Denne sag giver en orientering og status på byggesagsområdet i Odense Kommune.  

Dette sker med afsæt i By- og Kulturudvalgets ønske om at få en samlet viden om området, dets udfordringer og udviklingsbehov. Udvalget har ligeledes ønsket en introduktion til lokalplanområdet, der følger på et kommende møde.

Rammesætning af udfordringen på Odense Kommunes byggesagsområde 

By- og Kulturforvaltningens byggesagsområde spiller en central rolle for Odenses samlede vækst og udvikling – og håndterer samtidig en lovbunden myndighedsopgave.  

Odense sammenlignet med de øvrige 6-byer

Tabel 1. viser et udtræk af regnskabstal for 6-byernes byggesagsbehandling i perioden 2018-2025. Opgørelsen omfatter alene lønudgifter og er opgjort pr. indbygger for at sikre bedst mulig sammenlignelighed mellem kommunerne. Udgifter til administration af byggesagsbehandling registreres på et særskilt funktionsområde i kommunernes regnskabssystem. Dette muliggør sammenligning af udgifter på tværs af kommuner via Statistikbanken. 

Tallene viser, at Odense i perioden 2018–2025 har ligget relativt lavt i udgift pr. indbygger til byggesagsbehandling og samtidig har afgjort et relativt højt antal sager. 

_{Tabel 1. 6-byernes regnskab for byggesagsbehandling i perioden 2028-2025 – Opgjort som udgift pr. Indbygger (løbende priser kr.)} 

Den aktuelle situation på byggesagsområdet 

Den aktuelle status på byggesagsområdet er, at sagsbehandlingstiderne er for høje og overstiger gennemsnitligt de nationale servicemål for alle sagstyper. Dette gælder, selvom området er i bevægelse, og selvom bunken af verserende sager er reduceret med ca. 30%. Det er forvaltningens antagelse, at tidligere igangsatte organisatoriske og ledelsesmæssige tiltag har haft en positiv effekt, der gradvist afspejles i sagsbehandlingstiderne.

Sagsbehandlingstiden på byggesagsområdet bliver opgjort som den samlede tid fra en sag modtages, til den afgøres. Sagsbehandlingstiderne afspejler bl.a.:

• Høj aktivitet.
• Stigende kompleksitet i sagerne.
• Varierende kvalitet i det indsendte materiale.
• Behov for koordinering på tværs af myndighedsområder.

Byggesagsområdet har siden sommeren 2025 arbejdet målrettet med at afslutte ældre sager. Det er forvaltningens vurdering, at denne indsats kan have øget de gennemsnitlige sagsbehandlingstider, fordi sagsbehandlingen opgøres fra modtagelse til afgørelse. Det er dog forventningen, at indsatsen generelt vil bidrage til en mere effektiv og robust opgaveløsning på byggesagsområdet.  

Det er forvaltningens overordnede antagelse, at byggesagsområdets hovedudfordring ikke primært skyldes manglende effektivitet, men et vedvarende spænd mellem opgavemængde, kompleksitet og kapacitet. Dette opleves på både byggesagsområdet og på de understøttende myndighedsområder, der er nødvendige for at sikre samlet fremdrift i sagsbehandlingen. Det vil dog kræve en større analyse af byggesagsområdet med fokus på bl.a. sagsmængder, sagstyper, kompleksitet, ressourcer mv. for at kunne drage endelige konklusioner om konkrete årsagssammenhænge. 

By- og Kulturforvaltningens anbefaling til varig forbedring af sagsbehandlingstiderne  

Med afsæt i ovenstående er det By- og Kulturforvaltningens vurdering og anbefaling, at en varig forbedring af sagsbehandlingstiderne på byggesagsområdet vil kræve følgende parallelle spor:

1. Fortsat udvikling og effektivisering af arbejdsgange - herunder afdækning af AI som understøttende redskab.
2. Styrket og mere stabil kapacitet på byggesagsområdet og de tilknyttede myndighedsområder. 
3. Analyse af byggesagsområdet med fokus på relevante parametre. 

