Sagsnummer: 13.00.00-Ø00-1-26
Sagsbehandler: Ole Helk

I budgetaftalen for 2026 – 2030 blev der i budgetaftalen formuleret følgende:

Der ønskes en analyse af størrelsen på Vesthimmerlands Forsynings administrationsbidrag til Vesthimmerlands Kommune. Resultatet forelægges Byrådet inden budgetbehandlingen for budget 2027.

Administrationen har på den baggrund udarbejdet følgende:

Vesthimmerlands Forsyning har ønsket en større gennemskuelighed i grundlaget for det administrationsbidrag, som affaldsområdet betaler til Vesthimmerlands Kommune for kommunens varetagelse af en række administrative opgaver og fællesfunktioner.

På den baggrund er der foretaget en gennemgang af den hidtidige beregningsmodel samt af de principper og modeller, der anvendes i andre kommuner. Formålet med notatet er at skabe et grundlag for at vurdere, om den nuværende model fortsat udgør en enkel, rimelig og transparent metode til fordeling af kommunens administrative omkostninger på affaldsområdet.

Administrationsbidragets størrelse har samtidig betydning for fordelingen af udgifter mellem det gebyrfinansierede affaldsområde og kommunens skattefinansierede økonomi. En reduktion af administrationsbidraget vil isoleret set kunne medføre lavere affaldsgebyrer for borgere og virksomheder, men vil samtidig indebære, at en større del af udgifterne til de kommunale administrative funktioner skal finansieres af kommunens skatteindtægter.

Det er derfor væsentligt, at administrationsbidraget fastsættes efter en saglig, gennemskuelig og administrativt enkel metode, som sikrer en rimelig fordeling af udgifterne mellem det gebyrfinansierede og det skattefinansierede område.

Notatet beskriver på den baggrund de væsentligste modeller for beregning af administrationsbidrag, kommunernes praksis samt fordele og ulemper ved de forskellige modeller. Endvidere vurderes den hidtil anvendte procentbaserede model og mulighederne for at øge gennemskueligheden i denne uden at etablere en unødig administrativ tung beregningsmodel.

Modeller for beregning af administrationsbidrag på affaldsområdet

Kommunernes praksis for beregning af administrationsbidrag fra det gebyrfinansierede affaldsområde til kommunens centrale administration varierer. På baggrund af en gennemgang af kommunernes praksis kan beregningsprincipperne overordnet sammenfattes i fire modeller:

1. Procentmodellen
   Administrationsbidraget fastsættes som en bestemt procentdel af et defineret udgiftsgrundlag på affaldsområdet. Modellen er administrativt enkel, men forudsætter, at procentsatsen og beregningsgrundlaget med mellemrum vurderes i forhold til kommunens faktiske administrative omkostninger.
2. Ressource- og tidsforbrugsmodellen
   Bidraget fastsættes på baggrund af kommunens faktiske eller skønnede ressourceforbrug på affaldsområdet. Det kan eksempelvis være medarbejdertid anvendt til opkrævning, økonomi, regnskab, jura og anden administration.
3. Omkostnings- og overheadmodellen
   Affaldsområdet belastes både med de direkte administrative omkostninger og med en forholdsmæssig andel af kommunens fælles administrationsomkostninger, eksempelvis IT, lokaler, personaleadministration, økonomi og ledelse.
4. Fordelingsnøglemodellen
   Kommunens fælles administrationsudgifter fordeles mellem affaldsområdet og kommunens øvrige aktiviteter efter relevante fordelingsnøgler. Fordelingen kan eksempelvis ske efter antal medarbejdere, transaktioner, aktivitetsniveau eller andre objektive kriterier.

I praksis anvendes modellerne ofte i kombination. Den væsentligste sondring er derfor mellem en procentbaseret model, hvor administrationsbidraget beregnes ud fra affaldsområdets udgifter, og en omkostningsbaseret model, hvor bidraget i højere grad tager udgangspunkt i affaldsområdets faktiske træk på kommunens administrative ressourcer.

Vesthimmerlands Kommunes hidtidige model kan karakteriseres som en procentmodel. Et alternativ vil være en mere omkostningsbaseret model, hvor de administrative ydelser identificeres og fordeles efter ressourceforbrug og relevante fordelingsnøgler. En sådan model er mere administrativt krævende, men giver samtidig en mere direkte og dokumenterbar sammenhæng mellem administrationsbidraget og kommunens faktiske omkostninger.

Begrundelse for anvendelse af procentmodel

Det anbefales, at administrationsbidraget fortsat fastsættes efter en procentbaseret model, hvor affaldsområdet bidrager til kommunens centrale administration med en fast procentdel af et nærmere defineret udgiftsgrundlag.

