Rudersdal

Ansøgning - underskudsgaranti til Helikon Musik- og TeaterCafé

20.00.00-A00-44506 -

Prompt resultater

Relevans v1

Relevans

Opsummering v1

Spørgsmål

Skal kommunen yde underskudsgaranti til HELIKON Musik- og TeaterCafé i Birkerød?

Opsummering

Beslutningen handler om, hvorvidt Rudersdal Kommune skal garantere for et eventuelt underskud på op til 252.402 kr. for HELIKON Musik- og TeaterCafé i 2026. Foreningen driver et kulturelt samlingssted i Birkerød Hovedgade, men har økonomiske udfordringer grundet høje huslejeudgifter og etableringsomkostninger. Kommunen skal vurdere, om de vil støtte aktiviteterne økonomisk eller afvise ansøgningen.

Fordele

Støtter lokale kulturelle aktiviteter og samlingssteder i Birkerød
Giver mulighed for flere kulturelle arrangementer for borgere i alle aldre

Ulemper

Medfører økonomisk risiko for kommunen, da underskudsgarantien ikke er indeholdt i den nuværende økonomiske ramme
Kan skabe præcedens for lignende ansøgninger uden forudgående budgetprioritering
Forvaltningen vurderer, at foreningens økonomi ikke kan balancere med den nuværende forretningsmodel

Emneord

Kultur
Økonomi
Fritid

Bilag

First-agenda Sagsfremstilling

Resume

Foreningen HELIKON har siden maj 2025 drevet HELIKON Musik & TeaterCafé i Birkerød Hovedgade med det formål at skabe et kulturelt samlingssted for byens borgere, både som optrædende og som publikum. Der er en del omkostninger forbundet med driften, fordi aktiviteterne har base i et privat lejemål, som HELIKON overtog ultimo 2024.

Foreningen ansøger Rudersdal Kommune om en underskudsgaranti på op til 252.402 kr. til driften af HELIKON Musik & TeaterCafé i 2026. Dertil ansøger de om en årlig underskudsgaranti til og med 2029. Forvaltningen vurderer, at ansøgningen ikke bør imødekommes.

Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning.

Sagsfremstilling

Foreningen HELIKON har rødder tilbage til 1979, hvor Birkerød Musikdramatiske Forening blev stiftet med Erling Dybkjær som formand og med Toftevangsskolen som fast base. Siden da har foreningen udviklet sig således, at HELIKON Musik-Teater-Akademi er blevet en samlebetegnelse for dels aftenskolen HELIKON Akademi og dels for den musikdramatiske arrangementsforening HELIKON, der udvikler og opfører en årlig forestilling.

Seneste indsats er HELIKON Musik- og TeaterCafé, der drives af arrangementsforeningen HELIKON og under dennes formål (se vedtægter i bilag 5).

HELIKON Musik- og TeaterCafé er beliggende i et lejet butikslokale centralt på Birkerød Hovedgade. Foreningen skriver i ansøgningen til Kultur- og Fritidsudvalget, at de med initiativet blandt andet ønsker at

'etablere et samlingssted for byens borgere i alle aldre, hvor man kan mødes om mange forskelligartede kulturelle oplevelser dels som passive nydere (publikum), dels som aktive udbydere (giv ‘et nummer) - og i stor udstrækning i samarbejde med Bymidteforeningen, Kulturparaplyen, Frivillighedscentret, Rudersdal Kommune og ikke mindst de mange frivillige foreninger i kommunen'.
'være et vigtigt supplement og vil kunne bidrage med adskillige mindre lokale arrangementer, hvor også Mantzius’ forskellige grupper vil kunne præsentere evt. færdige resultater af deres projekter'.
'fungere som en slags medborger- og kulturhus med intimscene, et mødested for mindre grupper og en slags ”kulturel varmestue”'.
'bidrage til at skabe rammer for et levende og livligt udbud af events i Birkerøds bymidte til glæde for lokalbefolkningen, kultur- og erhvervslivet samt gæster fra kommunens opland'.

