Nuværende retningslinjer for spørgsmål til Kommunalbestyrelsen i Sorø Kommune
Borgere i Sorø kommune har mulighed for at stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen forud for møderne i Kommunalbestyrelsen som afholdes én gang om måneden.  Alle Kommunalbestyrelsens møder begynder med spørgetid, hvor kommunens borgere kan stille spørgsmål. Er der ingen spørgsmål ved mødets start, bortfalder spørgetiden. Der kan kun stilles ét spørgsmål pr. borger til hvert møde i Kommunalbestyrelsen. Dette skal sikre, at flere borgere får mulighed for at stille spørgsmål i spørgetiden på det enkelte møde.

Hvem kan stille spørgsmål?
Alle, der bor i Sorø Kommune, kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen i spørgetiden. Dog kun ét spørgsmål pr. Kommunalbestyrelsesmøde.

Der er disse krav til rammerne for spørgsmålet:

• Spørgsmål skal have generel interesse for kommunens borgere.
• Spørgsmål må ikke handle om oplysninger og forhold om enkeltpersoner - heller ikke om dig selv.
• Spørgsmål må ikke handle om sager, som er på dagsordenen til det kommunalbestyrelsesmøde, hvor spørgsmålet stilles.

Hvordan stiller borgerne spørgsmål?
Borgerne skal sende deres spørgsmål skriftligt til borgmesteren senest 14 dage før Kommunalbestyrelsesmødet enten pr. mail eller brev.

Hvordan bliver spørgsmålet behandlet?

Hvis spørgsmålet falder inden for rammerne for spørgetiden, udarbejder administrationen et udkast til besvarelse. Dette udkast sendes til godkendelse ved enten borgmesteren eller den ansvarlige udvalgsformand alt efter hvem, der skal besvare spørgsmålet på mødet.   

Hvis spørgsmålet hører under ansvarsområdet for et bestemt fagudvalg, er det som udgangspunkt den ansvarlige udvalgsformand, der oplæser spørgsmålet og det på forhånd udarbejdede svar. 

Udvalgsformanden har dog mulighed for at overlade opgaven til borgmesteren. 

Hvis spørgsmålet hører under Økonomiudvalgets eller Kommunalbestyrelsens ansvarsområde, er det altid borgmesteren, der svarer.   

Uanset om det er borgmesteren eller en udvalgsformand, der besvarer spørgsmålet på mødet, svares der på vegne af Kommunalbestyrelsen.
Borgerne har mulighed for at stille ét afklarende spørgsmål til svaret. Når det afklarende spørgsmål er besvaret, er der ikke mulighed for yderligere spørgsmål.

Spørgetiden bortfalder op til et kommunalvalg
Kommunalbestyrelsen har tidligere besluttet, at spørgetiden bortfalder i de møder, der ligger indenfor de sidste 2 måneder før et kommunalvalg for at mindske risikoen for, at spørgetiden udvikler sig til valgagitation.

Krav om fysisk fremmøde under spørgetiden
Borgerne skal være fysisk til stede under mødet, hvis de vil stille et spørgsmål, da spørgsmål kun besvares mundtligt. Hvis borgerne ikke er til stede under mødet, bliver spørgsmålet ikke læst op. 

Kommunalbestyrelsen har i øvrigt på møde den 21. december 2022 besluttet, at der ikke gives mulighed for, at borgere kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen via Teams eller anden form for audiovisuelt udstyr, der kan bruges i forbindelse med videomøder.