Procentmodellen har en række fordele:

• Enkel og transparent. Beregningsmetoden er let at forstå, administrere og efterprøve, fordi den bygger på en fast procentsats og et klart defineret beregningsgrundlag.
• Begrænser administrationen. Modellen indebærer ikke omfattende tidsregistrering eller løbende opgørelse af ressourceforbruget inden for eksempelvis økonomi, opkrævning, IT, HR, jura og ledelse.
• Undgår falsk præcision. En detaljeret ressourcemodel vil nødvendigvis også indeholde en række skøn over eksempelvis ledelsestid, IT-forbrug og anvendelse af fællesfunktioner. En procentmodel kan derfor være en mere enkel og robust måde at fordele sådanne indirekte omkostninger på.
• Tilpasser sig aktivitetsniveauet. Når det relevante udgiftsgrundlag ændrer sig, reguleres administrationsbidraget automatisk. Samme princip kendes eksempelvis fra dagtilbudsområdet, hvor administrationstilskud i visse tilfælde fastsættes som en procentdel af de budgetterede bruttodriftsudgifter.
• Procentbaseret fordeling er et kendt kommunalt princip. På dagtilbudsområdet anvendes eksempelvis en lovbestemt procentmodel til administration af bl.a. løn, bogføring, budget/regnskab, revision og personalejuridisk bistand. En landsdækkende opgørelse viser desuden procentbaserede administrationstilskud i kommunerne.
• Modellen anvendes også konkret på affaldsområdet. Herlev og Ballerup Kommuner anvender eksempelvis en procentbaseret model, hvor administrationsbidraget beregnes på grundlag af driftsudgifterne.
• Social- og specialområdet er måske det bedste eksempel. Kommunerne og Regionerne Midtjylland har i deres fælles styringsaftaler aftalt en procentbaseret administrationsoverhead i takstberegningen for sociale tilbud. Det er altså kommunerne selv, der kollektivt anvender en procentmodel til fordeling af indirekte administration på et stort takstfinansieret område.

En procentmodel bør ikke være statisk. Det anbefales derfor, at procentsatsen og beregningsgrundlaget med passende mellemrum efterprøves, og ved større ændringer i affaldsområdets organisering eller kommunens administrative opgaver. Herved fastholdes procentmodellens væsentlige fordele – enkelhed, gennemsigtighed og lave administrationsomkostninger – samtidig med, at der sikres en rimelig sammenhæng mellem administrationsbidraget og kommunens administrative opgaver.

Udviklingen i administrationsbidraget

Vesthimmerlands Kommune har gennem en længere årrække anvendt en procentbaseret model til beregning af affaldsområdets bidrag til kommunens centrale administration. Modellen har som udgangspunkt været baseret på, at administrationsbidraget beregnes som en fast procentdel af affaldsområdets bruttodrifts- og anlægsudgifter.

Set over de seneste knap 10 år har modellen været kendetegnet ved en betydelig grad af kontinuitet. Udgangspunktet har været en sats på 7 pct., men beregningen er løbende blevet tilpasset, når ændringer i lovgivning eller i affaldsområdets økonomi har påvirket beregningsgrundlaget.

Fra 2019 blev administrationsbidraget således korrigeret som følge af ændrede regler for finansiering af administrationen vedrørende erhvervsaffald. Denne ændring betød, at en del af kommunens administration ikke længere skulle finansieres gennem affaldsgebyrerne.

I 2022 skete der en yderligere tilpasning. Ændrede momsregler og et stigende udgiftsgrundlag ville med den hidtidige procentsats have medført en væsentlig stigning i administrationsbidraget. Procentsatsen blev derfor reduceret fra 7 pct. til 4,32 pct. med henblik på at fastholde administrationsbidraget på omtrent det hidtidige niveau.

Fra 2023 er administrationsbidraget i forbindelse med den årlige gebyrgodkendelse blevet fastsat med udgangspunkt i affaldsområdets samlede bruttodrifts- og anlægsudgifter. I 2023 blev bidraget eksempelvis fastsat til 2,94 mio. kr., svarende til det fremskrevne budget. I 2025 udgør det fremskrevne budget 3,88% af det samlede udgifter.

Udviklingen viser således, at procentmodellen ikke har været anvendt mekanisk. Beregningsgrundlag og procentsats er blevet tilpasset, når væsentlige ændringer i affaldsområdets økonomi eller finansieringsvilkår har gjort det nødvendigt. Modellen har dermed kombineret en enkel og gennemskuelig beregningsmetode med mulighed for at korrigere administrationsbidraget, så udviklingen heri ikke alene bliver bestemt af tekniske ændringer i udgiftsgrundlaget.

Nedenfor fremgår udviklingen i beregningsgrundlag, anvendt procentsats og administrationsbidragets størrelse for de enkelte år.

Ingen bemærkninger.

IMiljøbeskyttelseslovens § 48 og reglerne i affaldsaktørbekendtgørelsen.

Ingen bemærkninger.

Byrådet via Økonomiudvalget.