HELIKONs ansøgning kan læses i sin helhed i bilag 1.

Aktiviteter i HELIKON Musik- og Teatercafé

I forbindelse med ansøgningen har foreningen vedlagt en liste over aktiviteter i HELIKON Musik- og TeaterCafé fra december 2024 og frem til nu. Her nævnes både egen foreningsbrug, offentlige arrangementer i samarbejde med andre foreninger, arrangementer i samarbejde med kommunale kulturinstitutioner, udlån og udleje til private lukkede arrangementer (virksomheder og privatpersoner) samt offentlige koncerter i samarbejde med både klassiske og rytmiske ensembler. Foreningen nævner, at de siden december 2024 har afviklet over 100 events.

HELIKON skriver i ansøgningen, at de oplever stor lokal interesse for at bruge caféen til arrangementer, og at de til arrangementer har en belægningsgrad på omkring 60%.

Listen over tidligere og kommende aktiviteter i HELIKON Musik- og TeaterCafé er vedlagt som bilag 3.

Økonomi

Sammen med ansøgningen har HELIKON vedlagt et budget for Musik- & Teatercaféen (som bilag 2). Budgettet viser, at caféen i 2025 havde et underskud på 447.326 kr. og en bruttoindtægt på 67.919 kr. Udgifterne var i høj grad præget af etableringsomkostninger og nyanskaffelser, i alt 114.559 kr. Disse udgifter forventes ikke i 2026.

I 2026 budgetterer foreningen med en indtægt på 182.500 kr. og et underskud på 252.402 kr. Der ansøges om dækning af dette forventede underskud. Der ansøges samtidig om, at aktiviteterne for de efterfølgende 3 år understøttes på samme måde med en garanti for dækning af underskud (se bilag 1).

Huslejen for lejemålet i Birkerød Hovedgade er på 307.092 kr. i 2026 (reguleres årligt efter almindelig indeksregulering). Ifølge budgettet forventes udsalget af drikke- og fødevarer i baren at løbe rundt. Det er frivillige, der står bag udskænkning og værtskab.

Øvrige tilskud til HELIKON Musik-Teater-Akademi

HELIKON Akademi (aftenskolen) har i 2026 fået tilsagn om et tilskud på 354.047 kr. til sin voksenundervisning. Disse skal anvendes efter bestemmelser i Folkeoplysningsloven.

HELIKON (arrangementsforeningen) modtager i 2026 35.000 kr. i kulturelt driftstilskud til offentlige forestillinger og arrangementer på Toftevangsskolen og i HELIKON Musik & Teatercafé.

HELIKON har to gange ansøgt Kultur - og Fritidsudvalget om et forhøjet kulturelt driftstilskud grundet administrative omkostninger i forbindelse med HELIKON Musik- & Teatercafé. Ansøgningerne blev behandlet som en del af den årlige fordeling af kulturelle tilskud på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 27. november 2024 og den 3. december 2025. Der blev givet afslag på et forhøjet driftstilskud på 50.000 kr. på begge møder. I 2024 med henvisning til Bylivspuljen, i 2025 år med henvisning til at et fast driftstilskud vil kræve budgetmæssig prioritering udover eksisterende budgetramme. Ved fordelingen ultimo 2024 fik HELIKON bevilget et tilskud på 30.000 kr. til deres offentlige forestillinger lig tidligere år, og ved fordelingen ultimo 2025 blev HELIKON bevilget et tilskud på 35.000 kr. I juli 2025 søgte HELIKON om et tilskud på 50.000 kr. til markedsføring af HELIKON Teater - og Musikcafé. Foreningen fik afslag og blev opfordret til at søge om tilskud fra bylivspuljen til de samlede omkostninger omkring deres bylivsaktiviteter, herunder fx markedsføring, og til også at bruge bylivsnetværket i forhold til fælles kommunikation og markedsføring.