Byggesagsområdets rolle og opgaveportefølje  

Byggesagsområdet varetager myndighedsopgaver efter byggeloven og tilknyttede regler. Opgaven omfatter behandling af ansøgninger om byggeri og sikring af, at projekter lever op til gældende lovgivning, herunder bygningsreglementet, lokalplaner og øvrige relevante bestemmelser. 

Området er en central forudsætning for byudvikling, erhvervsudvikling, bosætning og byliv, samtidig med at det løser en omfattende lovbunden myndighedsopgave.  

Byggesagsbehandlingen indgår desuden som en central del i de samlede myndighedsprocesser, hvor fremdriften afhænger af samspil med andre fagområder som f.eks. lokalplan, miljø, vej og trafik, jord og beredskab. Der arbejdes aktuelt på en styrkelse af denne sammenhæng med tættere samarbejde, tidligere afklaring af forhold og forbedret koordinering på tværs. 

Byggesagsområdet spiller en vigtig rolle i byens samlede udvikling. Her skal området både muliggøre realisering af byggeprojekter, og sikre at gældende lovgivning overholdes på tværs af forskellige sagstyper. Dette gælder også i forhold til arrangementer, events, midlertidige installationer og aktivitet i byrummet, hvor hurtig og smidig sagsbehandling ofte er en forudsætning for gennemførelse.  

Kapacitet på byggesagsområdet har derfor betydning ud over den enkelte sag. Den påvirker både fremdriften i andre dele af forvaltningen, tempoet i byens udvikling og kommunens evne til et effektivt samspil med borgere og virksomheder. Byggesagsområdet er således ikke kun en understøttende funktion, men en væsentlig forudsætning for, at Odense Kommune kan indfri sine ambitioner om attraktiv by med vækst og udvikling. 

De aktuelle udfordringer på byggesagsområdet  

Der er aktuelt en række udfordringer på byggesagsområdet, der kan opsummeres til følgende centrale forhold:

1.  Sagsbehandlingstiderne er fortsat for høje.
2.  Brugernes utilfredshed knytter sig især til ventetid og manglende status og tilgængelighed.
3.  Afhængighed af bidrag fra andre myndighedsområder.

Brugertilfredshed

Byggesagsområder foretager løbende målinger af brugernes tilfredshed med sagsbehandlingen. I målingen af brugertilfredsheden i perioden januar – april 2025 vurderes den samlede oplevelse af byggesagsbehandlingen til 3,1 ud af 5. Opdelt på de enkelte parametre fordeler oplevelsen sig på følgende vis: 

• Sagsbehandlingstiden: 2,6 ud af 5.
• Faglig kvalitet: 3,9 ud af 5. 

Dertil bliver “forståelsen af afgørelsen” kvalitativt vurderet som overordnet positiv.   

Samlet viser resultaterne, at brugerne generelt har tillid til medarbejdernes faglighed og til den måde, afgørelser og krav bliver forklaret på.  

Utilfredsheden knytter sig således primært til ventetid og mangel på løbende status i sagsforløbet - og ikke til kvaliteten af det faglige arbejde. Dette understøtter behovet for klare sagsgange, bedre forventningsafstemning og løbende information til borgere og virksomheder gennem sagsforløbet. 

Gennemførte tiltag og forbedringer siden sommeren 2025

Forvaltningen har siden sommeren 2025 gennemført en række organisatoriske, ledelsesmæssige og driftsmæssige tiltag med henblik på at styrke fremdriften i byggesagsbehandlingen. Der arbejdes samtidig videre med yderligere tiltag, som skal understøtte en mere effektiv og stabil sagsbehandling.

De gennemførte tiltag har især handlet om at styrke ledelse, organisering og prioritering. Der er etableret en ny lederstruktur, teamlederfunktionen er styrket, og der er arbejdet med en mere aktiv og prioriteret sagsfordeling. Samtidig er byggesag og lokalplan i højere grad blevet samlet for at understøtte tættere samarbejde og tidligere afklaring i sager, der kræver tværgående koordinering.

