Egedal

Forsøgsordninger med sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussalen i Smørum - drøftelse

25/21576 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Opsummering v1

Spørgsmål

Bør Egedal Kommune indføre sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussalen i Smørum?

Opsummering

Drøftelse af fordele og ulemper ved at åbne for sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussalen i Smørum Idrætscenter og Kulturhus, baseret på erfaringer fra en forsøgsordning og behov for fleksibilitet.

Fordele

Øget aktivitet i lokalerne
Bedre udnyttelse af ledige timer
Mere struktur i bookinger

Ulemper

Potentielle konflikter med enkeltstående arrangementer
Kompleks administration
Aflysninger af sæsonbookinger

Emneord

Kultur
Fritid
Byudvikling

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Beslutningstema

På baggrund af forespørgsel fra foreninger og aftenskoler, skal udvalget drøfte fordele og ulemper ved at åbne foreningslokalerne i Smørum Idrætscenter for sæsonbookinger samt fortsætte forsøgsordningen med sæsonbookinger i Smørum Kulturhussal.

Kompetence til afgørelse

Folkeoplysningsudvalget.

Indstilling

Administrationen anbefaler, at udvalget drøfter fordele og ulemper ved at give plads til sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussal set fra de forskellige brugergruppers perspektiver.

Sagsfremstilling

Mødelokalerne i Smørum Idrætsanlæg og salen i Smørum Kulturhus har tidligere ikke været med i den årlige sæsonfordeling af lokaler til folkeoplysende aktiviteter. Årsagen er, at lokalerne ofte bruges til enkeltstående arrangementer – både af kommunen og af fritidsbrugere. Det kan skabe konflikter mellem faste sæsonaktiviteter og arrangementer som kunstudstillinger, koncerter og stormøder.

Kulturhussalen i Smørum

I sæsonen 2024/25 blev kulturhussalen for første gang en del af sæsonfordelingen som en forsøgsordning. Administrationen lod lokalet indgå i sæsonen efter en drøftelse i Folkeoplysningsudvalget i juni 2024 (se bilag 1).

Som forsøg kan salen sæsonbookes fra mandag kl. 8 til torsdag kl. 16. Fra torsdag aften og i weekenden er den kun til enkeltstående arrangementer. Denne model skulle give plads til både faste aktiviteter og fleksibilitet for arrangementer.

Administrationen vurderer, at ordningen har øget aktiviteten i salen. Indtil videre er det dog kun få aftenskoler og én forening, der har sæsonbooket. Det forventes, at nye aktiviteter tager tid at udvikle, så det er for tidligt at vurdere den fulde effekt (Udviklingen i antallet af bookinger kan ses i bilag 2).

Nogle foreninger har oplevet aflysninger af sæsonbookinger, når salen skulle bruges til enkeltstående aktiviteter, der ikke kunne placeres i weekenden. Det sker dog også på andre lokationer, når skoler eller kommunen har brug for lokaler.

Administrationen vurderer, at sæsonbooking af salen kan indgå i den kommende sæson efter samme model som indeværende sæson.

Mødelokalerne i Smørum Idrætsanlæg

Forsøget med kulturhussalen har rejst spørgsmål om mødelokalerne i Idrætscentret.

Hidtil har mødelokalerne ikke været med i sæsonfordelingen. Det skyldes:

hensyn til den private forpagter, der kan leje lokalerne mod betaling,
behov for lokaler til stævner,
at lokalerne er kommunens største mødefacilitet til stormøder og borgermøder.

Dog har gentagne bookinger udenfor sæsonfordelingen været accepteret efter gamle aftaler.

Der er dog stadig mange ledige timer i mødelokalerne (Udviklingen i antallet af bookinger kan ses i bilag 3), hvilket taler for at åbne for sæsonbooking på forsøgsbasis.