Forvaltningens bemærker

at den ønskede underskudsgaranti for 2026 på 252.402 kr. ikke kan findes i den eksisterende økonomiske ramme og derfor må overgå til kommende budgetforhandlinger, såfremt Kultur- og Fritidsudvalget ønsker at imødekomme ansøgningen.
at der i fald, der ønskes at give tilskud, skal gives et aktivitetsrettet grundstilskud til almennyttige aktiviteter og ikke til cafedrift og husleje, da dette ikke kan gøres indenfor kommunalfuldmagtens rammer grundet foreningens forretningsmodel.
at forvaltningen siden 2024 har opfordret foreningen til at koble sig på bylivsnetværket i Birkerød og på Mantzius' medskaberkoncept som platform for kommunikations-, netværks- og udviklingsmuligheder.
at organiseringen omkring HELIKON Musik-Teater-Akademis tre store indsatser for nuværende er båret af de samme få personer.

Forvaltningen vurderer

at Helikon har store udgifter særligt til husleje, og at der ikke umiddelbart er udsigt til, at deres økonomi kan balancere indenfor den eksisterende forretningsmodel.

Indstilling

Direktionen foreslår, at foreningen Helikons ansøgning om en underskudsgaranti ikke imødekommes.

Er du enig eller uenig?

22 items

Lydfiler null
Ressourcer null
Felter 1 items
1. 6 items
  - Navn ""
  - Html "<div><div id='sagsfremstillingContainer'> <div><h3>Resume</h3> <span class='resume'><div>Foreningen HELIKON har siden maj 2025 drevet HELIKON Musik & TeaterCafé i Birkerød Hovedgade med det formål at skabe et kulturelt samlingssted for byens borgere, både som optrædende og som publikum. Der er en del omkostninger forbundet med driften, fordi aktiviteterne har base i et privat lejemål, som HELIKON overtog ultimo 2024.<br><br></div><div> </div><div>Foreningen ansøger Rudersdal Kommune om en underskudsgaranti på op til 252.402 kr. til driften af HELIKON Musik & TeaterCafé i 2026. Dertil ansøger de om en årlig underskudsgaranti til og med 2029. Forvaltningen vurderer, at ansøgningen ikke bør imødekommes.<br><br></div><div> </div><div>Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning. </div><div> </div></span> </div> <h3>Sagsfremstilling</h3> <span><div>Foreningen HELIKON har rødder tilbage til 1979, hvor Birkerød Musikdramatiske Forening blev stiftet med Erling Dybkjær som formand og med Toftevangsskolen som fast base. Siden da har foreningen udviklet sig således, at HELIKON Musik-Teater-Akademi er blevet en samlebetegnelse for dels aftenskolen HELIKON Akademi og dels for den musikdramatiske arrangementsforening HELIKON, der udvikler og opfører en årlig forestilling.</div><div> </div><div>Seneste indsats er HELIKON Musik- og TeaterCafé, der drives af arrangementsforeningen HELIKON og under dennes formål (se vedtægter i bilag 5). </div><div> </div><div>HELIKON Musik- og TeaterCafé er beliggende i et lejet butikslokale centralt på Birkerød Hovedgade. Foreningen skriver i ansøgningen til Kultur- og Fritidsudvalget, at de med initiativet blandt andet ønsker at</div><div> </div><ul><li>'etablere et samlingssted for byens borgere i alle aldre, hvor man kan mødes om mange forskelligartede kulturelle oplevelser dels som passive nydere (publikum), dels som aktive udbydere (giv ‘et nummer) - og i stor udstrækning i samarbejde med Bymidteforeningen, Kulturparaplyen, Frivillighedscentret, Rudersdal Kommune og ikke mindst de mange frivillige foreninger i kommunen'.</li><li>'være et vigtigt supplement og vil kunne bidrage med adskillige mindre lokale arrangementer, hvor også Mantzius’ forskellige grupper vil kunne præsentere evt. færdige resultater af deres projekter'.