Resume

Byrådet har i forbindelse med budget 2025 bestilt en analyse af ejendomsområdet. Den del af analysen, der vedrører ejendomsdrift og anlægsstyring blev fremlagt for Økonomiudvalget 10.06.2025, punkt 5.

Økonomiudvalget tilkendegav på mødet, at der skulle arbejdes videre med: 1) ejendomsdrift baseret på model 2 – større opgavefællesskaber i eksisterende struktur og 2) anlægsstyring baseret på model B – etablering af fælles, tværgående bygherreorganisation.

En beskrivelse af model til fremtidig ejendomsdrift og en model til fremtidig anlægsstyring har været i høring i MED-udvalg og referencegrupper. Beskrivelsen af modellerne er efterfølgende justeret i forhold til de opmærksomhedspunkter som MED-udvalg og referencegrupper har rejst i deres høringssvar. Opdateret beskrivelse af model for ejendomsdrift og model for anlægsstyring er vedlagt som bilag 1.

Økonomiudvalget skal med denne sag træffe beslutning om den fremtidige organisering af ejendomsområdet.

Det foreslås også at Økonomiudvalget beslutter, at der skal udarbejdes en samlet ejendomsstrategi for Gladsaxe Kommune.

Baggrund

I forbindelse med budgetaftalen for 2025 vedtog Byrådet, at der skal gennemføres en grundig analyse af det samlede ejendomsområde i Gladsaxe Kommune (budgetnote 3).

Der er gennemført en analyse af den nuværende model for drift og vedligehold af de kommunale bygninger og den kommunale anlægsstyring, herunder også prioritering af de mange kommunale målsætninger og strategier samt brug af den samlede ejendomsportefølje.

Økonomiudvalget tilkendegav på møde 10.06.2025, punkt 5, at der skulle arbejdes videre med: Ejendomsdrift baseret på model 2 – større opgavefællesskaber i eksisterende struktur og Anlægsstyring baseret på model B – etablering af fælles, tværgående bygherreorganisation.

MED-involvering og referencegrupper

Der har været involvering af MED-udvalg på alle niveauer og i alle forvaltninger samt med tre referencegrupper bestående af tekniske serviceledere, decentrale ledere og nøglepersoner ift. anlægsprojekter. I alt har ejendomsanalysen og forslag til ny organisering været drøftet i 28 MED-Udvalg. Høringssvar fra MED-udvalg er samlet i bilag 2.

MED-udvalg og referencegrupperne er blevet bedt om at komme med forslag til justeringer i beskrivelserne af de to modeller og opmærksomhedspunkter i forhold til en eventuel implementering af ændringer på ejendomsområdet. Alle opmærksomhedspunkter fra høringssvarene er samlet i en tabel og vedlagt som bilag 3.

Med udgangspunkt i opmærksomhedspunkterne er udarbejdet et notat, som samler op på de opmærksomhedspunkter, som deles af mange MED-udvalg og/eller som styregruppen for ejendomsanalysen har fundet særligt vigtige og derfor har besluttet at indarbejde i beskrivelserne af den fremtidige organisering på ejendomsområdet. Disse kan læses i bilag 4.

Her skal fremhæves:

• At plejecentrene kan bibeholde rengøring som en del af helhedsplejen.
• At der i forhold til den rengøring, som i dag er udliciteret, inden udløb af kontrakterne vil blive taget stilling til om disse opgaver skal genudbydes eller varetages af ISG.
• At det tekniske servicepersonale forsat vil have deres primære opgaver – og møde ind – på de skoler, plejecentre, institutioner, tilbud mv., som de kender, og hvor de tekniske opgaver skal udføres.
• At rengøring og teknisk service forsat vil ske med en opmærksomhed på borgernes behov.
• At Ejendomscenteret vil have det overordnede ansvar for alle faser af et byggeri og have ansvaret for involvering af brugere, driftsorganisationer og fagforvaltningerne.
• At en ejendomsstrategi vil sætte rammerne for en politisk prioritering mellem forskellige hensyn i forhold til drift og anlæg.

Ny organisering af ejendomsdriften og en fælles, tværgående bygherreorganisation 

Forslag til ny organisering af ejendomsdrift og anlægsstyring er beskrevet i bilag 1. Hovedlinjerne er:

Større opgavefællesskaber 

Forslaget til ny organisering af ejendomsdriften indebærer en fortsættelse og udvikling af kommunens tværgående driftsorganisationer, samtidig med at der – inden for de enkelte fagforvaltninger – etableres driftsorganisationer for det tekniske servicepersonale.

Den nye model for løsning af de ejendomsrelaterede driftsopgaver er baseret på en række overordnede målsætninger og principper:

• Opgaveløsningen skal være mere effektiv. Stordriftsfordele i forhold til kompetencer, maskiner, værktøj, indkøb mv. skal udnyttes bedre.
• Mindre sårbarhed i opgaveløsningen. Opgaveløsning i større faglige fællesskaber skal medvirke til at reducere sårbarhed ved sygdom, opsigelser mv.
• Højere faglig kvalitet i opgaveløsningen. Større faglige fællesskaber giver bedre mulighed for at ensrette arbejdsgange, at udnytte specialkompetencer, målrette kompetenceudvikling mv.
• Fælles og centrale faglige standarder – decentral udførsel. Ejendomscenteret har ansvaret for at sætte de overordnede faglige standarder for de ejendomsrelaterede opgaver. Pasning og daglig vedligehold udføres decentralt af forvaltningernes driftsorganisationer tæt på ejendommenes brugere, og med plads til at løsningen af de mange serviceopgaver kan tilpasses de forskellige sektorers og institutioners behov.

