Baggrund

Fredensborg Kommune står over for at skulle udbyde en ny rammeaftale på ældreområdet, da de nuværende to aftaler om hhv. helhedspleje og hjemmepleje med Omsorg Sjælland udløber den 31. januar 2027.

I forbindelse med udbuddet har administrationen udarbejdet en strategi, der skal danne grundlag for den kommende udbudsproces. Strategien tager afsæt i erfaringer fra de nuværende aftaler og input fra markedsdialog med potentielle leverandører.

Strategien er vedlagt som bilag 1 og skal være med til sikre, at kommunen indgår en økonomisk realistisk og fagligt bæredygtig aftale, der afspejler kravene i den nye ældrelov og serviceloven.

Strategien uddyber administrationens overvejelser og anbefalinger i forhold til, hvordan udbuddet skal udarbejdes. Herunder bl.a. udbudsform, økonomi og tildelingskriterier, som uddybes nedenfor:

Udbudsform: Udbud med forhandling

Administrationen anbefaler, at udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, hvilket giver mulighed for dialog med leverandørerne undervejs. Denne form er særligt velegnet, da helhedspleje er et relativt nyt område, og forhandlinger kan sikre, at kravene i udbudsmaterialet er realistiske og afspejler markedets muligheder.

Udbud med forhandling giver desuden mulighed for at tilpasse aftalen til både kommunens og leverandørens behov, og bidrager til at undgå misforståelser og uhensigtsmæssige bindinger.

Antal leverandører - Én ekstern leverandør

Administrationen anbefaler, at der vælges én fritvalgsleverandør i tillæg til den kommunale helhedspleje. Dette vil sikre en tilstrækkelig borgerandel til leverandøren og gøre aftalen økonomisk attraktiv for leverandøren, hvilket mindsker risikoen for konkurs og sikrer stabil drift. En tilstrækkelig borgerandel er særlig vigtigt under ældreloven, da leverandøren fremadrettet også skal tilbyde ydelser, som fx pleje om natten og træning, som typisk er relevant for en mindre procentdel af borgerne. Derfor er det vigtigt, at leverandøren har borgere nok, så ydelserne er økonomisk bæredygtige.

Økonomi

Strategien tilstræber en balanceret økonomi, hvor krav og vilkår er realistiske for markedet og samtidig sikrer en tilstrækkelig kvalitet i de ydelser, som er omfattet af rammeaftalen.

Tildelingskriterier: Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Strategien lægger op til, at kvalitet vægtes højere end pris i tildelingen af rammeaftalen. Konkret foreslås en vægtning på 50-60 % på kvalitet og 40-50 % på pris. Prisen fastsættes administrativt. Dette afspejler både ældrelovens værdier om nærvær, sammenhæng og selvbestemmelse, og leverandørernes egne ønsker om at konkurrere på faglighed og organisering frem for laveste pris.

Under kriteriet kvalitet indgår følgende underkriterier, som tilbudsgiver skal beskrive:

• Kontinuitet og organisering af faste teams
• Faglighed og sammensætning af personalegrupper
• Borgerinvolvering og fleksibilitet
• Kvalitetssikring og samarbejde med kommunen
• Digital understøttelse og IT-kompetencer

Det skal kunne følges op på tildelingskriterierne gennem hele aftaleperioden.

Krav til leverandørens egnethed

For at sikre, at kun økonomisk og fagligt robuste leverandører deltager, stilles der krav til:

• Økonomisk formåen, herunder soliditetsgrad og likviditet.
• Garantistillelse, som skal beskytte kommunen ved misligholdelse eller konkurs.
• Faglig erfaring, dokumenteret via tre relevante referencer.

Disse krav skal sikre, at kommunen ikke gentager tidligere erfaringer med leverandørkonkurs og samtidig får en samarbejdspartner med dokumenteret kompetence.

Kontraktstyring og kvalitetsopfølgning

Der indarbejdes en række konkrete værktøjer til kontraktstyring, som skal sikre opfølgning på kvalitet og leverandørens opfyldelse af tildelingskriterierne. Det omfatter bl.a.:

• Dokumentation af faglært/ufaglært personaleandel
• Måling af borgernes funktionsniveau
• Anvendelse af digitale hjælpemidler
• Brugerundersøgelser og klagehåndtering
• Kontinuitet i teams og elevoptag

Ved manglende opfyldelse af målsætninger vil der kunne pålægges bod eller reduceret vederlag, hvilket skaber klare incitamenter for leverandøren.

Aftalelængde: 4 år + 2 x 24 måneder

Det anbefales, at rammeaftalen har en varighed på op til otte år – med fire år og to forlængelsesmuligheder af 24 måneder. Dette sikrer stabilitet og giver både kommune og leverandør mulighed for at høste gevinsterne af en langsigtet investering.

Politisk involvering

Udbudsstrategien sendes til godkendelse i Social- og Sundhedsudvalget. Selve tildelingen af rammeaftalen sker administrativt og sendes efterfølgende til orientering i Social- og Sundhedsudvalget. Yderligere politisk behandling forventes kun, hvis der bliver behov for større ændringer i strategien.

Derudover er strategien sendt til Handicaprådet og Seniorrådet. Deres eventuelle kommentarer er vedlagt som bilag.

Sagen har ikke bevillingsmæssige konsekvenser.

Udbudsloven, Ældreloven § 22 og Serviceloven § 83 og § 112.

Social- og Sundhedsudvalget.