</li><li>'fungere som en slags medborger- og kulturhus med intimscene, et mødested for mindre grupper og en slags ”kulturel varmestue”'.</li><li>'bidrage til at skabe rammer for et levende og livligt udbud af events i Birkerøds bymidte til glæde for lokalbefolkningen, kultur- og erhvervslivet samt gæster fra kommunens opland'.</li></ul><div> </div><div>HELIKONs ansøgning kan læses i sin helhed i bilag 1. </div><div> </div><div><em>Aktiviteter i HELIKON Musik- og Teatercafé</em></div><div>I forbindelse med ansøgningen har foreningen vedlagt en liste over aktiviteter i HELIKON Musik- og TeaterCafé fra december 2024 og frem til nu. Her nævnes både egen foreningsbrug, offentlige arrangementer i samarbejde med andre foreninger, arrangementer i samarbejde med kommunale kulturinstitutioner, udlån og udleje til private lukkede arrangementer (virksomheder og privatpersoner) samt offentlige koncerter i samarbejde med både klassiske og rytmiske ensembler. Foreningen nævner, at de siden december 2024 har afviklet over 100 events. </div><div> </div><div>HELIKON skriver i ansøgningen, at de oplever stor lokal interesse for at bruge caféen til arrangementer, og at de til arrangementer har en belægningsgrad på omkring 60%.</div><div> </div><div>Listen over tidligere og kommende aktiviteter i HELIKON Musik- og TeaterCafé er vedlagt som bilag 3. </div><div> </div><div><em>Økonomi</em></div><div>Sammen med ansøgningen har HELIKON vedlagt et budget for Musik- & Teatercaféen (som bilag 2). Budgettet viser, at caféen i 2025 havde et underskud på 447.326 kr. og en bruttoindtægt på 67.919 kr. Udgifterne var i høj grad præget af etableringsomkostninger og nyanskaffelser, i alt 114.559 kr. Disse udgifter forventes ikke i 2026. </div><div> </div><div>I 2026 budgetterer foreningen med en indtægt på 182.500 kr. og et underskud på 252.402 kr. Der ansøges om dækning af dette forventede underskud. Der ansøges samtidig om, at aktiviteterne for de efterfølgende 3 år understøttes på samme måde med en garanti for dækning af underskud (se bilag 1). </div><div><br>Huslejen for lejemålet i Birkerød Hovedgade er på 307.092 kr. i 2026 (reguleres årligt efter almindelig indeksregulering). Ifølge budgettet forventes udsalget af drikke- og fødevarer i baren at løbe rundt. Det er frivillige, der står bag udskænkning og værtskab. </div><div> </div><div><em>Øvrige tilskud til HELIKON Musik-Teater-Akademi</em><br><br></div><div>HELIKON Akademi (aftenskolen) har i 2026 fået tilsagn om et tilskud på 354.047 kr. til sin voksenundervisning. Disse skal anvendes efter bestemmelser i Folkeoplysningsloven.</div><div> </div><div>HELIKON (arrangementsforeningen) modtager i 2026 35.000 kr. i kulturelt driftstilskud til offentlige forestillinger og arrangementer på Toftevangsskolen og i HELIKON Musik & Teatercafé. </div><div> </div><div>HELIKON har to gange ansøgt Kultur - og Fritidsudvalget om et forhøjet kulturelt driftstilskud grundet administrative omkostninger i forbindelse med HELIKON Musik- & Teatercafé. Ansøgningerne blev behandlet som en del af den årlige fordeling af kulturelle tilskud på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 27. november 2024 og den 3. december 2025. Der blev givet afslag på et forhøjet driftstilskud på 50.000 kr. på begge møder. I 2024 med henvisning til Bylivspuljen, i 2025 år med henvisning til at et fast driftstilskud vil kræve budgetmæssig prioritering udover eksisterende budgetramme. Ved fordelingen ultimo 2024 fik