I 2025 har kommunale møder i det store mødelokale 1 været fordelt på hverdage, dog med en lille overvægt på fredage. Der er desuden bookinger i mødelokale 2 og 3, også på hverdage men med en overvægt på torsdage og fredage. Smørhullet har booket fredage og søndage. På den baggrund kan følgende modeller overvejes til kommende sæson:

Mandag kl. 8 – torsdag kl. 16
Samme model som kulturhuset, hvor weekender friholdes til enkeltarrangementer. Let at administrere og kommunikere.
Mandag – torsdag kl. 8 – 16
Giver brugerne adgang i dagtimerne, men lader aftner være åben for enkeltstående møder. Kan være mere kompleks at kommunikere.
Mandag, tirsdag og onsdag kl. 8 – 23
Muliggør sæsonbooking både dag og aften, men med hverdage frihold til store kommunale møder og weekender til enkeltstående arrangementer.

På baggrund af udvalgets drøftelser træffer administrationen endelig beslutning om, hvordan henholdsvis kulturhussalen og mødelokalerne kan indgå i den kommende sæsonbooking.

Konsekvenser for budgettet

Sagen har i sig selv ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Er du enig eller uenig?

22 items

Lydfiler null
Ressourcer null
Felter 1 items
1. 6 items
  - Navn ""
  - Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <h3>Beslutningstema</h3> <span class='beslutningstema'><div><div><span>På baggrund af forespørgsel fra foreninger og aftenskoler, skal udvalget drøfte fordele og ulemper ved at åbne foreningslokalerne i Smørum Idrætscenter for sæsonbookinger samt fortsætte forsøgsordningen med sæsonbookinger i Smørum Kulturhussal.</span></div></div></span> <h3>Kompetence til afgørelse</h3> <span class='ukendt'><div><div><span>Folkeoplysningsudvalget.</span></div></div></span> <div><h3>Indstilling</h3> <span class='indstilling'><div><div><span>Administrationen anbefaler, at udvalget drøfter fordele og ulemper ved at give plads til sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussal set fra de forskellige brugergruppers perspektiver.</span></div></div></span> </div> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span><div><div><span>Mødelokalerne i Smørum Idrætsanlæg og salen i Smørum Kulturhus har tidligere ikke været med i den årlige sæsonfordeling af lokaler til folkeoplysende aktiviteter. Årsagen er, at lokalerne ofte bruges til enkeltstående arrangementer – både af kommunen og af fritidsbrugere. Det kan skabe konflikter mellem faste sæsonaktiviteter og arrangementer som kunstudstillinger, koncerter og stormøder.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Kulturhussalen i Smørum</span></div><div><span>I sæsonen 2024/25 blev kulturhussalen for første gang en del af sæsonfordelingen som en forsøgsordning. Administrationen lod lokalet indgå i sæsonen efter en drøftelse i Folkeoplysningsudvalget i juni 2024 (se bilag 1).</span></div><div><span> </span></div><div><span>Som forsøg kan salen sæsonbookes fra mandag kl. 8 til torsdag kl. 16. Fra torsdag aften og i weekenden er den kun til enkeltstående arrangementer. Denne model skulle give plads til både faste aktiviteter og fleksibilitet for arrangementer.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Administrationen vurderer, at ordningen har øget aktiviteten i salen. Indtil videre er det dog kun få aftenskoler og én forening, der har sæsonbooket. Det forventes, at nye aktiviteter tager tid at udvikle, så det er for tidligt at vurdere den fulde effekt (Udviklingen i antallet af bookinger kan ses i bilag 2). </span></div><div><span> </span></div><div><span>Nogle foreninger har oplevet aflysninger af sæsonbookinger, når salen skulle bruges til enkeltstående aktiviteter, der ikke kunne placeres i weekenden. Det sker dog også på andre lokationer, når skoler eller kommunen har brug for lokaler.