Orientering om hændelsesforløb i forbindelse med tekniske udfordringer ved Byrådsmødet den 26. august 2026

Administrationen fremsender hermed en redegørelse for de tekniske udfordringer, der opstod i forbindelse med Byrådsmødet den 26. august 2026.

Afviklingen af byrådsmøder i Hjørring Kommune understøttes af et teknisk mødesystem, som består af flere sammenhængende komponenter.

Systemet er blandt andet forbundet med kommunens dagsordenssystem (dagsordensfiler), hvor de politiske dagsordener udarbejdes. Ligeledes indeholder systemet funktioner til blandt andet talerstyring, afstemninger og visning af mødet. Systemet leverer desuden signal til Hjørring Antenneselskab (HAS), som forestår udsendelse af byrådsmøderne via HAS infokanal.

Der kan lejlighedsvis opstå tekniske udfordringer i så komplekse systemer.  I indeværende byrådsperiode har der været to tilfælde, hvor mødeafviklingen har været påvirket af tekniske udfordringer. Der er ikke umiddelbart tale om den samme fejl i de to tilfælde. Når sådanne situationer opstår, gennemgår administrationen hændelsesforløbet sammen med systemleverandøren og IT-afdelingen med henblik på at afdække årsagen til fejlen og forebygge lignende hændelser fremadrettet.

Forud for hvert byrådsmøde gennemføres omfattende kontroller af systemet. Der foretages blandt andet test af mikrofoner, afstemningsfunktioner, publicering af dagsordenspunkter, suspendering af mødet samt signaloverførslen til HAS. Testene gennemføres som minimum tre gange inden mødets start. Derudover er kommunens IT-afdeling til stede under den første del af byrådsmødet for at sikre den tekniske understøttelse og håndtere eventuelle driftsforstyrrelser så hurtigt som muligt.

Hændelsesforløb ved Byrådsmødet den 26. august 2026

Under mødet blev der konstateret flere tekniske fejl i mødesystemet

• Mødeledernes kontrolskærme oplevede kortvarige udfald af systemet
• Efter afstemninger frøs systemet, hvorefter synkroniseringen mellem mødesystemet og web-tv-udsendelsen blev påvirket.
• Ved flere lejligheder blev talerkøen ikke vist korrekt på byrådssalenes skærme, selv om dagsordenspunktet blev publiceret på ny. Fejlen optrådte periodisk og uden et entydigt mønster.
• Der blev under mødet foretaget forsøg på at genstarte systemet. Det afhjalp problemet, men resulterede i at kun den første del af mødet blev publiceret via hjemmesiden. Dette er efterfølgende rettet, så hele mødet nu er tilgængeligt.

Efter mødet er der igangsat en nærmere undersøgelse i samarbejde med systemleverandøren for at afklare, om årsagen til hændelsen skal findes i selve mødesystemet eller i den underliggende netværksforbindelse. Når undersøgelsen er afsluttet, vil administrationen vurdere, om der er behov for yderligere tiltag for at styrke driftssikkerheden ved fremtidige byrådsmøder.