Praksis i nabokommuner:
En gennemgang af praksis i nabokommunerne viser, at der generelt stilles krav om fysisk fremmøde for at kunne stille spørgsmål under spørgetiden. I Næstved Kommune besvares spørgsmål som udgangspunkt ikke, hvis spørgeren ikke er til stede under spørgetiden. Dog kan spørgsmålet i særlige tilfælde, hvor borgeren ikke har mulighed for at deltage i mødet, efter anmodning besvares skriftligt. I Faxe Kommune har borgeren mulighed for enten selv at fremsætte sit spørgsmål under mødet eller anmode borgmesteren om at oplæse spørgsmålet på borgerens vegne. I Ringsted Kommune er det et krav, at spørgeren er fysisk til stede og selv fremfører sit spørgsmål under mødet. I Slagelse Kommune er det ligeledes en forudsætning, at spørgeren er til stede på byrådsmødet for at kunne stille sit spørgsmål mundtligt.

• At retningslinjerne for spørgetid ændres, således at indsendte spørgsmål kan oplæses og besvares på kommunalbestyrelsesmødet, uanset om spørgeren er fysisk til stede.
• At besvarelsen af spørgsmål efterfølgende fremsendes skriftligt til spørgeren.
• At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses (selvom spørger ikke er tilstede) inden for 1 minut, og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed på 2 minutter.

Model B (ændring i særlige tilfælde):

• At retningslinjerne for spørgetid ændres, således at der i særlige tilfælde, hvor en borger ikke har mulighed for at deltage i mødet, efter anmodning kan gives mulighed for, at borgerens spørgsmål besvares skriftligt.
• At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses inden for 1 minut, og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed på 2 minutter.
• At det fortsat som udgangspunkt er en forudsætning, at spørgeren er fysisk til stede på kommunalbestyrelsesmødet for at få sit spørgsmål oplæst og besvaret.
• At vurderingen af, om der foreligger et særligt tilfælde, foretages af borgmesteren.

Model C (fastholdelse af nuværende retningslinjer):

• At de gældende retningslinjer for spørgetid fastholdes, herunder at det er en forudsætning, at spørgeren er fysisk til stede på kommunalbestyrelsesmødet for at få sit spørgsmål oplæst og besvaret.
• At der ikke indføres mulighed for skriftlig besvarelse af spørgsmål i tilfælde, hvor spørgeren ikke er til stede.

Model D (offentliggørelse af spørgsmål på hjemmesiden)

• At retningslinjerne for spørgetid ændres, således at indsendte spørgsmål og svar publiceres sammen med dagsordenen i First Agenda under punktet ” Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen – spørgetid,” som første sag på dagsordenen. Borgerne kan herefter tilgå materialet via https://dagsordener.soroe.dk/
• At det fortsat er en forudsætning, at spørgeren er fysisk til stede på kommunalbestyrelsesmødet for at få sit spørgsmål oplæst og besvaret mundtligt.
• At det præciseres i retningslinjerne, at spørgsmål skal kunne oplæses inden for 1 minut, og at besvarelser tilstræbes holdt inden for en varighed på 2 minutter.
• At svaret tilføjes som bilag i sagen, og kan tilgås via referatet. 

Administrationens vurdering:
Administrationens vurdering er, at Model D kan være en hensigtsmæssig løsning, idet den både understøtter åbenhed og tilgængelighed for borgerne, samtidig med at spørgetidens nuværende karakter med fysisk fremmøde og direkte dialog fastholdes.

Offentliggørelse af spørgsmål og svar på kommunens hjemmeside vil give alle borgere mulighed for at orientere sig i både spørgsmål og besvarelser, uanset om de deltager i mødet. Samtidig opretholdes kravet om fysisk fremmøde for at få spørgsmålet oplæst og besvaret på mødet.

Administrationen bemærker desuden, at der findes en tilsvarende praksis i Faxe Kommune, hvor spørgsmål gøres tilgængelige.
Der er i dag tale om et meget begrænset antal spørgsmål til spørgetiden, svarende til i gennemsnit cirka ét spørgsmål pr. måned, og ordningen anvendes primært af en mindre kreds af borgere. 

Tidligere forløb:
Retningslinjerne for behandling af spørgsmål på kommunalbestyrelsens møder har senest været behandlet af Kommunalbestyrelsen på mødet den 21. juni 2023.