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Administrationen vurderer, at sæsonbooking af salen kan indgå i den kommende sæson efter samme model som indeværende sæson.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Mødelokalerne i Smørum Idrætsanlæg</span></div><div><span>Forsøget med kulturhussalen har rejst spørgsmål om mødelokalerne i Idrætscentret.</span></div><div><span>Hidtil har mødelokalerne ikke været med i sæsonfordelingen. Det skyldes:</span></div><ul><li style=""><span>hensyn til den private forpagter, der kan leje lokalerne mod betaling,</span></li><li style=""><span>behov for lokaler til stævner,</span></li><li style=""><span>at lokalerne er kommunens største mødefacilitet til stormøder og borgermøder.</span></li></ul><div><span> </span></div><div><span>Dog har gentagne bookinger udenfor sæsonfordelingen været accepteret efter gamle aftaler.</span></div><div><span> </span></div><div><span>Der er dog stadig mange ledige timer i mødelokalerne (Udviklingen i antallet af bookinger kan ses i bilag 3), hvilket taler for at åbne for sæsonbooking på forsøgsbasis.</span></div><div><span> </span></div><div><span>I 2025 har kommunale møder i det store mødelokale 1 været fordelt på hverdage, dog med en lille overvægt på fredage. Der er desuden bookinger i mødelokale 2 og 3, også på hverdage men med en overvægt på torsdage og fredage. Smørhullet har booket fredage og søndage. På den baggrund kan følgende modeller overvejes til kommende sæson:</span><br><span> </span></div><ol type="1"><li style=""><span>Mandag kl. 8 – torsdag kl. 16</span><br><span>Samme model som kulturhuset, hvor weekender friholdes til enkeltarrangementer. Let at administrere og kommunikere.</span></li><li style=""><span>Mandag – torsdag kl. 8 – 16</span><br><span>Giver brugerne adgang i dagtimerne, men lader aftner være åben for enkeltstående møder. Kan være mere kompleks at kommunikere.</span></li><li style=""><span>Mandag, tirsdag og onsdag kl. 8 – 23</span><br><span>Muliggør sæsonbooking både dag og aften, men med hverdage frihold til store kommunale møder og weekender til enkeltstående arrangementer. </span></li></ol><div><span> </span></div><div><span>På baggrund af udvalgets drøftelser træffer administrationen endelig beslutning om, hvordan henholdsvis kulturhussalen og mødelokalerne kan indgå i den kommende sæsonbooking. </span></div></div></span> <h3>Konsekvenser for budgettet</h3> <span class='ukendt'><div><div><span>Sagen har i sig selv ingen bevillingsmæssige konsekvenser.</span></div></div></span> </div></div>"
  - Tekst null
  - Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  - Link "https://dagsordener.egedalkommune.dk/Vis/Pdf/bilag/087372df-223c-47db-a3ff-55cc193a8100"
  - DocumentId "087372df-223c-47db-a3ff-55cc193a8100"
Presentations null
ItemDecision null
SagsNummer "25/21576"
Navn "Forsøgsordninger med sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussalen i Smørum - drøftelse"
Punktnummer "4"
Bilag 3 items
1. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Bilag 1: Sæsonbookinger til kulturhussalen i Smørum - mulig forsøgsordning for sæson 2425 - drøftelse_FOU 16-11-2024"
  - Id "271d8d61-a69b-428e-812c-29c5e2de67f3"
2. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Bilag 2: 2025 bookinger i kulturhussalen - udtræk 17112025"
  - Id "492a5c9a-cb0c-4040-b59b-fb5180960ef2"
3. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "Bilag 3: 2025 bookinger i mødelokalerne - udtræk 17112025"
  - Id "125e5127-f9a8-4c66-a50b-539257014f4c"
Documents null
Id "62f9f909-77c8-4dae-99b9-9a4cc5ba5dac"
IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
AgendaUid "497ac8e7-e963-47b3-ae73-80ade3bb8cd8"
Number "4"
Sorting 4
IsOpen false
CaseNumber "25/21576"
SourceId null
Caption "Forsøgsordninger med sæsonbookinger i mødelokaler og kulturhussalen i Smørum - drøftelse"
CasePresentationUid null
ExternalAgendaItemAttendees 0 items