Derudover er der gennemført en målrettet indsats for at identificere og afslutte ældre sager samt skabe bedre overblik over opgaveporteføljen. Der arbejdes videre med tidligere screening og bedre oplysning af sager, styrkelse af kompetencer og arbejdsgange, forbedret borgerkontakt, udvikling af telefonbetjeningen samt implementering af digitale løsninger, herunder “Min Byggesag”.

Der arbejdes samtidig med automatisering og afprøvning af AI som understøttende redskab til blandt andet screening og kvalitetssikring af sager. Formålet er at frigøre tid til vejledning, dialog og håndtering af de mere komplekse sager. Endelig ses der på muligheder for midlertidig understøttelse af særligt belastede områder, herunder håndtering af 35 meget komplekse sager.

Tiltagene har samlet set til formål at skabe en mere målrettet prioritering af opgaverne, en mere aktiv styring af sagsbehandlingen og bedre sammenhæng mellem kvalitet, fremdrift og borgeroplevelse.

Forvaltningen vurderer, at effekten af tiltagene vil vise sig gradvist i takt med, at de implementeres og forankres.

Forvaltningens anbefalinger til varig styrkelse af byggesagsområdet  

Det er By- og Kulturforvaltningens anbefaling, at byggesagsområdet fremadrettet udvikles og styrkes via en trinvis plan med fokus på styrkelse af drift, kvalitet og kapacitet. Planen er opbygget i følgende 3 faser: 

Fase 1.: Stabilisering og fortsat oprydning 

Der arbejdes videre med at reducere den verserende bunke, fastholde aktiv sagsfordeling, styrke de nye screeningsprocedurer og standardisere arbejdsgange - særligt på sagstyper med størst volumen og størst potentiale for standardisering og fremdrift.  

Fase 2: Kapacitetsstyrkelse og robust drift 

En varig styrkelse af byggesagsområdet på ca. 7 mio. kr. årligt vurderes nødvendig for at skabe et stabilt og holdbart grundlag for opgaveløsningen. Odense Kommune har gennem en årrække haft et væsentligt lavere ressourceforbrug pr. indbygger end sammenlignelige kommuner. Dette samtidig med at kommunen har behandlet et betydeligt antal sager. 

Et løft i denne størrelsesorden vil bringe Odense tættere på et sammenligneligt ressourceniveau og styrke forudsætningerne for stabil fremdrift, gradvis nedbringelse af sagsbehandlingstiderne og øget forudsigelighed for borgere og virksomheder. Det vil samtidig understøtte investeringer, byggeprojekter og den generelle udvikling i byen. 

Et øget ressourceniveau vil konkret gøre det muligt at:

• Øge bemandingen og dermed sikre en hurtigere gennemstrømning i sagsbehandlingen.
• Styrke den løbende dialog med borgere og virksomheder, herunder bedre status på sagerne.
• Reducere sårbarheden i driften og sikre større kontinuitet i opgavevaretagelsen.
• Arbejde mere systematisk med de mere komplekse og tidskrævende sager.
• Fastholde fokus på oprydning i ældre sager uden at det går ud over håndteringen af nye sager. 
• Understøtte implementeringen af nye arbejdsgange, digitalisering og automatisering. 

Effekten vil dog være tidmæssigt forskudt, da kapacitetsopbygning forudsætter rekruttering, on-boarding og opbygning af kompetencer hos medarbejdere. Et varigt løft er derfor nødvendigt for at fastholde forbedringer over tid og effekten af de allerede gennemførte tiltag på området. Uden et løft vil det være vanskeligt at realisere en varig forbedring af sagsbehandlingstiderne uanset de allerede iværksatte effektiviseringstiltag. 

Fase 3: Styrkelse af de understøttende myndighedsområder 

Byggesagsbehandlingen er tæt afhængig af rettidige bidrag fra andre myndighedsområder, herunder lokalplan, miljøområder, vandhåndtering samt vej og trafik. 

