemærker, at de øvrige haller ikke har bemærkninger til den nuværende dialogproces mv.

Hjemtagelse af udearealer (Sørbyhallen)

Det er korrekt, at temaet om udearealer udgik fra 2023-analysen af modellen for driftstilskud som følge af beslutningen om hjemtagelse af drift af udearealer i Sørby og Dalmose ifm. budgetforliget.

Administrationen anerkender, at Sørbyhallen er blevet påvirket af beslutningen om at fjerne det særlige tilskud, som hhv. Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenter tidligere modtog til drift af udearealer.

Derudover er det korrekt, at brugerne af arealerne nu skal udføre enkelte opgaver selv (fx udskifte net i fodboldmål), hvilket også er tilfældet for klubber på andre anlæg i kommunen. 

Baggrunden for hjemtagelsen var, udover en økonomisk besparelse, at give arealerne et kvalitativt løft via udnyttelse af stordriftsfordele, uddannet personale, specialmaskiner, faglig ekspertise og erfaringer og at øge muligheden for samtænkning af faciliteter/aktiviteter, herunder at igangsætte arbejde med opdatering og beskrivelse af plejeniveauer, tilstandskrav mv.

Administrationen bemærker, at der i prioriteringsforslaget også fremgik mulige negative konsekvenser ved hjemtagelsen.

Haller og foreninger har haft mulighed for at afgive høringssvar, og de 3 indkomne høringssvar (fra hhv. Sørbyhallen, Dalmose Idræts- og Kulturcenter og FS Hashøj) til prioriteringsforslaget indgik i den politiske behandling af prioriteringsforslag og Budget 2024.

Efter den politiske beslutning om hjemtagelse af udearealer har der været afholdt et overdragelsesmøde med både Dalmose Idræts- og Kulturcenter og Sørbyhallen.

Administrationen har desuden en løbende dialog med både Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenter om udearealer og har opfordret begge haller til at melde ind, hvis der er udfordringer med konkrete arealer, så administrationen kan undersøge det nærmere. Administrationen er derfor allerede i dialog med Sørbyhallen om fx Stenbækhaven. 

Administrationen har noteret sig, at Sørbyhallen oplever, at fodboldbanerne har fået et kvalitativt løft, hvilket er i overensstemmelse med, hvad administrationen hører fra brugerne til bl.a. brugermøder. Administrationen oplever desuden, at der er en god dialog med brugerne af arealerne, ligesom brugerne bliver orienteret om praktiske ting, der sker på arealerne.

Administrationen er dog opmærksom på, at der er arealer, hvor der opleves udfordringer, ligesom der ved enkelte arealer er uklarhed om snitflader. 

I år er der brugt en del ressourcer på at lime tæppet på hockeybanen i Sørby, da klubben ikke kunne spille på hele banen. Derudover er Entreprenørservice i gang med at beskære træer, så der kan komme mere lys ned på banen, hvilket har været et ønske fra fodboldklubben.

Den af Sørbyhallen nævnte udfordring med lysanlægget skyldes ikke hjemtagelsen af udearealer, men at de lamper, der bruges, er udgået, og derfor skal udskiftes til LED. Lysanlægget står på listen over anlæg, hvor lamperne snarligt bør udskiftes til LED. Udfordringen ville derfor have været den samme, hvis Sørbyhallen fortsat havde driftet banerne.

Administrationen vil bl.a. på baggrund af høringssvaret fra Sørbyhallen indkalde hhv. Sørbyhallen og Dalmose Idræts- og Kulturcenter til evalueringsmøde om driften af udearealer i starten af 2026.

Derudover vil administrationen følge op på øvrige tilbagemeldinger vedr. udearealer, som er fremkommet på dialogmøderne med de 8 selvejende haller. 

Manglende inddragelse i analyse (Sørbyhallen)

Administrationen kan ikke genkende, at Sørbyhallen ikke er blevet inddraget i 2023-analysen af driftstilskudsmodellen.

Analysens temaer blev bl.a. udvalgt på baggrund af inputs fra hallerne, ligesom der undervejs har været afholdt et møde med hver hal, hvor der bl.a. var mulighed for at komme med inputs til analysen.

De selvejende haller fik desuden på dialogmødet i november 2023 præsenteret de forslag til ændringer, som analysen havde afstedkommet, ligesom hallerne forinden havde fået tilsendt den nye m2-vurdering, således at de kunne komme med bemærkninger mv. til denne. Derudover havde hallerne mulighed for at afgive høringssvar til ændringerne i forbindelse med drifts- og samarbejdsaftalerne for 2024, hvilket Sørbyhallen valgte ikke at gøre. 

Derudover bemærker administrationen, at der efter udsendelsen af analysen har været en længere skriftlig dialog med Sørbyhallen om forskellige dele af analysen, og hvor administrationen har besvaret hallens forskellige spørgsmål, bemærkninger mv. Administrationen har i forbindelse med denne dialog også foreslået et møde mellem Sørbyhallen og administrationen. 

Administrationen bemærker endvidere, at ingen af de øvrige selvejende haller har udtrykt utilfredshed med hverken analysens indhold, præsentationen af analysen eller inddragelsen i analysen. 

Administrationen har dog noteret sig, at Sørbyhallen gerne ville have haft, at præsentationen/inddragelsen var foregået på en anden måde, herunder at den færdige analyse var kommet tidligere ud til hallerne, hvilket administrationen tager med i overvejelserne ved fremtidige, lignende situationer. 

Hvad angår den udestående del af analysen (analyse af aktivitetsniveauet i hallerne) er Sørbyhallen ligesom de øvrige haller orienteret om, hvorfor analysen er forsinket, og hvornår den forventes udarbejdet. 

Administrationen bemærker, at årsagen til forsinkelsen bl.a. skyldes udskiftning af HallMonitor-kameraer og overgang til nyt og forbedret HallMonitor-system, hvilket bl.a. er sket for at sikre valide data til analysen, herunder at kameraerne måler korrekt, når hallen er delt op, hvilket bl.a. har været en udfordring i Sørbyhallen, jf. tidligere dialog med hallen.

Opsummering

Administrationen vurderer på baggrund af hallernes høringssvar og de modtagne inputs på de afholdte dialogmøder, at der er tilslutning til de foreslåede tilføjelser/ændringer i aftalerne, aftalerne som helhed, samarbejdet/dialogen og modellen for driftstilskud. Ingen af hallerne har bemærkninger til udkastet til aftaler for 2026. 

Administrationen anbefaler derfor, at de opdaterede aftaler bliver godkendt.

Administrationen vil følge op på de punkter ovenfor og fra de afholdte dialogmøder, der giver anledning til dette. 

Retligt grundlag

Kommunen kan understøtte foreningsdannelse efter Folkeoplysningsloven samt borgernes aktive fritidsliv efter kommunalfuldmagten.

Kommunen må kun understøtte lovlige kommunale aktiviteter i de selvejende haller (fx idræt og folkeoplysning) og ikke erhvervsmæssige/kommercielle aktiviteter i hallerne.

Økonomiske og personalemæssige konsekvenser

Rammen til de selvejende haller er på i alt 12.784.791 kr. inklusiv moms i 2026.

Tværgående konsekvenser

Ingen bemærkninger.

Sagens videre forløb

Ingen bemærkninger.