HELIKON bevilget et tilskud på 30.000 kr. til deres offentlige forestillinger lig tidligere år, og ved fordelingen ultimo 2025 blev HELIKON bevilget et tilskud på 35.000 kr. I juli 2025 søgte HELIKON om et tilskud på 50.000 kr. til markedsføring af HELIKON Teater - og Musikcafé. Foreningen fik afslag og blev opfordret til at søge om tilskud fra bylivspuljen til de samlede omkostninger omkring deres bylivsaktiviteter, herunder fx markedsføring, og til også at bruge bylivsnetværket i forhold til fælles kommunikation og markedsføring. </div><div> </div><div><em>Forvaltningens bemærker</em></div><div> </div><ul><li>at den ønskede underskudsgaranti for 2026 på 252.402 kr. ikke kan findes i den eksisterende økonomiske ramme og derfor må overgå til kommende budgetforhandlinger, såfremt Kultur- og Fritidsudvalget ønsker at imødekomme ansøgningen.<br> </li><li>at der i fald, der ønskes at give tilskud, skal gives et aktivitetsrettet grundstilskud til almennyttige aktiviteter og ikke til cafedrift og husleje, da dette ikke kan gøres indenfor kommunalfuldmagtens rammer grundet foreningens forretningsmodel.<br><br></li><li>at forvaltningen siden 2024 har opfordret foreningen til at koble sig på bylivsnetværket i Birkerød og på Mantzius' medskaberkoncept som platform for kommunikations-, netværks- og udviklingsmuligheder. <br><br></li><li>at organiseringen omkring HELIKON Musik-Teater-Akademis tre store indsatser for nuværende er båret af de samme få personer.</li></ul><div> </div><div><em>Forvaltningen vurderer<br></em> </div><ul><li>at Helikon har store udgifter særligt til husleje, og at der ikke umiddelbart er udsigt til, at deres økonomi kan balancere indenfor den eksisterende forretningsmodel.</li></ul></span> <div><h3>Indstilling</h3> <span class='indstilling'><div>Direktionen foreslår, at foreningen Helikons ansøgning om en underskudsgaranti ikke imødekommes.</div><div> </div></span> </div> </div></div>"
  - Tekst null
  - Id "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
  - Link "https://dagsordener.rudersdal.dk/Vis/Pdf/bilag/fbdc65fa-ac4c-47ce-ae8b-9988c8681dd7"
  - DocumentId "fbdc65fa-ac4c-47ce-ae8b-9988c8681dd7"
Presentations null
ItemDecision null
SagsNummer "20.00.00-A00-44506"
Navn "Ansøgning - underskudsgaranti til Helikon Musik- og TeaterCafé"
Punktnummer "6"
Bilag 5 items
1. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "BILAG 1 Ansøgning til Rudersdal Kommune om underskudsgaranti"
  - Id "a7e528e0-f736-47dc-a39b-d84cddf35bdd"
2. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "BILAG 2 Café Budget 2026"
  - Id "3a22c958-6e65-4fa9-9a38-21f51e044896"
3. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "BILAG 3 - Aktiviteter dec 24 til juni 26"
  - Id "75c840d7-d5f9-44bd-9e97-8c7d7c1181fb"
4. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "BILAG 4 CAFÉ Organisering"
  - Id "72d90874-16c2-405a-8cce-70f7be4b1154"
5. 4 items
  - HarPdfVersion "true"
  - Order 0
  - Navn "BILAG 5 HELIKON_vedtagter_21-03-2023"
  - Id "a5898951-a75c-47e0-83fe-d13477e89af2"
Documents null
Id "7bf90339-339e-4f7f-94d8-be52fe0de06f"
IntegrationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
CorporationUid "00000000-0000-0000-0000-000000000000"
AgendaUid "f569957b-497e-4355-ad96-3dbc2caacb52"
Number "6"
Sorting 6
IsOpen true
CaseNumber "20.00.00-A00-44506"
SourceId "4fe79efc-08a8-4962-8375-89d9d0f9f608"
Caption "Ansøgning - underskudsgaranti til Helikon Musik- og TeaterCafé"
CasePresentationUid null
ExternalAgendaItemAttendees 0 items