Fremdriften i byggesagerne forudsætter derfor, at der er tilstrækkelig kapacitet på tværs, da en væsentlig del af sagsbehandlingen kræver koordinering og myndighedsbehandling.  

En styrkelse af byggesagsområdet bør derfor følges af tilsvarende kapacitetsopbygning i de understøttende områder, så flaskehalse ikke blot forskydes mellem myndighedsområderne. Selv mindre kapacitetsudvidelser kan bidrage til en mere sammenhængende sagsbehandling og forbedret samlet fremdrift. Uden denne sammenhæng vil en styrkelse af byggesagsområdet alene betyde, at ventetiden flytter sig til andre dele af myndighedsbehandlingen i stedet for at blive reduceret. Dette gælder både i de tidlige afklaringsfaser og i den løbende myndighedsbehandling.

Økonomi 

Der er tidligere afsat midler til byggesagsområdet med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne. 

Økonomisk analyse af byggesagsområdet

Der gennemføres aktuelt en økonomisk analyse af området, der skal belyse udviklingen i bevillinger, sagsmængder og ressourceforbrug. Analysen vil danne grundlag for den videre prioritering af indsatser på byggesagsområdet. Analysens resultater bliver forelagt udvalget efter sommerferien.  

I tabel 2. ses udviklingen i Byggesagsområdets lønbudget i perioden 2018 - 2025 (opgjort i 2026- priser). Lønoverblikket vil indgå i analysen af området.  

_{Tabel 2. Udviklingen i Byggesags lønbudget i perioden 2018-2025 (opgjort i 2026-priser)} 

Bevillinger til byggesagsområdet

Der er gennem perioden blevet tildelt midlertidige bevillinger til byggesagsområdet ad flere omgange. 

Med Budgetforliget 2019 blev der samlet afsat 3,0 mio. kr. i 2019. I perioden 2020-2022 er der afsat 5,0 mio. kr. årligt til understøttelse af byens vækst. Heraf blev 1,4 mio. kr. i 2019 og 1,0 mio. kr. årligt i perioden 2020-2022 udmøntet direkte til Byggesag.

I 2021 blev Byggesag tilført engangsmidler i forbindelse med udmøntningen af Erhvervs- og Vækstmidler. Der blev afsat 0,4 mio. kr. i 2021 og 2,1 mio. kr. årligt i 2022 og 2023.

Med Budgetforliget 2023 blev der desuden afsat engangsmidler på 1,2 mio. kr. årligt i 2023 og 2024 til Byggesag.
Derudover blev der med Budgetforliget 2022 afsat 3,8 mio. kr. i varige midler til understøttelse af byens vækst, hvoraf 0,7 mio. kr. blev udmøntet til Byggesag.

Det betyder samlet set, at kapaciteten på byggesagsområdet over tid er blevet opbygget gennem midlertidige bevillinger.

Efterfølgende er disse bortfaldet, hvilket betyder, at området ikke varigt er blevet styrket. Dette vanskeliggør ambitionen om at skabe en stabil og langsigtet opgaveløsning. Dette skyldes, at effekten af tilførte midler ikke slår igennem med det samme, men først ses efter rekruttering af medarbejdere, onboarding og opbygning af kompetencer. Der vil således være en tidsmæssig forskydning mellem tilførsel af midler og den efterfølgende effekt i sagsbehandlingen.

Udviklingen i lønbudgettet skal samtidig ses i sammenhæng med både antallet af afgjorte sager og udviklingen i sagsbehandlingstiderne.

I tabel 3. og 4. ses opgørelser for henholdsvis antallet af afgjorte servicemålssager og antallet af sager fordelt på kategori i perioden 2018-2025. 

_{Tabel 3. Antallet af afgjorte servicemålssager i periode 2018-2025} 

_{Tabel 4. Antallet af sager fordelt på kategori i perioden 2018-2025}