Det følger af styrelseslovens § 20, stk. 1 at økonomiudvalget og de stående udvalg for hvert regnskabsår træffer beslutning om, når og hvor udvalgets møder skal afholdes. Møderne skal afholdes i så god tid inden byrådsmøderne, at indstillingerne kan sendes til byrådsmedlemmerne senest 4 dage før byrådsmøderne. Udvalgets beslutning om mødeplan kan af hvert af udvalgsmedlemmerne forlanges indbragt for byrådet.

Administrationen har udarbejdet et forslag til mødeplan med udgangspunkt i at udvalgsmøderne placeres som hidtil, sidst på eftermiddagen – Model 1 og bilag vedhæftet.

Byrådet har nu erfaringer fra det første år og kan også vælge en alternativ måde at tilrettelægge udvalgskalenderen i forhold til mødedage og mødetidspunkter. Det kan være f.eks. være ved komprimere møderne til færre dage eller benytte dagtimerne til afvikling af møderne – Administrationen redegør nedenfor for 2 alternativer - Model 2 og 3. Der er ikke udarbejdet et forslag til mødeplan for model 2 og 3.

Det er udvalget selv, der fastlægger sin mødekalender, herunder også tidspunkt på dagen. Byrådet kan ikke fastsætte regler, som udvalgene skal følge for mødekalenderen. Byrådet skal heller ikke godkende udvalgenes mødekalender, medmindre et medlem benytter sig af retten til at indbringe kalenderen for byrådet.

Model 1:

Principperne for mødestrukturen er i dag som udgangspunkt således:

• Møderne i fagudvalgene i 1. og 2. uge – mandag-torsdag

• Møderne i Økonomiudvalget 3. uge om mandagen

• Møderne i Byrådet 4. uge om mandagen

Hertil kan der være helligdage og ferier der gør at møderne afholdes på et andet tidspunkt,

men så tæt på den oprindelig struktur som muligt.

Det tilstræbes altid at samme udvalgsmøder ligger på samme ugedag. Det tilstræbes ligeledes

at lægge så mange udvalgsmøder som muligt på samme dage, hvis der ikke opstår overlap af

deltagere i de forskellige udvalg. Derfor lægger Udvalget for Natur, Miljø- og Bæredygtig Udvikling og Fritids og Idrætsudvalget på samme tidspunkt, ligeledes gør

Børne og Skoleudvalget og Udvalget for Erhverv, Beredskab og Byliv.

Økonomiudvalgets 1. og 2. behandling af budgettet afholdes sammen med økonomiudvalgets

ordinære møder i august og september. Ligeledes afholdes Byrådets 1. og 2. behandling af

budgettet sammen med de ordinære møder i august og september.

Udvalgskalenderen behandles i fagudvalg i september, hvorefter økonomiudvalget og byrådet får kalenderen til behandling og godkendelse.

Der er i mødekalenderen taget højde for og indskrevet KL-møder og konferencer.

Efter godkendelse af mødekalenderen planlægges møderne i Handicaprådet og §17 stk. 4 udvalgene, som godkender egne mødedatoer.

Møderne i 1. halvår er altid mærket af, at der skal tages højde for vinterferie,

påskeferie og helligdage. Samtidig med at der er flere KL-konferencer, som også skal med i

planlægningen af udvalgsmøder.

Model 2:

Det vil være muligt at samle flere udvalgsmøder på samme dag, hvilket for nogle kan betyde, deltagelse i flere udvalgsmøder på samme dag.

Ved model 2 kan der samlet set være færre aftenmøder og dage med udvalgsmøder. Møderne ved denne model skal have fast sluttidspunkt. Nedenfor er eksempler på udvalg der kan holde møder på samme dage, og mødetider kan besluttes af udvalgene, f.eks. fra kl. 8-10, 10-12, 14-16, 16-18 eller 18-20. Dog er det ved denne model vigtigt at der tages hensyn til personsammenfald i de forskellige udvalg.

Eks.:

Mandag den 1. september 2027

Udvalget for Natur, Miljø og Bæredygtig Udvikling / Fritids og Idrætsudvalget

Udvalget for Erhverv, Beredskab og Byliv / Børne og Skoleudvalget

Tirsdag den 2. september 2027

Plan, Trafik og Klimaudvalget

Mandag den 8. september 2027

Social og Ældre og Sundhedsudvalget

Kulturudvalget

Model 3:

Ved model 3 kan det enkelte udvalg selv fastlægge sin mødekalender, herunder også tidspunkt på dagen.

Møderne skal dog afholdes i så god tid inden byrådsmøderne, at indstillingerne kan sendes til byrådsmedlemmerne senest 4 dage før byrådsmøderne og hvis flere udvalg beslutter sig for samme mødedag og tidspunkt skal der tages højde for personsammenfald.

Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser

Styrelseslovens § 20, stk. 1.

Udvalgskalenderen behandles i alle fagudvalg og økonomiudvalg, som

godkender egne mødedatoer og mødetidspunkter, hvorefter byrådet godkender den samlede kalender.

Mødedatoerne offentliggøres på kommunens hjemmeside.