En række af Dragør Kommunes nuværende Microsoft-licenser udløber i sommeren 2026, og den nuværende lokale Microsoft-platform vurderes ikke længere at være tilstrækkeligt fremtidssikret.

Administrationen anbefaler derfor, at kommunen overgår til Microsoft 365 (M365). Skiftet vil styrke it-sikkerheden, øge den digitale modenhed, forbedre driftsstabiliteten og understøtte etableringen af den kommende fælleskommunale it-serviceorganisation.

De foreliggende oplysninger peger på, at alle øvrige kommuner i K29 er overgået eller er i gang med at opgradere til M365. En fortsættelse på den nuværende platform vil øge risikoen for teknisk efterslæb og gøre det vanskeligere at indgå effektivt i det fælleskommunale it-samarbejde. En kontraktindgåelse i 2026 udløser desuden en midlertidig rabat i implementeringsperioden.

Administrationen indstiller,
 

1. at der indgås kontrakt om Microsoft 365‑licenser i år,
    
2. at der igangsættes implementeringen af M365 med henblik på at styrke kommunens it‑sikkerhed og digitale modenhed,
    
3. at der gives en tillægsbevilling på 100 tkr. i 2026 og derefter 300 tkr. årligt. 

Flere af Dragør Kommunes nuværende Microsoft‑licenser til administrationen udløber i sommeren 2026. Samtidig oplever kommunen stigende udfordringer med den eksisterende løsning, som er baseret på lokale servere og installationer på pc’er. Den nuværende arkitektur giver færre muligheder for moderne sikkerhedsforanstaltninger, integrationer og automatisering, og den understøtter ikke de krav, der forventes i kommende fælleskommunale it‑driftsfællesskaber.

Dragør Kommune står i den situation, at de eksisterende Microsoft-licenser udløber samtidig med, at kommunen skal forberede sig på et tættere fælleskommunalt it-samarbejde. Alle øvrige kommuner i K29 er allerede overgået til M365 eller i gang med opgraderingen. Det betyder, at Dragør Kommune i stigende grad vil adskille sig teknisk fra de øvrige kommuner, hvis den nuværende løsning fastholdes.

En fælles teknologisk platform vurderes at være en væsentlig forudsætning for at kunne etablere fælles arbejdsgange, fælles sikkerhedsmodeller, fælles administration og en mere effektiv it-drift i den kommende fælleskommunale it-serviceorganisation. Overgangen til M365 er derfor ikke alene en licensmæssig beslutning, men også en vigtig forberedelse til det fremtidige it-samarbejde.

Foreslået løsning: Microsoft 365

IT‑ og Digitaliseringsafdelingen anbefaler en overgang til Microsoft 365, som tilbyder:

• Styrket it‑sikkerhed Hyppige og automatiske sikkerhedsopdateringer reducerer risikoen for angreb og sårbarheder.
• Moderne funktionalitet og bedre brugeroplevelse M365 giver forbedrede login‑ og samarbejdsfunktioner, adgang til nye værktøjer og der kan tilkøbes yderligere funktionalitet som fx Copilot (AI), Power Platform (automatisering).
• Bedre integrationsmuligheder: Løsningen gør det markant lettere at integrere nye it‑systemer fra andre leverandører og sikre en stabil sammenhæng mellem kommunens digitale løsninger.
• Alignment med DSD‑kommunerne: En ens teknologisk platform gør fællesløsninger med de øvrige DSD-kommuner nemmere.
• Forberedelse til kommende it‑serviceorganisation: Overgangen til M365 gør det væsentligt lettere for Dragør Kommune at indgå i den fremtidige fælleskommunale it‑serviceorganisation, jf. sag behandlet den 21. maj 2026, og sikrer teknisk alignment fra start.

Videre proces:

Ved godkendelse igangsættes den detaljerede implementeringsplanlægning.

Forventet tidsplan:

• Efterår 2026: Flytning af data fra lokale servere til Microsofts cloudmiljø.
• Primo 2027: Gradvis overgang af brugere til M365.
• Implementeringsperiode: 12–18 måneder, baseret på erfaringer fra andre kommuner.

Ressourceforbruget vil omfatte både interne medarbejdere og eksterne konsulenter/specialister.

Ingen bemærkninger.

M365-licenser er dyrere end den nuværende løsning. En kontraktindgåelse i 2026 udløser rabat i 2026 og 2027, hvilket reducerer de samlede udgifter i implementeringsperioden.

I forhold til den nuværende løsning medfører den anbefalede løsning en merudgift på 100 tkr. i 2026. Fra 2027 og frem forventes merudgiften at udgøre 300-400 tkr. årligt afhængigt af det endelige licensbehov. På baggrund af nedenstående tabel udgør forskellen 400 tkr. i 2027 og 300-400 tkr. i 2028 sammenlignet med den nuværende løsning.

Tabel 1 viser de forventede udgifter til Microsoft-licenser på baggrund af det forventede antal brugere. Priserne er angivet i mio. kr.

Hvis den nuværende løsning fastholdes, må der forventes tilpasninger og øgede udgifter i 2027 og 2028 for at leve op til kravene i den kommende fælleskommunale it-serviceorganisation.

Implementeringen gennemføres af IT- og Digitaliseringsafdelingen i samarbejde med nødvendige interne og eksterne konsulenter og specialister.

Merudgifter til licenser foreslås finansieret via en tillægsbevilling på 100 tkr. i 2026 og herefter 300 tkr. årligt fra 2027, afhængigt af det endelige licensbehov og den valgte finansieringsmodel.

Implementeringsomkostninger afholdes inden for eksisterende ramme, herunder digitaliseringspuljen, som kan dække dele af implementeringsomkostningerne. Dette indebærer, at der skal konverteres midler fra øvrig drift til løn, hvilket håndteres i forbindelse med BOF2.

Derudover ansøges der om midler til kompetenceudvikling fra den centrale pulje hertil.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.