Etablering af fælles, tværgående bygherreorganisation

Forslaget til ny organisering af anlægsstyring i Gladsaxe Kommune indebærer, at ejerskabet til kommunens ejendomme samles under Økonomiudvalget, og at Ejendomscenteret overtager det administrative bygherreansvar fra fagforvaltningerne.

Til ejerskabet knytter sig en række opgaver vedrørende den overordnede forvaltning af kommunens ejede og lejede ejendomsportefølje. Det gælder opgaver og beslutninger knyttet til konkrete dispositioner om køb og salg af ejendomme, forberedelse og igangsættelse af nybyggerier, ombygninger og nedrivninger uanset om de finansieres gennem særskilte bevillinger eller som led i udmøntning af en pulje, men også opgaver knyttet til mere overordnede vurderinger af nuværende og fremtidige kapacitetsbehov sammenholdt med den eksisterende ejendomsmasse.

Forslaget til den fremtidige anlægsstyring af kommunens byggeprojekter er baseret på en række overordnede målsætninger og principper:

• Samling af ejerskabet til kommunens ejendomme skal understøtte, at der i højere grad anlægges et tværgående blik på kommunens anlægsinvesteringer og sammensætningen af ejendomsporteføljen, og at der kommer yderligere fokus på mulighederne for at optimere ejendommenes udnyttelse på tværs.
• Samling af bygherreansvaret skal bidrage til at sætte fokus på de roller og opgaver, der knytter sig til bygherrerollen og medvirke til at tydeliggøre ansvaret gennem anlægsforløbene.
• Opgaveløsningen skal være mere effektiv.
• Samarbejdet omkring kommunens anlægsprojekter skal fortsat være velfungerende, og det vigtigt at kommunens politiske ambitioner kommer til udtryk i kommunens byggeprojekter.

Ejendomsstrategi 

En ny organisering af ejendomsområdet kan ikke stå alene, men skal suppleres af en fælles og politisk forankret ejendomsstrategi, der kan give en samlet retning og et mandat til Ejendomscenteret i forhold til udviklingen af ejendomsområdet.

En ejendomsstrategi kan f.eks. rumme en ambition om at flere funktioner skal kunne bruge de samme lokaler og være udgangspunkt for det strategiske arbejde på anlægsområdet.

Det foreslås at Økonomiudvalget beslutter, at der skal udarbejdes en ejendomsstrategi for Gladsaxe Kommune, og at denne forelægges til beslutning medio 2026.

Procesplan

Hvis Økonomiudvalget beslutter de foreslåede ændringer af ejendomsområdet, vil der ske en justering af organisationen med flytning af økonomi og medarbejdere.

Den konkrete flytning af ansvar og økonomi mellem de politiske udvalg vil blive forelagt til politisk beslutning i løbet af første halvår 2026.

Dette vil ikke ske på én gang, men under hensyntagen til andre opgaver i de forskellige dele af forvaltningen.

Den nye organisering på anlægsområdet forventes fuldt implementeret pr. 01.07.2026 – efter ændring af styrelsesvedtægten for Gladsaxe Kommune og flytning af økonomi mellem forvaltninger og udvalg.

Implementeringen af større opgavefællesskaber i ejendomsdriften vil ske over de kommende år og forventeligt være fuldt implementeret inden udgangen af 2027.

Forvaltningen vil i implementeringen være opmærksomme på balancen mellem ejendomsfaglige hensyn og ønsker fra brugerne, og på at det gode tværfaglige samarbejde om anlægsprojekter og vedligehold af bygningerne fortsætter i den nye organisation.

Økonomi

Af budgetnote 3 i budgetaftalen for 2025 fremgår det, at ejendomsanalysen skal afdække:

• Muligheden for en mere effektiv vedligeholdelse af de kommunale bygninger.
• Muligheden for en optimering af kommunens brug af bygninger.

Videre fremgår det, at eventuelle effektiviseringsgevinster samt behov for yderligere midler til vedligeholdelse kan indarbejdes i budget 2026-2029.

Analysen er således ikke gennemført med en forudgående forudsætning om en konkret besparelse, men ud fra et ønske om at se på muligheder og potentialer.

Med resultatet af analysen er det forventningen, at en samling af vedligeholdelsesopgaven og en optimering af bygningsmassen vil kunne give effektiviseringsmuligheder på sigt.

Der vil i implementeringsfasen være et behov at dedikere nogle ressourcer til f.eks. udarbejdelsen af en ejendomsstrategi, ligesom der på nogle af områderne vil være behov for kompetenceudvikling af medarbejderne.

Da der samtidig er en forventning om, at der er nogle effektiviseringspotentialer i optimeringen af anlægsstyringen og samlingen af drift- og vedligeholdelsesopgaven i nogle større fællesskaber, er det vurderingen, at reorganiseringen af ejendomsområdet vil kunne holdes inden for den eksisterende økonomiske ramme og potentielt bidrage med effektiviseringer på sigt.

Lene Riis, ejendomschef

Mads Uldall, projektleder

Økonomiudvalget 10.06.2025, punkt 5.